Розрахунок відпускних у 2016 році
Автор:С. Є. Нестеров
Минулого номера ми розповіли про нюанси надання щорічної відпустки з урахуванням положень трудового законодавства. Продовжуючи тему, пропонуємо розглянути питання розрахунку відпускних, визнання їх з метою оподаткування прибутку, а також питання утримання ПДФО та нарахування страхових внесків. Крім того, з наведеної статті ви дізнаєтесь, які роз'яснення щодо відпускних розрахунків надійшли від фінансового відомства.
Розраховуємо відпускні
При розрахунку відпускних до середнього заробітку включаються всі види виплат, передбачених системою оплати праці, незалежно від своїх джерел: зарплата, премії, надбавки, виплати, що з умовами праці, тощо. буд. (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положення № 922).
Відповідно до п. 3, 5 Положення № 922 у розрахунку не беруть участь:
Приклад 1.
Розрахуємо суму відпускних.
Зарплата співробітника за розрахунковий період дорівнюватиме 351 309,50 руб. (32 500 руб. х 10 міс. + 1 547,62 руб. + 24 761,90 руб.).
При розрахунку середнього заробітку була врахована сума матеріальної допомоги у вигляді 25 000 крб. (П. 3 Положення № 922). Крім того, з розрахункового періоду було виключено час, а також нараховані за цей час суми, коли співробітник перебував у відпустці та відрядженні (п. 5 Положення № 922).
За правилами п. 10 Положення № 922 у разі, якщо один або кілька місяців розрахункового періоду відпрацьовано не повністю або з нього виключався час відповідно до п. 5 зазначеного положення, середній денний заробіток обчислюється шляхом поділу суми фактично нарахованої заробітної плати за розрахунковий період на суму середньомісячного числа календарних днів (29,3), помноженого на кількість повнихкалендарних місяців та кількості календарних днів у неповних календарних місяцях.
Кількість календарних днів у неповному календарному місяці розраховується шляхом поділу середньомісячного числа календарних днів (29,3) на кількість календарних днів цього місяця та множення на кількість календарних днів, що припадають на час, відпрацьований у цьому місяці.
У прикладі кількість календарних днів у не повністю відпрацьованих співробітником місяцях складе:
Отже, середній денний заробіток працівника дорівнюватиме 1 102,94 руб. (351 309,50 руб. / (10 міс. х 29,3 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сума відпускних - 30 882,32 руб. (1 102,94 руб. х 28 кал. дн.).
Фінансисти звернули увагу на той факт, що згідно з абз. 6 ст. 139 ТК України роботодавець має право передбачити інші періоди для розрахунку середньої заробітної плати, відмінні від встановлених у ст. 139 ТК України. При цьому мають виконуватись дві умови:
- відповідні положення мають бути закріплені у колективному договорі, локальному нормативному акті, складених відповідно до норм Трудового кодексу;
- правила розрахунку, розроблені роботодавцем, не повинні погіршувати становище працівників.
Однак у разі застосування порядку розрахунків середнього заробітку бухгалтеру доведеться розрахувати відпускні двічі: за загальними правилами згідно зі ст. 139 ТК Україна та Положення № 922 та правилам, встановленим колективним договором. Виплатити працівникові необхідно велику суму.
Приклад 2.
Змінимо умови прикладу 1. У організації встановлено розрахунковий період визначення середнього заробітку, що становить шість місяців. Відповідні положення закріплені у колективному договорі та положенні про оплату праці.
Зарплата за цей період дорівнюватиме 187 261,90 руб. (32 500 руб. х 5 міс. + 24 761,90 руб.).
Середній заробіток складе 1106,88 руб. (187 261,90 руб. / (5 міс. х 29,3 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сума відпускних - 30 992,63 руб. (1 106,88 руб. х 28 кал. дн.).
Порівняємо результат (30 992,63 крб.) із сумою, отриманої у прикладі 1 (30 882,32 крб.), де розрахунок здійснювався за загальним правилам. Як бачимо, відпускні, розраховані за правилами, прийнятими в організації, хоч і ненабагато, але вищими. Отже, до виплати працівнику належать відпускні, розраховані відповідно до локальних актів роботодавця.
Приклад 3.
Змінимо умови прикладу 1. У організації встановлено розрахунковий період визначення середнього заробітку – два календарних року, попередніх відпустці. Відповідні положення закріплені у колективному договорі та положенні про оплату праці.
Розрахуємо суму відпускних.
Заробітна плата працівника за розрахунковий період складе 708 928,60 руб. (30 000 руб. х 8 міс. + 32 500 руб. х 13 міс. + 20 119,05 руб. + 1 547,62 руб. + 24 761,90 руб.).
Кількість календарних днів у не повністю відпрацьованих місяцях дорівнюватиме:
Середній денний заробіток працівника - 1074,59 руб. (708 928,60 руб. / (21 міс. х 29,3 кал. дн. + 18,90 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сума відпускних - 30 088,52 руб. (1074,59 руб. х 28 кал. дн.).
При зіставленні сум відпускних, розрахованих за загальним правилам (у прикладі 1 – 30 882,32 крб.) і правилам організації (30 088,52 крб.), видно, що велика величина виходить у першому випадку. Саме її слід виплатити працівникові.
Враховуємо відпускні для оподаткування прибутку
Можливість визнати відпускні з метоюзастосування гол. 25 «Податок на прибуток організацій» ПК України передбачено п. 7 ст. 255 НК РФ.
Іншими словами, організації мають два варіанти обліку сум, виплачених при наданні працівникам щорічних оплачуваних відпусток:
Розрахунок розміру щомісячних відрахувань наводиться у спеціальному документі (розрахунку чи кошторисі).
Наведемо формулу розрахунку суми щомісячних відрахувань до резерву:
Сума щомісячних відрахувань до резерву майбутніх витрат на оплату відпусток
Сума фактичних видатків на оплату праці за місяць (включаючи обов'язкові страхові внески)
Відсоток відрахувань до резерву майбутніх витрат на оплату відпусток
При цьому відсоток відрахувань до резерву визначається за такою формулою:
Відсоток відрахувань до резерву майбутніх витрат на оплату відпусток
Передбачувана сума видатків на оплату відпусток за рік____ __________________________
Передбачувана сума витрат на оплату праці за рік
Нижче наведемо зразок спеціального документа (кошторису), у якому відображається розрахунок розміру щомісячних відрахувань у відпускний резерв.
Директор ТОВ «Матриця»
Борисов О. С. Борисов
Кошторис резерву майбутніх витрат на оплату відпусток на 2016 рік
Передбачувана сума відпускних без урахування обов'язкових страхових внесків*
Сума страхових внесків, нарахованих на передбачувану суму відпускних
(820 000 руб. х 30,2%) **
Гранична величина відрахувань до резерву
(820000 + 247640) руб.
Передбачувана сума витрат на оплату праці за рік (без урахування відпускних)***
Сума страхових внесків, нарахованих на передбачувану суму видатків на оплату праці
(9850000 руб. х 30,2%)
Передбачувана сума витратна оплату праці за рік з урахуванням обов'язкових страхових внесків
(9850000 + 2974700) руб.
Відсоток відрахувань до резерву майбутніх витрат на оплату відпусток
(1067640 руб. / 12824700 руб. х 100%)
Головний бухгалтер Потапов В. П. Потапов
* Передбачувану суму відпускних можна розрахувати або як добуток середньої заробітної плати працівників організації та середньої кількості днів відпустки, або на основі даних за попередній рік.
*** Цей показник можна сформувати або шляхом підсумовування річних окладів працівників організації згідно зі штатним розкладом, або за допомогою даних попереднього року.
Чи можна віднести витрати на створення резерву на оплату відпусток до непрямих витрат платника податків?
Водночас через абз. 10 п. 2 ст. 318 ПК України платник податків самостійно визначає в обліковій політиці з метою оподаткування перелік прямих витрат, пов'язаних із виробництвом товарів (виконанням робіт, наданням послуг). Отже, платник податків вправі сам визначити, якого виду витрат (прямим чи непрямим) ставляться витрати на формування резерву майбутніх витрат на оплату відпусток як щодо працівників, зайнятих у процесі виробництва, так і щодо інших співробітників організації, безпосередньо не пов'язаних з виробничим процесом .
Відпускні та страхові внески
Суми відпускних необхідно включити до бази нарахування страхових внесків, сплачуваних до ФСС, ПФР і ФФОМС (год. 1 ст. 7 Федерального закону № 212-ФЗ[1], п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закону № 125-ФЗ[ 2]).
Роботодавці визначають базу для нарахування страхових внесків окремо щодо кожної фізичної особи з початку розрахункового періоду після закінчення кожного календарного місяцянаростаючим підсумком (ч. 3 ст. 8 Федерального закону № 212-ФЗ).
Сплата внесків до ПФР, ФФОМС та ФСС, нарахованих на суми відпускних, провадиться не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому нараховані відпускні (ч. 5 ст. 15 Федерального закону № 212-ФЗ, п. 4 ст. 22 Федерального закону №125-ФЗ).
Щомісячні обов'язкові платежі за страховими внесками обчислюються протягом розрахункового (звітного) періоду за підсумками кожного календарного місяця виходячи з величини виплат та інших винагород, нарахованих з початку розрахункового періоду до закінчення відповідного календарного місяця, та тарифів страхових внесків за вирахуванням сум щомісячних обов'язкових платежів, з початку розрахункового періоду до попереднього календарного місяця включно. Такий порядок встановлено у ч. 3 ст. 15 Федерального закону № 212-ФЗ.
Відпускні та ПДФО
При виплаті відпускних з їхньої суми необхідно обчислити та утримати ПДФО.
Однак на відпускні, як і на допомогу з тимчасової непрацездатності (включаючи допомогу з догляду за хворою дитиною), це правило не поширюється. Утриманий із них ПДФО потрібно перерахувати до бюджету не пізніше останнього дня місяця, в якому вони виплачені.
Нагадаємо, що до 2016 року питання про те, в який момент має бути перераховано ПДФО, утримане з відпускних, було спірним. Справа в тому, що дата перерахування ПДФО до бюджету залежала від дня отримання податковим агентом коштів у банку (переведення з його рахунку на рахунок фізичної особи) або фактичного отримання фізичною особою доходу.
Тепер з урахуванням законодавства, що змінилося, ця суперечка вирішена.
Щодо зазначених доходів п. 3 ст. 224 ПК України податкову ставку встановлено у розмірі 13%.
Мінфін зазначив, що податкова ставка 13%застосовується у тому числі до доходів, безпосередньо пов'язаних із зайняттям трудовою діяльністю, але не є винагородою за провадження трудової діяльності, таким як сума середнього заробітку, що зберігається за працівниками на період відпустки.
Чи треба утримувати ПДФО з доходів у вигляді середнього заробітку, що зберігається на період відпустки працівників організації, спрямованих за межі РФ?
З урахуванням наведених норм Мінфін дійшов висновку: доходи працівників організації, які не визнаються податковими резидентами України відповідно до ст. 207 НК РФ, отримані від джерел за межами РФ, не є об'єктом оподаткування ПДФО.
Насамкінець ще раз звернемо вашу увагу на деякі важливі моменти: