ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
Федеральним законом № 129-ФЗ, а також Положенням з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Україні встановлено, що організації зобов'язані проводити інвентаризацію:
Стаття 12. Інвентаризація майна та зобов'язань.
1. Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна та зобов'язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка. Порядок та строки проведення інвентаризації визначаються керівником організації, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
2. Проведення інвентаризації обов'язково: при передачі майна в оренду, викуп, продаж, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства; перед складанням річної бухгалтерської звітності; при зміні матеріально відповідальних осіб; при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна; у разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, спричинених екстремальними умовами; при реорганізації чи ліквідації організації; в інших випадках, передбачених законодавством України.
3. Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна та даними бухгалтерського обліку відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в такому порядку: а) надлишок майна припадає, і відповідна сума зараховується на фінансові результати організації, а в бюджетної організації - на збільшення фінансування ( фондів); б) нестача майна та його псування в межах норм природних втрат ставляться на витрати виробництва або звернення, понаднорм - щодо винних осіб. Якщо винні особи не встановлено або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки від нестачі майна та його псування списуються на фінансові результати організації, а бюджетна організація - на зменшення фінансування (фондів).
Процедура проведення інвентаризації складається з кількох етапів.
ПЕРШИЙ ЕТАП-підготовчий.
ДРУГИЙ ЕТАП – виявлення та перевірка фактичної наявності товарів, а також складання інвентаризаційних описів.
Продавцям ставиться завдання порахувати кількість одиниць товару вручну чи шляхом сканування на ТСД. Співробітник, що працює з обліковою програмою, приймає інформацію про товар на ТСД або документ «Звірка наявності», заповнений вручну і вводить дані фактичного залишку в облікову програму. Під час інвентаризації всі операції з прийому та відпуску товарів по групі, що інвентаризується, повинні бути припинені. Товари, що фактично надійшли від початку інвентаризації, – оприбутковані після дати інвентаризації. Прорахований товар не підлягає продажу з моменту початку його перерахунку до особливого дозволу директора магазину. Під час інвентаризації в обліковій програмі складаються документи «Інвентаризаційний опис», до яких заносяться відомості про фактичну наявність та реальність залишків товарів. Документи "Інвентаризаційний опис" є первинними обліковими документами для бухгалтерського обліку. Тому завдання співробітників цьому етапі – найповніше і точно внести дані, та був правильно і своєчасно оформити матеріали інвентаризації. Інвентаризаційні описи можна заповнювати як від руки, і з використанням засобів комп'ютерної техніки. У будь-якому випадку, у них не повинно бути помарок та підчисток. На останній сторінці опису має бути зроблено відмітку про перевіркуцін, кількості та підрахунку підсумків за підписами осіб, які робили цю перевірку, після якої підписуються всі матеріально відповідальні особи відділу. Крім того, наприкінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку товарів у їх присутності, про відсутність претензій та прийняття перерахованого в описі товару на відповідальне зберігання. Якщо інвентаризація майна відбувається у зв'язку зі зміною матеріально відповідальних осіб, працівник, який прийняв майно, розписується в отриманні, а працівник, який здав це майно – у його здаванні.
ТРЕТІЙ ЕТАП – це зіставлення даних інвентаризаційних описів із даними бухгалтерського обліку:
Виявляються розбіжності у облікової програмі з фактичними залишками. Директор магазину разом із співробітниками, які проводили інвентаризацію визначаються причини розбіжностей, за необхідності звіряється рух ТМЦ у період із попередньої інвентаризації.
ЧЕТВЕРТИЙ ЕТАП – оформлення результатів інвентаризації.
На цьому етапі дані бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до результатів інвентаризації. Особи, винні у неправильному обліку майна, притягуються до адміністративної відповідальності, матеріально відповідальні особи притягуються до матеріальної відповідальності згідно з колективним договором про матеріальну відповідальність. Результат інвентаризації: • 2 екз. – «Звірка наявності» з підрахунком кількості товарів продавцями. За підрахунком за допомогою ТСД (терміналу збору даних) документ не оформляється. Засвідчується підписами співробітників, які проводили інвентаризацію. Оригінал – до бухгалтерії. Ксерокопія у магазин. • 2 екз. – Підсумковий документ «Інвентаризаційний опис» із підписами матеріально відповідальних осіб. Завірений підписами співробітників, які проводили інвентаризацію. •2 екз. - Документ "Списання ТМЦ". Додається до «Інвентаризаційного опису». Завірений підписами співробітників, які проводили інвентаризацію. • 2 екз. - Документ "Оприбуткування ТМЦ". Додається до «Інвентаризаційного опису» Завірений підписами співробітників, які проводили інвентаризацію. • 2 екз. – Додаток: Реєстр документів «Інвентаризаційний опис», «Оприбуткування ТМЦ», «Списання ТМЦ». Складається у разі повної інвентаризації.
ОСТАННІЙ ЕТАП – зіставлення даних інвентаризаційних описів з даними бухгалтерського обліку
Виявлені суми надлишків та недостач ТМЦ у звірювальних відомостях зазначаються у кількісному та вартісному вираженні за роздрібними цінами, що склалися на дату інвентаризації. При складанні документів списання та введення залишків ТМЦ необхідно враховувати пересортицю ТМЦ, а також сумові різниці, що виникли внаслідок пересортиці. Бухгалтерія враховує різницю у вартості товарів та стягує з матеріально відповідальних осіб згідно з договором про колективну матеріальну відповідальність.
Час проведення та тривалість інвентаризації. Визначається з обсягів товарних груп, кількості співробітників що у інвентаризації, можливості проведення інвентаризації у робоче магазину.
Асортименти для перевірки. Проводити інвентаризацію по всьому асортименту або його частині, — залежить від кількості найменувань товару, кількості персоналу, що бере участь в інвентаризації та ступеня автоматизації даного процесу.
Підготовка до інвентаризації. Асортименти ізолюється від покупців. По можливості склад перестає відвантажувати товар асортименту, що перевіряється. При проведенні вибіркової інвентаризації потрібно переконатися у відсутності асортименту, що перевіряється в інших частинах торгового залу, місцях можливогозберігання шлюбу. Повинні бути враховані можливі "недовози" товару зі складу Компанії. Весь персонал повинен бути поінформований про можливі проблеми, що виникають під час інвентаризації.
Підрахунок. Повинен бути здійснений підрахунок усіх товарних одиниць (одна за одною). Категорично забороняється робити підрахунок за найменуванням у пошуку відсутніх одиниць. На складі (у підсобному приміщенні) рекомендується дотримуватися суворого закріплення місць зберігання за певними товарами. Це зменшує кількість адміністративних помилок.
У разі, якщо інвентаризація проводиться у робочий час, підрахований товар може одразу надходити у продаж.
Розподіл роботи між перевіряючими. Визначити кількість товарних груп кожного співробітника. Усі товарні одиниці зони повинні бути проскановані та підтверджені. Контроль та підтвердження інвентаризації. Переконайтеся, що кількість товарних одиниць відповідає перевіреній кількості. Тобто. переконайтеся, що весь товар увійшов до інвентаризації. Переконайтеся, що всі товарні одиниці були проскановані, а також те, що підрахунок було здійснено коректно — всі товарні одиниці були підраховані лише один раз. Підтвердьте результат інвентаризації.
Звіряння невідповідностей. Після закінчення перерахунку магазин працює у нормальному режимі і починається бухгалтерська фаза, т. е. по звіряючим відомостям складається список невідповідностей між фактичним і обліковою кількістю. Невідповідності по можливості усуваються. Якщо інвентаризація вибіркова, вона повторюється до тих пір, поки не буде перевірено весь асортимент. Потім складається повний «Інвентаризаційний опис». Таким чином досягається повна картина про стан товару в магазині. Після цього треба перерахувати ті позиції, за якими виявленоневідповідності.
Як свідчить практика, серія вибіркових інвентаризацій дозволяє підтримувати товарний облік високому рівні. Однак повна інвентаризація необхідна, оскільки окремі помилки можуть залишитися неврахованими.
Конкретизація застосування у ТІС V7.7
Порядок інвентаризації затверджується керівником Компанії. Доводиться до всіх співробітників, які беруть участь в інвентаризації. Це директор магазину, продавці, бухгалтерія. Плюс методики в тому, що узгоджуються дії працівників на кожному етапі робіт. Кожен знає, що робить і за що відповідає. Дана методика визначає і порядок проведення вибіркових інвентаризацій, які необхідні усунення пересортиці товарів, що мають різницю у вартості. Форми документів стандартні. Наведено у четвертому етапі. Застосування цієї методики в нашій Компанії дозволило проводити повну інвентаризацію магазину з асортиментом 6500 найменувань без закриття торгового залу. Інвентаризації проводилися за групами товарів щодня за годину-півтори після зняття продажів. Примітка. Для планування часу інвентаризації та груп товарів, що інвентаризуються, - роздруковувалися залишки по групах (у штуках), складався графік інвентаризації. Див. Приклад.