Ще один крок у бік створення та розвитку «Електронного казначейства»
Органи Федерального казначейства послідовно викорінюють паперовий документообіг
Прикладне програмне забезпечення - система електронного документообігу (ППО СЕД) використовується Федеральним казначейством з 2005 року. За цей час завдяки автоматизації процесів обміну документами з клієнтами вдалося звести докупи всі інформаційні потоки, що циркулюють між головними розпорядниками, одержувачами, фінансовими органами, управлінням Федерального казначейства, його територіальними органами. Безумовно, натомість підвищилася оперативність обміну актуальною інформацією між управлінням, територіальними органами та клієнтами, що особливо важливо у період завершення фінансового року. Впровадження ППО СЕД також дозволило максимально захистити від несанкціонованого доступу інформаційні ресурси Федерального казначейства, збільшити тривалість операційного дня та підвищити оперативність здійснення платежів з рахунків управління. Крім того, саме використання ППО СЕД у 2006 році дозволило впровадити на території Тверської області варіант касового обслуговування з відкриттям та веденням особового рахунку фінансовому органу відповідного бюджету та впоратися зі збільшеним документообігом. Реалізація такого проекту з використанням паперового документообігу була б неефективною та недоцільною.
Проте ППО СЕД стало лише першим ступенем автоматизації спілкування казначейства з клієнтами. З 2011 року в органах Федерального казначейства розпочато тиражування принципово нового програмного забезпечення - "Системи віддаленого фінансового документообігу" (СУФД-Портал), що дозволяє здійснювати інформаційну взаємодію з клієнтами в режимі реального часу з використанням мережі Інтернет.
На сьогоднішній деньпереведено близько 65 організацій, а також 5 фінансових органів муніципальних утворень, які обслуговують 47 бюджетів. СУФД-Портал - це WEB-додаток, доступний з мережі інтернет. У цьому технічне забезпечення системи розташовується лише на рівні Управління, користувач взаємодіє із серверної частиною, що у Управлінні. Сервер є спільним всім клієнтів. Це означає, що клієнту більше не доведеться думати про розмір бази, вся інформація зберігатиметься віддалено, за межами організації.
При переході клієнтам безоплатно надається необхідне програмне забезпечення для налаштування робочого місця СУФД-портал, надаються консультаційні послуги (за бажанням клієнта з виходом на місце), здійснюється навчання користувачів.
Нове програмне забезпечення СУФД, як і ППО СЕД, дозволяє організувати й забезпечити юридично значимий, захищений документообіг між органами Федерального казначейства і клієнтами, але має явні плюси.
Основна перевага нової системи – це швидкість. Використання клієнтом даної системи дозволить значно знизити час прийому передачі документів і даних. Особливо це актуально для клієнтів територіальних відділів та відділень.
У режимі реального часу клієнти здійснюють надсилання документів, отримують інформацію про статус обробки документів, отримують звіти від Федерального казначейства. Усе це відбувається майже миттєво.
При переході на роботу в СУФД-Портал не потрібне встановлення та подальше оновлення спеціального АРМ. У процесі експлуатації система не вимагає адміністрування з боку клієнта, наприклад оновлення до нової версії або завантаження довідкової інформації з сервера органу Федерального казначейства. Таким чином, будутьвиключені ситуації, коли реалізації документообігу потрібно термінове оновлення версії чи тривале скачування довідкової інформації на формування документів, і до виконання клієнтом зазначених процедур не міг здійснювати взаємодію Космосу з органом Федерального казначейства.
Доступність порталу СУФД забезпечується з мережі загального користування інтернетом з будь-якої точки доступу, при цьому для захисту інформації та створення захищеного каналу використовується Крипто-Про та Континент-АП.
Крім того, в СУФД-Портал реалізовано методи розмежування прав доступу відповідно до прав та ролі конкретного користувача, тобто користувач має можливість бачити, редагувати та підписувати електронним підписом документи тільки своїй організації.
Вищезгадані переваги значно знизять трудовитрати з боку клієнтів. Апаратно-технічні вимоги до роботи з СУФД-Порталом на клієнтському робочому місці, з якого здійснюватиметься доступ, мінімальні: доступом до мережі Internet зі швидкістю щонайменше 128кб/с, а комфортної роботи — 512 кб/с, наявність на комп'ютері встановленого ПЗ : операційна система Windows, Java, браузер Internet Explorer чи Mozilla Firefox.
Утиліта налаштування робочого місця клієнта містить JAVA, браузер Mozilla Firefox і дозволяє встановити сертифікати користувача. Засоби захисту інформації та криптозахисту також надаються керуванням.
При аналізі технічної готовності клієнтів до переходу на роботу в СУФД-Портал було виявлено, що далеко не всі вони мають доступ до Інтернету або мають доступ з низькою швидкістю. Особливо це стосується установ у муніципальних утвореннях. У зв'язку з цим було прийнято рішення організувати виділені робочі місця утериторіальних органах Федерального казначейства у районах. Це дозволить клієнту за відсутності організації доступу до мережі інтернет (постійному або тимчасовому) самостійно закачати з магнітного носія підготовлені в необхідних форматах файли, підписати своїм електронним підписом і відправити, а також забрати електронні документи, що надійшли.