Що відбувається з командами при використанні BaseCamp, Trello, YouTrack, Smartsheet, Slack, YouGile

Привіт, Хабровчани! У статті розповім про досвід використання систем планування/управління/взаємодії, кожною з яких користувалися у компанії RedHelper щонайменше 6 місяців. Упор буде робитися не так на функції систем, але в те, що змінюється у команді під час використання інструменту автоматизації.

BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile

використанні

Насамкінець — огляд власного інструменту YouGile, який для нас сьогодні виявився універсальним місцем планування та спілкування. Спочатку зробили "на коліні" для себе, з дуже простою ідеєю - Agile Board, де кожне завдання це чат. Нині запущено для публічного тестування.

BaseCamp 2

Короткий оглядЗручний to-do лист з гарною інтеграцією з поштою. Відповідна система для вирішення завдань, наприклад, невеликої веб-студії. Простий і логічний інтерфейс легко користуватися навіть у бухгалтерії. Якщо планів з якоїсь причини не виявилося в системі, то ніхто не скаже, що це через труднощі з BC.

Що відбувається в команді з BaseCampУ нас використовувався для планування маркетингової активності, планування відділу продажів, робіт дизайнера, зовсім не вписувався у відділ розробки (для цього він і не створений, але ми пробували) вистачає можливостей для розбиття завдань на частини та розподілу їх за станами.

Команда користується за потреби, зайвий раз ніхто не піде дивитися чи будувати плани. Як правило, планування відбувається біля дошки з маркером, а потім переноситься в BC. Різні відділи не комунікують через систему. Не беручи участь у плануванні зрозуміти, що відбувається в проекті, важко — заглядати в чужі.проекти безглуздо.

Для того щоб зрозуміти як справи, потрібно навести лад у BC, і якщо не докладати до цього регулярні зусилля, то все дуже швидко скочується в сумний стан. Комунікації через BC ведуться лише частково. З одного боку, система дуже добре дружить з поштою, але з іншого — часто просто легше скористатися самою поштою або написати в Скайп. Єдиного місця спілкування та планування не виходить.

Найзручніший виявився для ведення робіт з дизайну, в результаті саме в BC у нас зберігається понад 3000 макетів з варіантами інтерфейсів.

Плюси- простота використання, простота входу нового користувача.Мінус— вимагає постійного догляду, мало можливостей для дроблення завдань, не всім відділам підходить.

Короткий оглядДуже простий у використанні Agile Board. Це один із найпопулярніших інструментів планування у світі. Коли вперше користуєшся Trello, тебе прямо охоплює захоплення від того, як зручно можна відобразити, наприклад, завдання на рік всіх відділів на одній дошці (по одній колонці на відділ). Часто використовується не для бізнес-завдань, а для планування весіль або походів у магазин.

Для постійного процесу підходить хіба що для дуже невеликих команд.

Картка самого завдання зроблена якось зовсім погано, спілкування там не формувалося ніколи, зв'язок з поштою зроблено гірше ніж у BaseCamp. Trello гарний, щоб щось запланувати та показати комусь наочну картинку з гарним тлом.

Все зроблено як іграшка з якою весело перші кілька годин і цим, як на мене, і пояснюється величезна популярність системи. Наприклад, дуже комічно виглядають мультяшні стікери. Можна, звичайно, домовитися з усією командою, що "Весела ракета" означає терміновість завдань, алечерез місяць усім починають набридати ракети, багаття та серця, які ще щось і позначають.

Зберігся процес навчання через Trello, сформована дошка із завданнями, три колонки по різних продуктах, зверху прості завдання, знизу складніше, учню треба перетягнути всі картки в останню колонку - іграшка на перший робочий день.

Плюси- легко відображати карту планів, дуже простий у використанні інструмент.Мінус— для ведення хоч трохи складних процесів не підходить.

Короткий оглядКорпоративний месенджер, популярний замінник Скайпу, одна з найшвидше зростаючих систем у 2016 році, підходить і для дуже великих команд. Інтегрується з усім, що тільки можливо, написано безліч ботів.

Що відбувається в команді зі SlackОбговорюються великі завдання - відкривається новий канал під кожну макро завдання і йде активна відкрита дискусія, думки виражаються прямо. Канали, які тримаються довго, перетворюються на балаканину не по ділу, згодом їх стає дедалі більше. Періодично виникає необхідність проводити чистку.

Повністю все спілкування в Slack не переходить, мобільний додаток важко у використанні, в результаті прямі повідомлення продовжують йти через Telegram. Витісняє скайп лише у тому випадку, якщо його заборонити.

Всім цікаво, як працюють боти і перші пару тижнів хаотично інтегруються всякі додатки і боти, 99% всього цього для роботи марно.

Зручно інтегрувалася статистика з GA та підписалися на всі згадки про компанію в мережі. Дані потрапляють у канал маркетингу і відразу починається обговорення, чому клієнт так задоволений нами або як ще підняти відвідуваність до кінця року.

Slack просунувся у вирішенні завдання спілкування в команді зсправі — канали та теги виявились непоганим рішенням. Зручний пошук інформації економиться багато часу на відсутності розпитувань колег. Можна знайти, прочитати історію і з відкритого діалогу зрозуміти всі деталі ситуації.

Робити відкрите ком'юніті з клієнтами у Slack не варто, втратите багато часу на розкручування з нульовим результатом. Народ туди заходить один раз, коли запросили й то важко. Через абсолютно жахливий процес підключення до різних команд, по суті, треба заново реєструватися, навіть у спільнотах по 10 000 осіб активність низька. Краще залишити для цього FaceBook.

Плюси- сучасний корпоративний месенджер з усією історією листування.Мінус— необхідно використовувати щось ще для планування та ведення завдань.

SmartSheet

Короткий оглядПопулярний Гант-планувальник, простий у порівнянні з MS-projects. Нещодавно відбулося ще й уявлення завдань у вигляді карток на Agile дошці. Багато справді якісних шаблонів ведення проектів.

Якщо вивести на монітор у коридорі діаграму Ганта відділу розробки, всі дивляться лише один раз і більше не підходять, якщо показати Agile Board – підходять постійно, а технологія регулярно сама актуалізує розподіл завдань по стовпчикам.

У нас SmartSheet тривалий час використовувався технічним директором, інформація актуалізувалася раз на тиждень та обговорювалася на планерках між відділами.

Комунікацій у системі немає ніяких, файлів прикріплювати до завдань теж ніхто починає.

Плюси— дуже зручно для детального планування ресурсівМінус— не підходить для командної роботи

Короткий оглядХіпстерський багтрекер. Простіше, ніж Jira, зручніше для команд до 20 осіб, Ajax-updates. Заточений підрозробників.

Що відбувається у командіВідмінна система. Вузько ув'язнена. Відділ Розробки у захваті та захищає свій простір. Планерки проводяться біля маркерної дошки або з папером за столом, потім все переноситься в цифрову дошку YouTrack. Кілька разів пробували одразу планувати в системі – не зручно. Інтерфейси змушують дотримуватися формату, а просто накидати плани і потім деталізувати їх не виходить.

Усім дуже подобалося працювати тільки з клавіатури. Наприклад, для пошуку достатньо почати щось вводити в будь-якому місці системи і після кількох символів система почне видавати результати пошуку. Головне захоплення викликає саме пошук.

Комунікації у картках велися виключно у справі. Система якось підштовхує до формалізму та суворості.

Головною проблемою було те, що підключити когось із відділу розробки практично неможливо, ні менеджер проекту ні хтось із підтримки клієнтів не починають користуватися. А якщо раптом це відбувається на короткий період, то в розробці з'являється хтось стежить за порядком своїх користувачів.

Плюси- добре заточена система для розробників. Безкоштовно до 10 користувачів.Мінус- тільки для відділу розробки.

Простий Agile Board, де кожне завдання – це чат.

Зробили для себе, запустили публічне тестування, близько 10 команд активно користуються, критичних багів немає. При першому знайомстві нагадує комбінацію Trello+Slack. Істотно просунулися у вирішенні проблеми планів, завдань та спілкування в одному місці. Підходить як відділу розробки, так маркетингу.

В інтерфейсах віддали великий пріоритет блокам, які допомагають спостерігати за тим, що відбувається в компанії чи твоєму відділі. Істотно економитьчас на запровадження когось у курс справи. Зручно працювати віддалених співробітників.