Рекомендації щодо складання ділових листів
Класифікація та загальна структура ділових листів. Характеристика інформаційної та службової частин офіційного документа. Особливість використання офіційно-ділового стилю під час написання повідомлення. Оформлення документації відповідно до стандартів.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
1. Класифікація ділових листів
2. Загальна структура ділових листів
3. Мова та стиль ділового листа
Ділові листи - найпоширеніший вид документів підприємства (організації, установи), що використовуються потреб листування з дуже широкому колу питань. Діловий лист - це короткий (як правило, не більше 1-2 сторінок) документ, що стосується одного питання (або кількох тісно взаємопов'язаних між собою питань) та призначений для здійснення оперативного інформаційного обміну між підприємствами (організаціями, установами), їх структурними підрозділами ( посадовими особами).
Приступаючи до вивчення особливостей ділових листів, розглянемо класифікацію ділових листів, їхню структуру, специфіку ділового стилю та оформлення ділових листів відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003.
1.Класифікація ділових листів
Зокрема, відомо, що ділові листи відрізняються один від одного:
а) за ступенем доступності інформації, що міститься в них (по грифу обмеження доступу) - звичайні та обмеженого доступу (конфіденційні);
б) за термінами виконання - виконувані у загальноприйняті терміни, і навіть оперативно і терміново;
в) за обсягом - короткі, середні та довгі;
г) за видом міститься в нихінформації - текстові та комбіновані (що поєднують фрагменти тексту з таблицями, анкетами та графічними зображеннями); д) за стилем викладу - офіційні та приватні;
е) по комплектності - з додатками та без додатків;
ж) за композицією - прості (що стосуються одного питання) і складні (що стосуються двох і більше питань);
і) з інформаційного приводу для підготовки - ініціативні та відповідні листи.
а) офіційні ділові листи;
б) приватні ділові листи;
в) письмові повідомлення для ведення внутрішнього листування (листування, що здійснюється виключно всередині підприємства).
У свою чергу, класифікація офіційних та приватних ділових листів з урахуванням особливостей їх функціонального значення може бути продовжена. Так, у групі офіційних ділових листів слід виділити:
1) листи прохання;
2) листи повідомлення;
3) листи запити;
4) листи заяви;
5) листи підтвердження;
6) листи замовлення;
7) листи речення (див. у додатку);
8) листи доповнення;
10) інформаційні листи;
11) гарантійні листи;
12) презентаційні листи;
13) листи прямої поштової розсилки;
14) короткі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування тощо);
15) супровідні листи.
Відповідно, у групі приватних ділових листів слід виділити:
1) листи вітання;
2) листи запрошення;
3) листи вибачення;
4) листи для вираження жалю та співчуття;
5) листи з нагоди подання (при заочному знайомстві);
6) листи з нагоди від'їзду;
7) листи для підтримки контактів та взаємовідносин (іміджеві листи);
8) подякилисти;
9) рекомендаційні листи;
10) міні листи (листи шаблони, листи маятники тощо);
11) листи листівки;
12) листи негативного змісту (листи відмови, письмові повідомлення про звільнення чи відмову у наданні вакансії, листи з висловленням несхвалення чи осуду, чиїхось дій тощо);
13) листи для висловлення відмови від будь-якої пропозиції;
14) листи для звернення до різних інстанцій у приватному порядку;
15) листи резюме.
2.Загальна структура ділових листів
У разі правильнішим буде говорити про структуру змісту ділового листа, якщо ще більш точним -- про структуру його основного тексту. У свою чергу, основний текст можна умовно поділити на інформаційну та службову частини.
Службова частина включає допоміжні елементи, які передують і завершують інформаційну складову ділового листа. З інформаційної точки зору ця частина послання є меншою, ніж текст. Однак без її елементів створити скільки-небудь задовільний варіант змісту ділового листа неможливо.
Службова частина змісту ділового листа зазвичай включає:
4) заключну формулу ввічливості;
5) підпис відправника.
Перші три елементи передують інформаційної частини (тексту) ділового листа, наступні три - підсумовують її.
Текст ділового листа складається з речень, згрупованих в абзаци. Таким чином, абзац утворює відносно самостійну частину тексту, логічно та стилістично взаємопов'язану з іншими його частинами, а також із суміжними елементами структури ділового листа. При розгляді структури тексту ділового листа слідуємати на увазі, що у переважній більшості випадків у змісті листів розглядається лише одне питання. Проте для висвітлення його різних аспектів майже завжди виникає необхідність додаткової структуризації тексту послання. Така структуризація часто передбачає поділ тексту на 3 частини - вступну, основну та заключну.
З повагою, . ; З постійним повагою, . ; З глибокою повагою, . ; З глибокою повагою, . ; З надзвичайною повагою, . ; З вдячністю та повагою, . ; З вдячністю та повагою, . ; З повагою та побажаннями всього найкращого.
Варіант оформлення скороченої форми підпису:
1)___________ І. І. Іванов;
2) ___________ М. М. Михайлова.
Варіант оформлення повної форми підпису:
1) Генеральний директор ________ Я. Яковлєва;
2) Начальник відділу _________ Л. Лоєв.
Варіант оформлення розгорнутої форми підпису:
1) Почесний академік Академії природничих наук (сигнатура) Д. Д. Дмитрієвський;
2) Заслужений працівник культури (сигнатура) Е. Л. Ессен, лауреат премії "Північна Пальміра".
3.Мова та стиль ділового листа
Різновид мови, що використовується в тій чи іншій сфері людської діяльності, називається мовним стилем. У сфері офіційного спілкування ми користуємось офіційно-діловим стилем.
Особливості ділового стилю, специфічні риси, притаманні йому, стильові норми цього різновиду мови сформувалися під впливом умов, у яких протікає письмове ділове спілкування. Ці умови полягають у наступному:
* Учасники ділового спілкування переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства в особі діючих від їх імені керівників та інших посадових осіб;
* предметомділового спілкування є діяльність організації - управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін;
* Управлінські документи в переважній більшості випадків спрямовані на конкретного одержувача;
* більшість ситуацій, що виникають у діяльності організацій та потребують письмового оформлення, - повторювані, однотипні.
Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна мати певні властивості. Вона повинна бути:
* Офіційною за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неособистий характер, а також свідчить про певну дистанцію, що існує між учасниками ділового спілкування;
* Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або іншого використання в управлінській діяльності;
* Об'єктивної та достовірної, оскільки для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, об'єктивна оцінка подій, фактів, явищ;
* Повною або достатньою для прийняття обґрунтованого управлінського рішення; недостатність інформації може викликати необхідність запитати додаткові відомості, породжувати листування, призводити до невиправданих втрат часу та коштів. Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови (наукової, публіцистичної, розмовної, мови художньої літератури та ін.).
Для ділового стилю загалом характерні:
- нейтральний тон викладу;
- точність та ясність викладу;лаконічність (стислість) тексту;
- Використання мовних формул;
- Використання термінів; застосування лексичних та графічних скорочень;
-обмежена сполучуваність слів;
- використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів у родовому чи орудному відмінку;
- Вживання словосполучень з віддієслівним іменником;
- Переважання найпростіших поширених пропозицій.
Оформлення ділових листів відповідно до вимог ГОСТР 6.30-2003
Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р 6.30 2003 року до складу реквізитів (реквізит - від латів. requisitum, тобто необхідне, необхідне) документа входять такі елементи. Загалом державним стандартом встановлено 30 реквізитів:
01 - Державний герб України;
02 - герб суб'єкта України;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
06 - індивідуальний номер платника податків/код за чини постановки на облік (ІПН/КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - найменування виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання чи видання документа;
16 - гриф затвердження документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про постановку документа на контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатків;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи погодження документа;
25 - відбиток печатки організації;
26 - відмітка про засвідчення копії документа;
27 - відмітка про виконавця документа;
28 - відмітка про виконання документа та направлення його у справу;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 – ідентифікатор електронної копії документа.
Насамперед, це - інформаційна функція. У листі фіксуються факти, відомості, думки та інші явища практичної та розумової діяльності людей. Лист має організаційну функцію. За допомогою листа забезпечується вплив на людей з метою організації та координації їхньої діяльності. Зовнішні зв'язки організацій забезпечує комунікативна функція листа.
Рекомендації щодо складання ділових листів, звісно, не вичерпуються вищевикладеним. Для складання документів, зокрема й ділових листів, потрібні певний рівень культури, особливі навички. Але це вміння діловій людині потрібно розвивати. Крім того, ділові листи, як і інші документи, мають складатися відповідно до вимог державних стандартів, дія яких поширюється не лише на органи державної та виконавчої влади України, а й на всі організації незалежно від їхньої організаційно-правової форми та виду діяльності.
1.Кузнєцов І.М. Діловий лист. Навчально-довідковий посібник - 4-те видання - Москва, 2012
2.Андрєєва В.І. Діловодство. Практичний посібник – М., 2005.
3. Басаков М. І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів та коледжів. – 5-е видання – Ростов, 2008.
4. Кібанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Етика ділових відносин: Підручник/За ред. А.Я.Кібанова. - М: ІНФРА-м, 2003.
5. Колтунова М.В. Мова та ділове спілкування: норми, риторика, етикет. Навчальний посібник для вишів. - М: Економічналітература, 2006.
6. ГОСТ Р 6.30-97 Державний стандарт України
Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлення документів.
Компанія "BabuDecor" - ексклюзивний представник німецької ТМ Borbo на території України пропонує широкий вибір товарів для новонароджених: постільна білизна, ортопедичні подушки, матраци, подушки для годування, конверти, пледи та багато іншого.
При виробництві товарів ТМ Borbo використовуються тільки найсучасніші, найбезпечніші матеріали. Вся продукція сертифікована згідно з вимогами українських та міжнародних стандартів якості.
Компанія “Baby Decor” запрошує до взаємовигідної співпраці роздрібних та оптових партнерів.
Замовлення приймаються електронною поштою або факсом. Перед оформленням замовлення прохання робити запит щодо наявності товару на складі фабрики-виробника. Умови платежу – передоплата 70%, доплата у розмірі 30% здійснюється перед відвантаженням товару з нашого складу.
Прайс-лист та зразки продукції додаємо.
Директор ТОВ «Baby Decor»СмолкінаСмолкіна О.В.
Скласти лист-запрошеннявиставкового центру «Експо-Бізнес» у АТ «Квант» з пропозицією представити свою продукцію на виставці з __.__.200_ до __.__.200_ . Відсутні реквізити вкажіть самостійно.