Прибуткова дріб’язок як економити на персоналі
Витрати персонал у деяких компаніях досягають більше половини всіх витрат. І з кожним роком ця сума лише зростає. Журнал «Секрет фірми» пропонує кілька безболісних способів оптимізації витрат
Витрати персонал у деяких компаніях досягають більше половини всіх витрат. І з кожним роком ця сума лише зростає. Журнал "Секрет фірми" пропонує кілька безболісних способів оптимізації витрат на співробітників.
Витрати персонал вже неможливо вважати витратами організації. Сьогодні навіть студенти знають, що кадри – це стратегічний ресурс. Натомість вартість «володіння» працівником – величина аж ніяк не символічна, щоб не звертати на неї уваги.
У компаніях, де основний прибуток приносять саме люди (рекрутингові агенції та консалтингові фірми, ІТ-компанії тощо), витрати на персонал становлять до 60% усіх витрат. У нафтових корпорацій, виробничих компаній залежність від персоналу не така велика: вони більше інвестують в обладнання, ніж у людей. Але витрати на персонал зростають незалежно від сфери діяльності компанії, і роботодавці намагаються запровадити їх у розумні межі. «Велика економія на витратах складається з дрібниць. Є статті витрат, які компанія не може урізати, а є витрати, які організація просто зобов'язана переглянути», – вважає менеджер з підбору та розвитку персоналу компанії Hilti Катерина Дубровіна.
Загальні витрати на персонал можна поділити на два типи: прямі та непрямі. Найбільш очевидний спосіб зменшити витрати – скоротити чисельність працівників. Однак при цьому не вирішується головне завдання – підвищення ефективності роботи компанії, тому більшість організацій намагаються не використовувати цей засіб без особливої потреби та скорочуютьвитрати іншими способами.
"Секрет фірми" виділив чотири стратегічні підходи до мінімізації витрат на персонал. Вони практично не вимагають серйозних інвестицій, як, наприклад, впровадження ІТ-систем (яке, поза сумнівом, теж знижує витрати на персонал). По-перше, інфраструктурний підхід: скорочення непрямих витрат за участі адміністративно-комерційних служб. По-друге, організаційний: удосконалення оргструктури та системи посадових обов'язків. Третя стратегія, компенсаційна, передбачає зміну політики компенсацій та пільг відповідно до завдань компанії. Нарешті, в останню групу ми поєднали якісні методи, пов'язані з політикою компанії в галузі найму персоналу. Частина цих методів дає негайний результат, інші розраховані на довгострокову перспективу, але їх ефективність багато компаній перевірили на собі.
Міцна господарчість Підхід: інфраструктурний Завдання: скорочення господарських витрат Економія: до 30%
Компанія Hilti розумно ставиться до своїх господарських витрат. Наприклад, нещодавно вона влаштувала тендер серед фірм, які продають авіаквитки, бо колишній партнер завищував ціни. Тепер витрати на відрядження будуть нижчими. Але при цьому компанія придбала новий парк автомобілів, причому з кондиціонерами – про це давно просили співробітники. Визначити, де можна заощадити, - свого роду мистецтво. Зміст робочих місць може становити до 40% всіх витрат за персонал, отже керівники мають великий простір оптимізації. Інфраструктурний підхід до скорочення витрат якраз і передбачає контроль над усіма цими витратами.
Багато компаній йдуть найпростішим шляхом і купують найдешевші (а то й вживані) меблі та комп'ютери. Але насправді методиоптимізації не завжди очевидні, тому що вигода може виявитися лише у довгостроковій перспективі. Такі, наприклад, методи інноваційної економії, які застосовують найбільш далекоглядні компанії.
В одній фірмі вирішили купити рідкокристалічні монітори, які дорожчі за звичайні. Генеральний директор спочатку порахував цю витрату «розкішшю». Але у перерахунку на вартість володіння нові монітори виявилися вигіднішими. Вони споживають менше електрики, а крім того, займають трохи місця і не такі шкідливі для очей.
Один із варіантів – скоротити час простою робочих місць. Наприклад, компанія «Бетлайн», що займається науково-технічними розробками в галузі ігрових інтернет-проектів, вигадала для персоналу особливий графік. Співробітники працюють три дні поспіль по 11 годин, потім отримують три вихідні, а на роботу заступають їхні колеги. Графік «три дні через три» дозволяє оптимально використовувати робочі місця: робота кипить щодня, без свят та вихідних.
Ще один спосіб, ефективність якого можна відчути одночасно, - відмова від зайвого сервісу. Наприклад, міжміські розмови та інтернет-трафік, доступ до яких легко обмежити. «Останнім часом у нас сильно збільшилися витрати на інтернет, - розповідає комерційний директор великої компанії. - Проаналізувавши трафік, ми зрозуміли, що його левова частка йде на скачування mp3-файлів, і перекрили доступ до них. Тепер вкладаємось до бюджету».
Навіть насущний на перший погляд сервіс може виявитися не таким необхідним. «Нещодавно ми переглянули ліміти витрат на мобільний зв'язок. За рік компанія виросла, завдання співробітників змінилися, і багатьом для роботи мобільний зв'язок тепер не потрібний», – каже Катерина Дубровіна.
Мабуть, найскладніше – навчити співробітників свідомоекономити на дрібницях. Деякі компанії, наприклад, закликають заощаджувати офісний папір. На інтернет-форумах можна зустріти скарги на «жлобство» роботодавців, які змушують співробітників користуватися «обертками», тобто використаним з одного боку папером. Напевно, в таких діях є раціональне зерно і цілком реально налаштувати корпоративну культуру на режим розумної економії. Особливо якщо керівники подаватимуть особистий приклад. Наприклад, засновник IKEA Інгвар Кампрад завжди купує найдешевші квитки на літак і того ж вимагає від підлеглих: корпоративний кодекс компанії рекомендує топ-менеджерам переміщатися повітрям в економічному класі.
Досконала структура Підхід: організаційний Завдання: оптимізація організаційної структури Економія: 40%
Зайві люди та дублювання функцій – ще одне джерело непродуктивних витрат на персонал. Проте, на відміну господарських витрат, організаційний підхід до скорочення витрат потребує значних зусиль. «У кожного співробітника є надлишок функцій та резерв вільного часу. Звичайно, люди з цим не згодні, і переконати їх можна тільки мовою цифр», – вважає директор з персоналу інвестиційно-будівельної компанії «Пересвіт-інвест» Валерій Чемеков.
Щоб вирішити проблему, компанії використовують, наприклад, метод оцінки посад. Процес складається з кількох етапів. Спочатку потрібно проаналізувати всі види діяльності та під час спільного обговорення з керівниками підрозділів оцінити, наскільки вони необхідні та корисні. Наступний крок – скасувати ті види діяльності, які створюють додану вартість чи цінність яких незрівнянно низька проти витратами них. «Секрет фірми» вже докладно описував метод Хея та систему грейдів. Всі цітехнології дозволяють впливати на вартість управління персоналом: чим правильніше оцінені посади та розподілені обов'язки, тим точніше витрачається фонд оплати праці.
Ще один спосіб оптимізації витрат - виведення персоналу за штат. За даними аналітичної служби компанії Market Lab, український ринок аутстаффінгу за останні три роки зріс у чотири рази. Відсоткове співвідношення посад працівників, які виводяться за штат, виглядає так: 46% – адміністративний персонал, 24% – фінансові позиції середньої ланки, 14% – ІТ-фахівці, 10% – топ-менеджмент, 6% – робітничі спеціальності. HR директор представництва корпорації Mirantis Inc. Марина Симонова вважає, що ця процедура заощаджує час адміністративного персоналу. Проте відчутну користь можна побачити при виведенні за штат не менше 50% співробітників.
Структура витрат за персонал
Пакетне налаштування
Підхід: компенсаційний Завдання: зміна системи оплати праці Економія: 20–30%
Заощадити на людях, не урізаючи безпосередньо їх зарплати, завдання складне, але здійсненне. Компенсаційний підхід до зниження витрат дозволяє це.
Більшість компаній, наприклад, вдаються до спеціальних зарплатних схем, які знижують податковий тиск на фонд оплати праці. Інший варіант – змінити систему оплати праці таким чином, щоб залежність доходів працівників від результатів роботи стала максимальною. Перший крок на шляху до мети – зменшити базову частину виплат та збільшити змінну частину доходів.
Проте цього, зазвичай, ще недостатньо. Головний метод - вибрати саме ті бонуси та премії, які корисні для компанії на даному етапі її розвитку. Консультант компанії "Екопсі консалтинг" Юлія Садикова вважає, що економити на бонусах не варто, аПриводити компенсаційний пакет у відповідність до цілей підприємства іноді необхідно обов'язково.
Ось новий приклад. Велика компанія, яка займається продажем обладнання, зробила ставку на розширення клієнтської бази. А для вирішення нового завдання старі бонуси вже не підходили. Компанія скасувала всі виплати за повторні контракти зі старими клієнтами, пояснивши менеджерам, що тепер вони мають зосередитись на залученні нових.
Подібне рішення могло б викликати невдоволення співробітників, якби за новою системою вони втратили доходи. І якщо скорочення деяких видів бонусів неминуче, співробітникам треба обов'язково запропонувати нові, які дають можливість заробляти хоча б на колишньому рівні. Компанія ввела бонус за кількість укладених контрактів на місяць, а той, хто приведе найбільше нових клієнтів, може претендувати на спеціальну премію.
Штучний товар Підхід: якісний Завдання: ретельний відбір персоналу Економія: 20%
Щодо найму співробітників сьогодні існує дві полярні стратегії. Щоб знизити витрати, багато компаній вважають за краще наймати «дешевих» людей, наприклад випускників вузів без досвіду, які можуть працювати за символічні гроші. Подібний підхід популярний, але далеко не всі компанії вважають, що він найвигідніший. Деякі вибирають варіант «краще менше та краще».
Саме його взяли нещодавно на озброєння у МДМ-банку. Тут вирішили змінити бізнес-модель, наголосивши на операціях, що приносять стабільний дохід. Для вирішення завдання банк взяв на роботу нову команду управлінців – роздрібний та інвестиційний блоки, департамент стратегічного планування тощо. Але при цьому скоротив 10% співробітників – клерків бек-офісу та операційістів. Частково їх замінять інформаційні системи.Таким чином, перерозподіливши кадровий склад на користь фахівців вищого рівня, компанія отримує якісну перевагу за рахунок збільшення загальної ефективності праці.
Залучати найкращих людей до компанії допомагає такий стратегічний метод, як формування бренду роботодавця. Бренд викликає у людей довіру, формує лояльність, а також дає змогу отримувати преміальну націнку. Це означає, що компанія з ім'ям може дозволити собі тримати зарплати трохи нижче за ринок, але все одно отримувати гідних кандидатів.