Реферат Проектування бази даних - Відділ кадрів - Банк рефератів, творів, доповідей, курсових та
Міністерство освіти і науки Республіки Казахстан
Казахстанський інженерно-технологічний університет
Кафедра «Обчислювальна техніка, автоматизації та телекомунікації»
Проектування бази даних "Відділ кадрів"
Виконав: студент 4-го курсу.
виклад. Бекназарова У.О.
1. Визначення предметної галузі
1.1 Призначення інформаційної системи
1.2 Характеристика документів та атрибутів предметної області
2. Проектування інформаційної системи
2.1 Побудова інфологічної моделі
3. Об'єкти бази даних Microsoft Access
3.3 Створення форм
3.4 Створення звітів
Список використаної літератури
Бази даних - це сукупність структур, призначених для зберігання великих обсягів інформації та програмних модулів, що здійснюють управління даними, їх вибірку, сортування та інші подібні дії. Інформація бази даних зберігається у одній чи кількох таблицях. Будь-яка таблиця з даними складається із набору однотипних записів, розташованих один за одним. Вони є рядками таблиці, які можна додавати, видаляти чи змінювати. Кожен запис є набором іменованих полів, або осередків, які можуть зберігати найрізноманітнішу інформацію, починаючи з дати народження і закінчуючи докладним описом кулінарного рецепту. Однотипні поля різних записів утворюють стовпець таблиці.
Інші модулі бази даних призначені для обробки інформації, що зберігається в таблицях. За допомогою запитів здійснюється вибірка даних, що відповідають певним умовам. Форми призначені для форматованого введення та сприйняття інформації. Звіти забезпечують висновок (як правило, на принтер) барвисто оформленого спискузаписів із заголовками, пунктами та підпунктами.
Створивши одну таблицю, ви вже отримуєте повноцінну базу даних. Однак у реальному житті структури баз даних, а відповідно і способи їх створення набагато складніші. У цій роботі будуть розглянуті лише деякі з них.
1. Визначення предметної галузі
1.1 Призначення інформаційної системи
Інформаційна система призначена для вирішення наступних завдань:
можливості редагування, додавання, зберігання та видалення даних;
отримання списку працівників, які мають вищу освіту;
список усієї бази;
пошук співробітників за табельним номером;
виведення інформації про співробітників та всієї організації;
виведення інформації про заробітну плату працівників;
виведення звіту про кількість відпрацьованих годин по кожному працівнику;
1.2 Характеристика документів та атрибутів предметної області
При оформленні нового співробітника до картки «співробітник» вноситься така інформація: прізвище, ім'я, по батькові співробітника, номер паспорта, посада. Усі поля картки є обов'язковими для заповнення. Форма цього документа зображена нижче:
Особиста картка співробітника
Код працівника ___________
Код працівника ___________
До картки «особиста інформація» вносяться такі дані: особистий код співробітника, прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, ім'я чоловіка. Усі поля, крім поля «ім'я чоловіка», є обов'язковими до заповнення. Дана картка має такий вигляд:
Код працівника ___________
У картці «освіта» зазначаються: особистий код співробітника, прізвище, ім'я, по-батькові, наявність освіти (вища/середня), номер атестата, номер диплома. Усі поля, окрім поля «№ диплома», заповнюються обов'язково. Поле №диплома» заповнюється за наявності співробітника вищої освіти. Дана форма виглядає так:
Код працівника ___________
Картка «заробітна плата» заповнюється співробітником відділу кадрів за такими параметрами: код співробітника, прізвище, ім'я, по батькові, розмір заробітної плати (вказується цифрами) та має таке документальне оформлення:
Код працівника ___________
Документ "Робочий час" є табелем обліку робочого часу співробітників. Заповнюється працівником відділу кадрів раз на тиждень. Тут зазначаються: код співробітника, прізвище, ім'я, по батькові, тиждень, кількість відпрацьованих годин на тиждень. Поле "тиждень" заповнюється цифрами (1,2,3,4).
Код працівника ___________
2. Проектування інформаційної системи
2.1 Побудова інфологічної моделі
Відповідно до опису предметної області можна виділити такі інформаційні об'єкти, як особиста картка співробітника (співробітник), контактна інформація, особиста інформація, освіта, заробітна плата, робочий час. Відобразимо ці об'єкти на діаграмі «сутність-зв'язок», виявимо та зобразимо на діаграмі зв'язок між об'єктами та атрибутами об'єктів. Отримана діаграма показано на рис. 1. Ідентифікуючі (ключові) атрибути інформаційних об'єктів на рис. 1 позначені підкресленням. Потужності зв'язків між сутностями позначені на кінцях відповідних ліній: цифра “1” означає, що у даному інформаційному об'єкті пов'язаному об'єкту відповідає одно запис. Зв'язки між об'єктами відносяться до типу один до одного.
Мал. 1. ER-діаграма предметної галузі
3. Об'єкти бази даних Microsoft Access
Засобами Microsoft Access створено такі таблиці: співробітники, контактна інформація, особиста інформація, освіта,вести, робочий час.
За допомогою майстра таблиць можна створювати деякі структури даних, що часто зустрічаються. Щоб створити таблицю даних, призначену для зберігання списку людей, які працюють в організації, необхідно виконати такі дії:
Запустити Microsoft Access, виконавши відповідну команду меню Пуск > Програми (Start & Programs).
У вікні Створення файл, що з'явився в області завдань програми? (New File) у розділі Створення (New) клацнути на пункті Нова база даних (Blank Access Database). Відкриється діалогове вікно Файл нової бази даних (File New Database).
Виберіть папку для розміщення нової бази даних. У полі Ім'я файлу введіть ім'я. Потім натисніть кнопку Створити (Create).
Клацніть на кнопці Таблиці (Tables).
Щоб запустити майстер створення таблиць, двічі клацніть значок Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard).
У першому вікні майстра потрібно вказати відповідну структуру і вибрати необхідний набір полів.
Вибрати положення перемикача Ділові (Business).
У списку Зразки таблиць (Sample Tables) вибрати необхідні пункти, які будуть назвами стовпців таблиці.
Клацніть на кнопці зі стрілкою праворуч, щоб додати обране поле до структури створюваної таблиці.
Натиснути на кнопку Далі (Next).
У полі другого вікна майстра введіть слово, яке відіграватиме роль імені таблиці. Потім натисніть кнопку Далі.
11. У третьому вікні майстра натисніть кнопку Готово (Finish). Майстер згенерує таблицю та відкриє її в режимі введення даних.
Якщо у другому вікні залишилося обраним положення перемикача Microsoft Access автоматично визначає ключ (Yes, Set A Primary KeyFor Me) Access додає до таблиці додаткове ключове поле, яке відіграє роль унікального ідентифікатора записів.
Далі таблиця заповнюється самостійно.
Конструктор таблиць призначений для завдання та зміни структури таблиці. За допомогою конструктора можна формувати як завгодно складні таблиці з полями будь-якого типу. Для створення таблиці як конструктора необхідно виконати такі действия:
Клацніть на кнопці Вікно бази даних (Database Window) перейти на список таблиць бази даних.
Двічі клацнути на значку Створення таблиці у режимі конструктора (Create Table In Design View). Вікно конструктора складається із двох частин. У верхній вікні відображається список полів таблиці, а в нижній — властивості виділеного поля.
Введіть слово, яке відіграватиме роль назви нового поля.
Клацніть на клітинці Тип даних (Data Type) першого рядка списку полів. Тут необхідно вибрати тип поля, який визначає структуру та розмір даних. Далі так само заповнюються всі поля таблиці.
Потрібно додати індексоване поле та призначити його ключем, що ідентифікує запис таблиці. Індексовані поля, або індекси, відрізняються від звичайних тим, що для них Access створює спеціальні списки, що дозволяють виконувати швидке сортування та пошук вмісту індексованого поля. Таблиця може містити кілька індексів. Ключ – це спеціальний індекс, що ідентифікує записи. Значення такого поля мають бути унікальними. Його наявність не є обов'язковою, але вона так часто використовується, що за відсутності ключа Access нагадує про це і пропонує автоматично додати ключове поле.
Додаємо поле Ключ та призначаємо йому тип Лічильник (AutoNumber). Такий тип даних позбавляє користувача необхідності введення значеньключового поля та ініціює автоматичну генерацію унікальних значень. Зберігаючи активний рядок Ключ, клацніть на кнопці Ключове поле (Primary Key).
На кнопці цього рядка з'явиться значок ключа, який показує особливий статус поля.
Натисніть на кнопці закриття вікна конструктора.
Access запитає необхідність збереження структури таблиці. У відповідь натисніть кнопку Так.
Нижче наводиться вміст таблиць, створених у базі даних "Відділ кадрів".
Для створення зв'язку між таблицями виконуємо такі дії:
1. Помістити вказівник миші на пункт Код співробітника таблиці Співробітники.
Натисніть кнопку миші та перетягніть курсор на поле Код співробітника Освіта.
У вікні діалогу, що відкрилося, клацнути на кнопці Створити. Зв'язок з'явиться автоматично.
4. Встановити прапорець «Забезпечення цілісності даних». Цей режим не дозволить Access залишати в таблиці Освіта запису, для яких не можна підібрати запис таблиці Співробітники з відповідним значенням поля Код співробітника.
5. Натисніть кнопку ОК. Закрити вікно Схема даних.
Щоб спростити завдання користувача, до складу Access включений майстер запитів, що дозволяє автоматизувати процес побудови запиту. За допомогою цього майстра виконаємо вибірку інформації з таблиць бази даних Контакти. Access побудує запит та виконає його. Запуск запиту формує нову таблицю даних, єдиною відмінністю якої від звичайних таблиць є те, що за допомогою повторних запусків запиту її можна оновлювати відповідно до зміни інформації джерел даних запиту. Майстер запитів вміє конструювати лише прості умови відбору. Щоб накласти додаткові обмеження, слід скористатисяконструктором запитів, що забезпечує повне керування параметрами запиту та побудову складних умов відбору даних.
У нашому випадку умова відбору ініціює отримання з таблиці Співробітник полів Прізвище та Посада, а також поля Освіта та № диплома таблиці Освіта. Таблиці Співробітники та Освіта пов'язані між собою через поле Код співробітника, при цьому Співробітники є головною таблицею, а Освіта – підлеглою. У полі умова (у режимі конструктора) ставимо умову «вищу» у стовпці освіту. В результаті цього запиту виводяться прізвища працівників, які мають вищу освіту.
Запит «співробітники з 40-годинним робочим тижнем» формується в такий спосіб. У режимі конструктора вибираємо таблиці «співробітники» та «робочий час». З таблиці "співробітники" вибираємо поля "код співробітника", "прізвище", "посада". З таблиці «Робочий час» - поле «кількість годинників». В умові задаємо «40». В результаті цього запиту виводиться список співробітників, які працювали по 40 годин на 1 тижні місяця.
Також формуємо статистичний запит «середня заробітна плата», який розраховує розмір середньої заробітної плати з організації. Для цього в режимі конструктора вибираємо таблицю "зарплата" переносимо один параметр "зарплата" і вводимо додаткове поле групова операція та вибираємо значення Аvg. Зберігаємо запит. Розрахунок середньої зарплати відбувається автоматично. Інші доступні групові операції представлені у таблиці 1.