Роль інформації в системі керування - Менеджмент
1. Поняття інформації
1.1 Джерела інформації
1.2 Етапи обміну інформацією
2. Види управлінської інформації
3. Інформаційна система управління
4. Захист інформації
Інформація - це дані, що несуть у собі новизну та корисність. Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації. Керівника цікавить інформація про фізичних та юридичних осіб, передову технологію, економічну та фінансову ситуацію тощо. Оперативна, надійна, достовірна та своєчасна інформація є основою управлінського процесу, і від того, наскільки вона досконала, багато в чому залежить якість управління підприємством.
Інформація може прийматися менеджерами до відома, служити основою майбутніх рішень, розширювати знання і кругозір. Без інформації неможлива спільна робота за умов поділу праці, брак необхідної, як і надлишок непотрібної інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Крім того, існує прямий зв'язок між поінформованістю та ступенем задоволення працею. Так, добре поінформовані співробітники задоволені своєю роботою майже у 70% випадків, тоді як мало поінформовані – лише у 41%.
Інформаційна діяльність менеджера вимагає від нього чіткої організації процесу збирання, аналізу та обробки інформації. Причому він також повинен уміти визначати важливість або другорядність інформації, що надходить; вміти впорядковувати комунікаційний процес та обмін інформацією у межах підприємства; мати добре розвинену здатність усного та письмового спілкування. Менеджер має бути першою особою, яка знає вимоги до змісту інформації, її форми, оцінки та використання у практиці управлінської діяльності.
1.Поняття інформації
Поведінка людини обумовлена певною отриманою, засвоєною та обробленою ним інформацією. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів про процеси та явища, що протікають у зовнішньому оточенні та самому організмі людини.
Управлінська інформація – це сукупність відомостей про стан та процеси, що протікають усередині та поза організацією. Інформацію про об'єкти управління та події та процеси, що відбуваються в них, небезпідставно називають їх своєрідною моделлю, а також словесним або цифровим портретом.
При дачі характеристики використовують наступні показники: обсяг, достовірність, цінність, насиченість, відкритість.
Обсяг інформації вимірюється числом символів, літер, символів. Оцінюючи подібної інформації використовують якісні показники: інформація надмірна, необхідного обсягу, інформація недостатня. Надмірна інформація підвищує якість наступних управлінських рішень, але потребує великих витрат часу для її передачі та аналізу. Нестача інформації ускладнює вироблення правильного рішення.
Достовірність інформації – показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим більш достовірна. Спотворення може статися з об'єктивних та суб'єктивних причин.
Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача стосовно майбутньої прибутковості (споживча цінність) та цінність з погляду понесених витрат. Інформація, на відміну товару, при передачі залишається в джерела (продавця).
Насиченість інформації – це співвідношення корисної та фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через покращенняемоційного настрою, налаштування уваги, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, інформація сприймається як «суха». За великої кількості фонової інформації говорять, що в ній багато «води».
Відкритість інформації характеризує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається лише обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана широкому колу працюючих, але з умовою її збереження в таємниці від працівників інших підприємств.
1.1 Джерела інформації
Ефективний збір інформації має спиратися на науковий підхід, що забезпечує об'єктивність і точність результату, бути систематичним, залучати до своєї орбіти різні джерела та супроводжуватися аналізом. І, перш за все, необхідно чітко визначити об'єкт, що цікавиться; джерело, строки та порядок отримання даних про нього; необхідний обсяг; методи збирання; орієнтовні витрати.
Джерела управлінської інформації можуть бути внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать: бухгалтерська та статистична звітність, рахунки клієнтів, поточні спостереження, спеціальні дослідження (як планові, так і проведені за особливим рішенням керівництва). Акти про ревізії та перевірки, підсумки аудиту, відомості про рух кадрів, постачання, обсяги виробництва та збуту.
Зовнішні джерела більш численні та різноманітні. Насамперед, тут потрібно виділити співробітників (це керівники та фахівці підрозділів постачання, збуту, маркетингу, інформаційних служб); вище керівництво; партнери - покупці, продавці, працівники фінансових, кредитних, страхових установ; засоби масової інформації, інформаційні системи, періодичний друк, зразки техніки, технічна документація, довідники,журнали, каталоги, бізнес-документи, фотографії, мікрофільми, показання приладів та ін.
Особливо слід зупинитися на усній інформації. Для отримання оперативної інформації керівники часто використовують практику усних доповідей.
Психологи вказують, що людина сприймає не всю інформацію, що до неї надходить. Це залежить від безлічі причин суб'єктивного характеру: особистості, що передає інформацію та особистості її сприймає; від фізичних можливостей органів чуття обох; складу та рис їх характерів та низки інших причин.
Слухаючи людину, слід уважно спостерігати за її поведінкою – жестами, мімікою, позою, поглядом, її одягом та взуттям, манерами та іншими формами зовнішнього вираження індивідуальності.
Сприйняття людиною інформації складається із двох взаємозалежних процесів – відбору та систематизації отриманих відомостей.
У процесі відбору інформації відбувається «відсіювання» не потребує уваги та непотрібної інформації. Тут важливим є досвід людини, знання проблем, за якими надійшла інформація, її психологічний стан, настрій, здоров'я, ставлення до того, що відбувається, та ін.
У процесі систематизації інформації людина «обробляє» сприйняте, використовуючи у своїй свої почуття, переконання, переваги, емоції (позитивні і негативні). Менеджер повинен знати, що люди швидше сприймають інформацію у спокійній невимушеній обстановці.
Крім офіційних усних доповідей, менеджери можуть отримувати та сприймати інформацію в ході ділових бесід: під час прийому співробітника на роботу або його звільнення, під час зустрічей з партнерами та клієнтами, консультацій чи спілкування зі співробітниками.
У практичній роботі менеджери часто стикаються і з таким явищем, як чутки та дезінформація.
Чутки виникають і поширюються дуже швидко через брак або невчасність отримання офіційної інформації. Таким чином, люди прагнуть пояснити собі та оточуючим ситуацію, висловлюють здогади та висувають версії. Потім ці здогади, як снігова грудка, обростають неіснуючими подробицями, повідомляються за «секретом» від однієї людини до іншої, а іноді збуджують цілі колективи, сіють заворушення та невдоволення. Щоб припинити чутки, керівники повинні виступати з роз'ясненнями, інформувати працівників про дійсний стан справ, спростовувати домисли.
Дезінформація виникає, як правило, свідомо та цілеспрямовано. Нею користуються в конкурентній боротьбі для того, щоб приховати справжній стан справ на підприємстві, для прикрашання непопулярних заходів та введення в оману громадськості. Дезінформація може спонукати керівників до дій, вигідним фірмі-конкуренту, і завдати економічних і моральних втрат. Тому, отримавши інформацію із джерел, які не викликають довіри, важливо її перевірити.
До дезінформації вдаються зазвичай недобросовісні співробітники, які прагнуть морального розкладання колективу, падіння дисципліни та порядку на підприємстві. Боротися з дезінформацією можна лише роз'яснювальною роботою та усуненням джерела, що її породжує. Працівники, задоволені своєю роботою та станом справ, не піддаються на чутки, домисли та дезінформацію.
Таким чином, джерела інформації сьогодні настільки численні, а сама вона така різнопланова, що певна її частина може бути не цілком достовірною і тому повинна багаторазово перевіряти ще раз.
Тому у великих організаціях, акціонерних товариствах, підприємствах створюються спеціальні структурні підрозділи – інформаційні служби,що займаються її плануванням, збиранням, обробкою, аналізом, оцінкою, складанням рекомендацій для керівництва, а також створенням баз стратегічних даних. Інформаційні служби найчастіше включають відділи науково-технічної інформації, технічні архіви та інші відділи. Вони пропускають через себе основні потоки інформації, що надходить на підприємство, проводять її первинну обробку та трансформують її до решти підрозділів підприємства.
Сьогодні ситуація в діловій сфері, насамперед на ринку, змінюється настільки стрімко, що загальних спостережень та простого накопичення відомостей може бути недостатньо для певних висновків. У зв'язку з цим виникає необхідність у цілеспрямованому та систематичному зборі та купівлі інформації. Така діяльність, що отримала назву промислової розвідки, дозволяє передбачити майбутню політику конкурентів і відповідним чином підготуватися до неї.
Взагалі процес промислової розвідки включає визначення потреб у конфіденційних відомостях, їх збір, аналіз і обробку отриманих даних, виділення необхідної інформації, її узагальнення і передачу зацікавленим особам. Потрібно мати на увазі, що, всупереч усталеній думці, більшість такого роду роботи пов'язана зі збором і вивченням відкритих матеріалів, і лише в окремих випадках застосовуються прийоми, пов'язані з порушенням законів.