Придбання ТМЦ за рахунок коштів підзвітної особи та подальше їх відшкодування
Питання-відповідь на тему
Ми — бюджетна організація. Матеріально-відповідальна особа подала в бухгалтерію авансовий звіт про вироблені витрати на придбання ТМЦ за готівку (при цьому аванс на купівлю ТМЦ не видавався бухгалтерією). Просимо дати роз'яснення: 1. Чи оподатковується на доходи сума, що підлягає відшкодуванню за цим авансовим звітом; 2. Чи може матеріально-відповідальна особа купувати за власні кошти ТМЦ або оплачувати послуги без видачі авансу бухгалтерією. За відповіді просимо зробити посилання на відповідні нормативні документи.
Скористайтеся сервісами Системи Держфінанси:
Розрахунок норми ПММ
Дізнайтесь вірний КБК
Облікова політика для держсектора
Основні засоби: ОКОФ та амортизаційні групи
повідомляємо наступне: Законодавство не містить прямої заборони на придбання цінностей підзвітною особою без попередньої видачі авансових грошей. Проте купувати товари в такий спосіб доцільно лише у виняткових випадках. Пояснення тут такі.
Підзвітна особа набуває товарів для потреб установи. Тому в звичайній ситуації вона попередньо пише заяву на видачу підзвітних сум і вказує на мету їх витрачання. Керівник підтверджує свою згоду на видачу грошей на певні цілі, поставивши на заяві свій підпис та дату. Єдине обмеження при видачі підзвітних сум – звіт підзвітної особи щодо раніше виданого авансу.
Таким чином, співробітник має право купувати товари власним коштом. Наприклад, така ситуація може виникнути в екстрених випадках (аварія, поломка обладнання тощо), коли немає часу чекати, поки гроші будуть зняті з особового рахунку. Однак є ймовірність, щокерівник не погодиться з необхідністю придбання цих товарів та не підпише заяву про подальшу видачу підзвітних грошей. Тому співробітнику доцільно заздалегідь заручитись згодою керівника. Наприклад, це може бути наказ керівника про придбання певних товарів та відшкодування витрат підзвітної особи після подання звіту.
Обґрунтування цієї позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух
1. Рекомендація:Кому і скільки можна видати грошей під звіт
Заява на видачу підзвітних сум
Для отримання готівки під звіт співробітник повинен написати заяву. Типову форму заяви не затверджено, тому її можна скласти у довільній формі. У заяві на видачу коштів співробітник повинен зазначити: