Придбання та облік бланків документів про освіту

Установи освіти у своїй діяльності використовують бланки суворої звітності. Одні застосовуються на оплату навчання, інші – у оформленні трудових відносин із працівниками, а треті – у межах освітньої діяльності. У статті йтиметься про врахування «специфічних» бланків суворої звітності, пов'язаних з здобуттям освіти.

Організація закупівлі документів про освіту

документи про освіту та (або) про кваліфікацію, до яких належать документи про освіту, документи про освіту та про кваліфікацію, документи про кваліфікацію;
документи про навчання, до яких належать свідоцтво про навчання, свідоцтво про освоєння додаткових передпрофесійних програм у галузі мистецтв, інші документи, що видаються відповідно до цієї статті організаціями, які здійснюють освітню діяльність.

Відповідно доп. 4 ст. 60 цього закону документи про освіту та (або) про кваліфікацію видаються особам, які успішно пройшли державну підсумкову атестацію, за уніфікованими формами і в порядку, передбаченому законодавством РФ. З цією метою освітньою установою купуються свідоцтва, дипломи, атестати, які є захищеною поліграфічною продукцією, що встановлено нормативними правовими актами РФ. Такий захист спрямований на запобігання повній або частковій їхній підробці.

При розміщенні замовлення на придбання бланків документів про освіту установа, залежно від свого статусу (казенна, бюджетна або автономна), повинна враховувати положення федеральних законів:

Закупівля бланків освітніми організаціями, які є державними (муніципальними) казенними та бюджетними установами, здійснюється відповідно до Закону проконтрактної системи. Цим законом передбачено можливість як проведення спільних конкурсів та аукціонів двома та більше замовниками, так і централізації закупівель.

Відповідно дост. 25Закону про контрактну систему за наявності у двох і більше замовників (освітніх організацій) потреби в одних і тих же товарах, роботах, послугах (виготовлення бланків документів про освіту) такі замовники мають право проводити спільні конкурси або аукціони. Права, обов'язки та відповідальність замовників при проведенні спільних конкурсів чи аукціонів визначаються угодою сторін, укладеною відповідно до ЦК України та цим законом. Контракт із переможцем або переможцями спільного конкурсу чи аукціону укладається кожним замовником самостійно.

Організатором спільних конкурсу чи аукціону виступає один із замовників, якому інші замовники передали на підставі угоди частину своїх повноважень на організацію та проведення таких конкурсів чи аукціонів.

Організатор спільних конкурсу або аукціону затверджує склад комісії зі здійснення закупівель, до якої включаються представники сторін угоди пропорційно до обсягу закупівель, що здійснюються кожним замовником, у загальному обсязі закупівель, якщо інше не передбачено угодою.

Сторони угоди несуть витрати на проведення спільних конкурсів або аукціонів пропорційно частці початкової (максимальної) ціни контракту кожного замовника в загальній сумі початкових (максимальних) цін контрактів, з метою укладення яких проводяться спільні конкурси або аукціон.

Далі у листі зазначається, що зп. 1 ст. 26Закону про контрактну систему з метою централізації закупівель відповідно до законодавства РФ, суб'єктів РФ, муніципальними правовими актамиможуть створюватися уповноважені визначення постачальників для замовників:

державний орган;
муніципальний орган;
казенну установу;
кілька таких органів, державних установ.

Крім того, повноваження щодо визначення постачальників для відповідних замовників можуть бути покладені:

на такий державний (муніципальний) орган;
на одну таку казенну установу;
на кілька державних (муніципальних) органів, казенних установ із числа існуючих. У цьому контракти підписуються замовниками, котрим було визначено постачальники (підрядники, виконавці), самостійно.

Крім того, відповідно до п. 3 ст. 26Закону про контрактну систему вищим виконавчим органом державної влади суб'єкта України на орган виконавчої влади суб'єкта РФ, казенну установу суб'єкта України або декілька зазначених органів, установ можуть бути покладені повноваження:

Облік та видача документів про освіту

Відповідно доп. 23 Порядку № 112 бланки дипломів та дублікатів про вищу освіту є бланками суворої звітності. Для їх обліку в організаціях ведуться книги реєстрації виданих документів про освіту та про кваліфікацію.

При видачі диплома (дублікату) до книги реєстрації вносяться такі дані (п. 25 Порядку № 112 ):

реєстраційний номер диплома (дубліката);
прізвище, ім'я та по батькові випускника (володаря диплома); у разі отримання диплома (дубліката) за довіреністю – також прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видано диплом (дублікат);
серія та номер бланка диплома; серія та номер бланка (серії та номери бланків) додатка до диплому;
дата видачі диплома(Дубліката);
найменування спеціальності чи напрями підготовки, найменування присвоєної кваліфікації;
дата та номер протоколу державної екзаменаційної комісії;
дата та номер наказу про відрахування випускника;
підпис керівника підрозділу (служби) організації, що видає диплом (дублікат);
підпис особи, якій видано диплом (дублікат) (якщо диплом (дублікат) видано особисто випускнику (власнику диплома) або за довіреністю), або дату та номер поштового відправлення (якщо диплом (дублікат) направлено через операторів поштового зв'язку загального користування).

Зверніть увагу

Листи книги реєстрації пронумеровуються; книга реєстрації прошнуровується, скріплюється печаткою організації із зазначенням кількості аркушів у книзі реєстрації та зберігається як документ суворої звітності (п. 26 Порядку № 112 ).

Облік документів про середню професійну освіту ведуть за аналогією з документами про вищу професійну освіту у спеціальних книгах (п. 20 Порядку № 1186 ). Для реєстрації виданих дипломів заводять таку книгу, яка прошнуровується, пронумеровується та зберігається як документ суворої звітності (п. 21 Порядку № 1186 ).

Книга реєстрації в організації, яка здійснює освітню діяльність, ведеться окремо за кожним рівнем загальної освіти. Відповідно доп. 19 Порядку № 115 список випускників поточного навчального року вноситься в алфавітному порядку окремо за кожним класом (з наскрізною нумерацією), номери бланків – у порядку, що зростає.

Записи у книзі реєстрації засвідчуються підписами класного керівника, керівника організації, яка здійснює освітню діяльність, та печаткою цієї організації окремо по кожному класу.

Кожний запис про видачу дубліката атестата, дубліката додатка до атестату засвідчується підписом керівника організації, яка здійснює освітню діяльність, що видала атестат, та скріплюється печаткою цієї організації.

Зп. 20 Порядку № 115 виправлення, допущені при заповненні книги реєстрації, засвідчуються керівником організації, яка здійснює освітню діяльність, що видала атестат, та скріплюються її печаткою з посиланням на номер облікового запису.

Листи книги реєстрації пронумеровуються, книга реєстрації прошнуровується, скріплюється печаткою організації, яка здійснює освітню діяльність, із зазначенням кількості аркушів у книзі реєстрації та зберігається як документ суворої звітності.

Далі хочемо звернути увагу читачів, що відповідно до п. 16 ст. 60 Закону про освіту за видачу документів про освіту та (або) про кваліфікацію плата не стягується.

Бухгалтерський облік бланків суворої звітності

Відповідно доп. 337Інструкції № 157н бланки суворої звітності обліковуються назабалансовомурахунку 03 «Бланки суворої звітності» у розрізі відповідальних за їх зберігання та (або) видачу осіб , місць зберігання в умовній оцінці: один бланк - один карбованець, а у випадках, встановлених установою в рамках формування облікової політики, - за вартістю придбання бланків.

Внутрішнє переміщення бланків в освітньому закладі відображається за позабалансовим рахунком на підставі виправдувальних первинних документів шляхом зміни відповідальної особи та (або) місця зберігання.

Вибуття бланків при їх оформленні (видачі), передачі іншій юридичній особі, відповідальній за їх оформлення (видачу), а також у зв'язку з виявленням псування, розкрадання, недостачі, прийняттям рішенняпро їх списання (знищення) провадиться на підставі акта (акту приймання-передачі, акта про списання) за вартістю, за якою вони були раніше прийняті до обліку.

Аналітичний облік за рахунком ведеться за кожним видом бланків у розрізі відповідальних за їх зберігання та (або) видачу осіб та місць зберігання у книзі обліку бланків суворої звітності (ф. 0504045).

Приклад

Відповідно до облікової політики установи бланки дипломів про освіту та додатків до них враховуються на позабалансовому рахунку 03 «Бланки суворої звітності» в умовній оцінці: один бланк – один карбованець. Витрати на придбання бланків відносяться установою до складу прямих витрат.

В обліку необхідно зробити такі записи: