Школа бухгалтера №05
У цій статті звертається увага на деякі моменти процесу звіряння розрахунків між контрагентами, які, впевнені, мають зацікавити читача.
Коли проводиться звіряння розрахунків
Статтею 10 Закону про бухоблік встановлено, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів та зобов'язань, під час якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка. Об'єкти та періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством.
Таким чином, звірка розрахунків бюджетом, постачальниками, покупцями та іншими контрагентами є чим іншим, як їх (розрахунків) інвентаризацією. Тому можна стверджувати, що вона є обов'язковою, як мінімум, один раз на рік під час річної інвентаризації. В інших випадках, коли інвентаризація є обов'язковою, звіряння розрахунків проводиться у разі потреби. Так, наприклад, інвентаризація розрахунків є обов'язковою у разі ліквідації підприємства, в т.ч. під час злиття чи приєднання. Однак залишимо це питання для окремої консультації.
Звірка розрахунків може здійснюватися з одним, декількома чи всіма контрагентами щодо виконання:
- окремих видів договорів;
- Постачання одного або декількох видів товару.
Так, наприклад, у ході будівництва, коли кілька підрядників виконують одні й самі роботи, виникає необхідність перевірити їх обсяги. Тому в такому разі здійснюватиметься звірка розрахунків щодо виконання договорів підряду за одним видом робіт із кількох підрядників. А після закінченнябудівництва виникає потреба звірити розрахунки з усіма підрядниками за договором будівництва.
Якщо інвентаризація матеріальних цінностей на складі будматеріалів не проводилася тривалий час і сталася крадіжка або пожежа, виникає необхідність звіритися з усіма постачальниками щодо постачання всіх видів будматеріалів, що зберігаються на такому складі, для встановлення фактичної їхньої кількості.
Звіряння розрахунків проводиться починаючи: з дати, на яку вона була проведена в попередній раз; з дати початку виконання того чи іншого виду договору; з дати початку договірних відносин із тим чи іншим контрагентом.
Хто ініціює звірку
Найчастіше звірка розрахунків проводиться у разі рішення власника зацікавленої боку (дебітора чи кредитора). Таким рішенням вважатимуться як окремий розпорядчий документ для її проведення (наказ, розпорядження тощо.), а й норми положення про документообіг для підприємства 1 . Так, наприклад, звірка розрахунків бажана (але не обов'язкова) при звільненні працівника, відповідального за розрахунки з контрагентами, якщо підприємство має підстави сумніватися в його сумлінності.
Часто можна почути: контрагент (як правило, боржник) відмовляється проводити звірку розрахунків; контрагент не підписує акт звіряння тощо. Відповідно виникає питання, що робити.
- Необхідність звіряння розрахунків;
- терміни (періодичність) проведення звіряння;
- Порядок її проведення;
- терміни надання відповіді повідомлення, пов'язані з звіркою, тощо.
Досить ваговим аргументом виконання такої умови договору є встановлення відповідальності за порушення визначеного сторонами порядку проведення звірки розрахунків, наприклад сплатупені чи штрафу. Це дозволить застосовувати до звіряння розрахунків вимоги Цивільного кодексу України щодо виконання зобов'язання.
До звірки розрахунків можна прирівняти і надання відповіді на претензію під час досудового врегулювання спору. За результатами розгляду претензії слід або підтвердити суму боргу, або спростувати її та подати свої зауваження, а можна й проігнорувати претензію. Тут слід звернути увагу на таке. Досудове врегулювання спорів з направленням претензії є обов'язковим лише у випадках, передбачених договором. У такому разі боржник має надати відповідь у місячний строк з дня отримання претензії. Щоправда, відповідальність за порушення цього терміну скасовано. В інших випадках на претензію слід реагувати як на звичайний лист чи пропозицію провести звіряння розрахунків.
Якщо ж звірка розрахунків конче потрібна, а контрагент ухиляється від неї, то тоді пряма дорога до суду з позовом зобов'язати її провести.
Для чого потрібна звірка
Проведення звіряння розрахунків, крім підтвердження даних для цілей бухобліку, дозволяє сторонам здійснити необхідні платежі та вимагати виконання зобов'язань з постачання, у разі існування взаємних заборгованостей — припинити їх, а також впоратися про те, чи не припинено їх.
Так, наприклад, не можна зарахувати платежі (або постачання) за одним договором у рахунок виконання іншого, якщо це не передбачено умовами договору. Тобто по тому самому контрагенту може існувати як дебіторська, і кредиторська заборгованість. Порушення цього правила і є причиною невідповідності розрахунків між сторонами та підставою для проведення звірки. Водночас нагадаємо, що це створює певні «проблеми» та у податковому обліку. Зокрема, принаявності боргу за покупцем по операції поставки та одночасної сплати їм авансу за іншим договором податкові зобов'язання виникають за кожною з операцій.
Або інша ситуація. Одним способом припинення зобов'язання відповідно до ст. 217 ЦКУ є зарахування зустрічної однорідної вимоги, термін виконання якої настав або термін якого не вказано або визначено моментом запитання, та для чого достатньо заяви однієї сторони. При цьому не уточнюється, яка це заява та спосіб її подання (напряму). І може бути так, що одна сторона зарахувала борги, а інша, не знаючи про це, вимагає виконання умов договорів. І виявити це можна під час звіряння. Побоюючись іноді такого зарахування, боржники і уникають звірки розрахунків, вважаючи, що невизнання ними боргу унеможливить таке зарахування.
Як проводиться звіряння розрахунків
Зобов'язуючи проводити звірку розрахунків, ні Закон про бухоблік, ні Інструкцію про інвентаризацію не визначають форми документів, які мають оформлятися сторонами під час її проведення, ані сам процес звіряння. Тому ці документи за формою та змістом можуть бути будь-якими. Проте слід витримати правила щодо форми та змісту первинних документів, визначених ст. 9 Закону про бухоблік.
Найчастіше за результатами звіряння становлять акт звіряння розрахунків. А щодо власне звіряння існує, скажімо так, формальний та неформальний підходи. Формальний підхід передбачає відправлення контрагенту-боржнику з супровідним листом 2-х примірників «готового» акта звірки, завіреного кредитором, з вимогою вказати суму заборгованості та один примірник акта повернути кредитору. Він застосовується, як правило, у разі впевненості в правильності розрахунків, коли між сторонами існуютьдовірчі відносини, та «для галочки».
1 Затверджувати положення про документообіг нас зобов'язує Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.
Форма такого акту звірки може бути такою:
Якщо сума розрахунків має розбіжності, виникає потреба застосовувати другий підхід. Неформальний підхід передбачає проведення звіряння «за всіма правилами». Тут також можливі два варіанти дій.
Так, для звірки розрахунків за попередньою домовленістю сторін представник однієї сторони (найчастіше ініціатор, кредитор) прибуває до іншої сторони (боржника) і з його представником проводять звіряння всіх поставок та платежів, зазначаючи кожен документ, що має відношення до об'єкта звірки (до договору , постачання конкретних товарів тощо). За результатами такої звірки сторони становлять акт звіряння, у якому вказують причини виникнення відхилень, узгоджують ці розбіжності та пропонують способи їх усунення. Форма акта звірки розрахунків у разі може мати такий вид:
Наприклад, цей реєстр може мати таку форму:
Отримавши такий реєстр, покупець повинен у відповідних графах проставити свої дані та надіслати його постачальнику. Виявлені розбіжності сторони обумовлюють акті звірки, який становлять за результатами розгляду реєстру.
Чи є акт звіряння первинним документом
З одного боку – ні, з іншого – так. Чому? Первинні документи згідно з Положенням № 88 та ст. 9 Закону про бухоблік — це письмові свідоцтва про господарські операції. Господарські операції, як відомо, — це дії, що призводять до зміни стану активів та зобов'язаньособи, яка їх здійснила. Акт звіряння такої функції не виконує, тому його не можна вважати первинним документом. Розпорядчі документи, наприклад, щодо врегулювання розбіжностей (до проведення операції або її скасування), видаються на основі акта звірки, і вони є первинними документами.
Чи потрібна для звірки довіреність
Що стосується, коли щодо звірки направляється уповноважений працівник контрагента, то виписування йому довіреності (на фірмовому бланку) для проведення звірки є обов'язковим. По-перше, для засвідчення його особи та права на представлення інтересів підприємства в ході звіряння, а по-друге, для надання акту звіряння юридичної сили. Видача довіреності для підписання акта звіряння є обов'язковим і в тому випадку, коли ми відправляємо акт звіряння для підписання боржнику (проводимо звірку формально).
Оформлення результатів звірки
Якщо за результатами звірки виявлено розбіжності, які сторони визнають та готові виправити, кожній із сторін складаються бухгалтерські довідки та доводяться в обліку документи, які нею не відображені, або скасовуються зайво проведені. При цьому слід дотримуватись правил виправлення помилок, встановлених Положенням № 88. Зокрема:
помилки в облікових регістрах виправляються коректурним методом, тобто. неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри;
помилки в облікових регістрах за звітний рік, виявлені після записів підсумків облікових регістрів до Головної книги, виправляються у спосіб сторно;
А вплив виправлень на дані бухгалтерського та податкового обліку — це тема окремої консультації, і до цього питання ми, можливо, згодом повернемося.
1. ЦКУ - Цивільний кодексУкраїни.
2. Закон про бухоблік – Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІ зі змінами та доповненнями.
3. Інструкція про інвентаризацію - Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів та розрахунків, затверджена наказом МФУ від 11.08.94 р. № 69, із змінами та доповненнями.
Про первинні документи Бухгалтерський облік У будь-якій торговій точці, що продає бланки бухгалтерських документів, можна знайти бланк рахунку, рідше — рахунки на оплату і практично не можна знайти рахунок-фактуру. Який із них купити? Де та коли застосовувати? При відвантаженні товару виписувати накладну або.