Розміщення пріоритетів у роботі за принципом Ейзенхауера - №3 (березень 2013) - Перший білоукраїнський

Розстановка пріоритетів у роботі за принципом Ейзенхауера

Термінові справи, як правило, не найважливіші,

а важливі - не найтерміновіші.

Дуайт Ейзенхауер.

Існуючий сьогодні ритм життя навряд можна назвати спокійним і розміреним. Більшість із нас щодня ставить перед собою грандіозні завдання, планує переробити купу справ, і коли невирішені питання доводиться переносити наступного дня, і вони ростуть як снігова куля, виникає аврал, жорсткий цейтнот.

Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли йдеться про особисту ефективність. Виникаюча при цьому емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності та апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або ще гірше синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент(управління часом)– наука, що дозволяє досягати поставлених цілей у цьому божевільному швидкісному світі

Управління часом — це чи процес тренування свідомого контролю за кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, у якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність.

В управлінні часом може допомогти низка навичок, інструментів та методів, що використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів та цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організацію, складання списків і розстановку пріоритетів.

Одним із інструментівтайм-іенеджменту тайм-менеджменту є, так звана,матриця Ейзенхауера, що дозволяє правильно розставити пріоритети у справах. Авторство належить 34-му президенту США Дуайту Девіду Ейзенхауеру.

Ейзенхауер мав живий і допитливий розум. Він цікавився історією, спортом, математикою, його залучали будову речей та мотиви поведінки людей. Свою чималу енергію він спрямовував на те, щоби відоме працювало краще, а не іншим способом. І внутрішньо Дуайт був орієнтований на самовдосконалення, а не на переробку самого себе.

Отже, у чому полягає суть методу?

Почнемо з того, що однією з найважливіших навичок правильного планування роботи, підвищення особистої результативності, економії часу та інших ресурсів є вміння класифікувати відносини за рівнем їх терміновості та важливості.

Згідно з запропонованим Дуайтом Ейзенхауером правилом, пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Поширеною помилкою багатьох людей, які зазнають невдач у плануванні, є саме брак уміння розставити пріоритети у завданнях, які потребують вирішення.

Люди схильні займатися насамперед, тим, що їм подобається, а потім переживати періоди цейнтнотів, які вганяють людину в стрес і призводять до синдрому емоційного вигоряння.

Важливість справи визначається тим, наскільки результат її виконання впливає на Вашу роботу.

Терміновість - тим, наскільки швидко треба виконати цю справу.

AВажливе та термінове. Якщо більшість справ та завдань потрапили саме в цей сектор, то стреси та кризи – це ваш звичайний розклад. Надія, що справи з квадранта 1 будуть закінчені і потім почнеться нове, сповнене змісту і більш розмірене життя, - цевеличезна помилка.

Як показує практика, найчастіше така ситуація є наслідком:

нераціонального планування: весь день ми зайняті роботою, проте чомусь розпочинаємо виконання справ «з кінця», відкладаючи все важливе «на потім»;
відсутності самодисципліни, невміння змусити себе займатися справами, які справді мають значення;
лінню;
загалом погана організація роботи кафедри, відділу, підрозділу, в якому не ведеться планування, і ситуація авралу вважається «нормальною».

Незапланований похід до стоматолога, спричинений, як завжди, раптовим зубним болем.
Написання статті, підготовка звіту, термін здачі яких ось-ось настане. Зрозуміло, про статтю ви знали ще тиждень тому, про звіт – ще раніше, але всі якось руки не доходили…
Терміновий дзвінок.
Хронічна втома, яка стала наслідком відсутності режиму дня, повноцінного сну та відпочинку, навантажень тощо.

Необхідно навчитися делегувати обов'язки, знайти та «виховати» собі помічника, який замінить вас за необхідності. Підготуйте список обов'язків, які Ваші підлеглі та колеги можуть виконувати замість вас. Перегляньте лист пріоритетів. Перенесіть "центр тяжкості" Вашої діяльності у квадрант 2.

Приклади справ для квадранта B:

Написання статей, тез, звітів з науки, звітів про діяльність кафедри та ін. планова робота;
своєчасна оплата автомобільної страховки, за комунальні послуги тощо;
регулярні звернення до лікаря – з метою профілактики та попередження захворювань.

Зазвичай люди, які займаються діяльністю, перерахованою в квадранті 3, вважають, що вони знаходяться в квадранті 1.Їхня діяльність видається їм не тільки дійсно терміновою, а й надзвичайно важливою. Через якісь причини ви з усіх своїх посадових обов'язків вибрали лише неважливі. Причому ви самі визначили, що для вас є основною справою, і що суєта суєт.

Просто перенесіть «центр тяжкості» ваших справ у квадрант 2, виконання термінових, але не життєво важливих завдань із квадранту 3, ви просто зобов'язані делегувати. Для цього треба негайно переглянути перелік пріоритетів, графіки виконання завдань, освоїти всі техніки економії часу. Саме ці способи допоможуть вам отримати солідний запас часу, який ви витратите на справді важливі заходи, які приведуть вас до поставленої мети.

DНе терміново і не важливо. Справи цієї групи не приносять людині жодної практичної користі. До них можна віднести:

Розстановка пріоритетів: як це зробити правильно

1. Розподіліть усі ваші завдання та обов'язки за вищезгаданими групами А, В, С та D. Таким чином ви відокремите «потрібне» від «непотрібного».

2. Пам'ятайте: «важливе» докорінно відрізняється від «термінового». "Важливе" наближає намічену вами мету, але при цьому воно не обов'язково є "терміновим". "Термінове" ж, навпаки, вимагає вашої безпосередньої уваги.

3. Зверніть увагу на так зване "правило переваги": "важливе" стоїть перед "терміновим". Не обов'язково виконувати все те, що потребує поспіху. Постарайтеся не підкорятися більше диктатурі термінових справ, оскільки в ній є така небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.

4. Для розумного планування вашого часу ця порада буде дуже корисною: завжди починайте роботу із завдання, що стоїть під номером 1 у групі А,а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, хоч би як привабливі та цікаві вони були. Якщо до кінця робочого дня ви не встигли впоратися з усіма завданнями та справами групи А, то продовжуйте роботу з ними і на наступний день. Не виконуйте інших завдань, доки не закінчите з першими.

5. Щодня працюйте над будь-яким завданням із групи В, яка потребує великих тимчасових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами ви повинні також думати про свої «стратегічні» важливі завдання та цілі. Тільки так ви зможете вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.

Потрібно усвідомити собі раз і назавжди, що в нас ніколи не вистачить часу на все те, що нам хотілося б зробити, і те, чого хочуть від нас інші. Необхідно використовувати свій час лише на справді важливі для нас речі, які можуть наблизити поставлену нами мету. А час можна виграти лише в тому випадку, якщо навчитися говорити «ні» та відмовлятися виконувати необов'язкові справи.

Крім того, щоб бути більш продуктивним у своїй діяльності та не жити у проміжках між стресами та кризами, треба вміти делегувати обов'язки та не витрачати час на вирішення чужих проблем.

Таким чином, ідеальний розклад на день повинен здебільшого містити справи та завдання, які потрапляють у квадрант 2 (важливі/не термінові) матриці Ейзенхауера.