Порядок проходження внутрішніх документів
Кожна організація у процесі своєї діяльності створює безліч різних документів на вирішення своїх внутрішніх проблем. До таких внутрішніх документів можна віднести інструкції, правила, доповідні та пояснювальні записки та інші документи.
Порядок проходження одного з внутрішніх документів (наказу) може бути таким:
складання проекту документа; 1)
його виготовлення; 2)
візування проекту документа; 3)
розмноження та доставка наказу виконавцям; 6)
контроль за виконанням; 7)
підшивка виконаного документа у справу. 8)
Накази з основної діяльності створюються з ініціативи структурних підрозділів чи окремих працівників організації або на виконання розпорядження вищої організації. При цьому керівник визначає коло осіб, які готуватимуть проект наказу.
Проект наказу складається та оформляється відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003. З проектом наказу знайомлять юриста організації та всіх зацікавлених у ньому осіб, а потім віддають на підпис керівнику організації.
Після підписання наказ обов'язково реєструють за встановленою формою. У реєстраційному журналі зазначаються:
хто підписав наказ; -
Після реєстрації наказ розмножують у потрібній кількості екземплярів, копії роздають виконавцям (часто під розписку), а сам наказ підшивають у справу.
Організація контролю над виконанням наказу з основний діяльності забезпечує його своєчасне і якісне виконання.
Інші внутрішні документи (наприклад, заява, доповідна записка тощо) можуть мати свій порядок проходження:
складання та оформлення документа; 1)
розгляд документа керівництвом; 2)
виконання документа; 3)
підшивка виконаного документа у справу. 4)
Зазвичай внутрішні документи на етапі підготовки та оформлення мають порядок проходження вихідних документів, але в етапі виконання (використання) — вхідних.
8.2. Реєстрація документів в організації
Реєстрація документів— це фіксація факту створення чи надходження документа в організацію шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера та запису відомостей про документ у реєстраційних формах.
Реєстрація документів в організації необхідна для їх обліку та контролю, а також полегшення їхнього пошуку. Документи реєструють в організації один раз: вхідні – у день їх надходження (телеграми реєструють негайно після їх отримання), вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження.
У організації реєструють в повному обсязі вхідні і внутрішні документи, лише найважливіші їх, т. е. документи, потребують обліку, виконання та використання у довідкових цілях. В інструкції з діловодства організації має бути представлений перелік документів, що реєструються, із зазначенням місця їх реєстрації. Реєструють документи рукописні, машинописні, документи, створені за допомогою обчислювальної техніки.
Перелік документів, які не підлягають реєстрації в службі ДОП
Листи, надіслані до відома (копії). 1.
Телеграми та листи про дозвіл відпусток та відряджень. 2.
Технічні завдання на відрядження фахівців за кордон та кошториси з відрядження. 3.
Повідомлення про засідання, наради та порядок денний. 4.
Графіки, вбрання, заявки, рознарядки. 5.
Зведення та інформація, надіслані до відома. 6.
Навчальні плани, програми. 7.
Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.8.
Технічні умови. 10.
Норми та нормативи витрат матеріалів. 12.
Листи вітання 13.
Запрошення. 14.
Документи щодо укладання колективних договорів. 15.
Бухгалтерські документи. 16.
Друкарські видання (книги, журнали, бюлетені). 17.
Форми статистичної звітності. 19.
Пояснювальні записки. 21.
Арбітражні та позовні документи. 22.
Індексація документів
Індексація— присвоєння документам їх реєстраційних номерів (порядкових номерів та умовних позначень).
Зазвичай реєстраційний індекс документа складається з порядкового реєстраційного номера, індексу за номенклатурою справ, індексу за класифікатором, що використовується. Наприклад: 01/16/87, де 01 – індекс структурного підрозділу, 16 – номер справи за номенклатурою справ, 87 – індивідуальний реєстраційний номер документа.
У структурних підрозділах керівники повинні забезпечувати оперативний розгляд документів, доводити їх до виконавців, здійснювати контроль за якісним виконанням документів по суті питання.
Керівник підрозділу виділяє документи, що вимагають термінового виконання.
Документи, отримані для узгодження, розглядають насамперед.
Виконавець отримує документи в день їх реєстрації або на наступний день за вказівкою керівника підрозділу. Термінові документи передають для виконання негайно.
Виконання документа включає:
- збір та обробку інформації;
- підготовку проекту документа;
представлення на підписання (затвердження) керівництвом підприємства або керівниками структурних підрозділів;
Виконавець визначає кількість екземплярів документа та пере-дає документ на тиражування. Якщо потрібно, готує список на розсилку документа в організації.
Якщо призначений відповідальний виконавець, то всі інші виконавці відповідають за своєчасний та якісний аналіз інформації та надання відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо). Відповідальний за виконання документа відповідає за повноту та достовірність інформації, використаної при підготовці документа.
Контроль за виконанням документів та прийнятих рішень – одна з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своєчасному та якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних працівників. 1
- контроль сутнісно вирішення питання, виконання доручення;
- контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (організації чи структурного підрозділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль сутнісно – це оцінка, наскільки правильно, вдало, вирішено питання. 2
Контроль за термінами виконання документів здійснюється у великій організації підрозділом або групою контролю, що входить у службу діловодства, у невеликій організації – секретаріатом чи секретарем. Контроль за термінами виконання документів можна поділити на поточний та запобіжний.
У ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" закріплено таке визначення: "Контроль виконання документів – це сукупністьдій, які забезпечують своєчасне виконання документів". При цьому основними завданнями групи контролю виконання (співробітника, який здійснює контроль) є:
- відстеження ходу та фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів, що мають важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;
- узагальнення відомостей, одержуваних під час відстеження процесу результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва у зручному формалізованому вигляді;
- вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків та зміцнення виконавчої дисципліни.
Контроль (за термінами) виконання документів включає кілька послідовних етапів:
- постановку документів на контроль;
- перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
- попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
- зняття документів із контролю;
- облік та узагальнення ходу та результатів виконання документів.
Початок операцій з контролю, тобтопостановка документів на контроль, збігається з моментом реєстрації документів, що надійшли або створених в організації. Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену у тексті, або документ входить до переліку документів з типовими термінами виконання, його має право ставити на контроль служба діловодства одразу під час реєстрації. Вхідні документи з індивідуальними термінами виконання ставляться на контроль після розгляду їх керівником, який у своїй резолюції визначає конкретний термін.
Під час постановки документа на контроль на його верхньому полі проставляється відмітка про контроль (реквізит 19). Така сама відмітка проставляється у реєстраційно-обліковій формі.
Длядокументів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому разі необхідно розділити на етапи та контролювати виконання завдання поетапно. 5
Виконання документа має контролюватись з моменту постановки на контроль, після здійснення якої документ має бути переданий виконавцю (виконавцям). При цьому бажано, щоб група контролю або працівник, відповідальний за контроль, провели перевірку своєчасності доведення документа до конкретного виконавця.
Протягом терміну виконання документа повинні здійснюватисьпопередні перевірки та регулювання ходу виконання, результати яких, як правило, також фіксуються в реєстраційно-контрольній картці. Відповідальність за правильність поданої інформації несуть виконавці.
Терміни здійснення попередніх перевірок ходу виконання документів мають бути закріплені у регламенті організації (або за його відсутності в інструкції з діловодства).
Зняття документа з контролю здійснює керівник, який встановив контроль, або за його дорученням служба діловодства. Зняття документа з контролю оформляється відміткою про виконання документа та направлення його у справу (реквізит 28).
Дані про хід та результати контролю за виконанням документів повинні враховуватися і періодично узагальнюватися, тобто аналізуватися. Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються щомісяця і подаються у вигляді зведень із структурою, закріпленою в організації.
На основі результатів аналізу розробляються та вживаються заходи щодо прискорення виконання документів, підвищення якості виконавчої дисципліни, удосконалення організації контролю тауправління загалом.