Ситуаційні кімнати в органах державної влади
Навряд чи хтось стверджуватиме, що тема ситуаційних кімнат революційна і нова. Центр управління польотами (репортажі із зали ЦУПу не раз заповнювали ефіри світових телекомпаній) або диспетчерський зал Міністерства шляхів сполучення сміливо можна зарахувати до списку ситуаційних кімнат, що діють. Але сьогодні сучасні технології потрібні не тільки корпоративному сектору; вони стають дедалі популярнішим інструментом й у органах структурі державної влади.
Незважаючи на те, що чиновницький апарат стрімко зростає, одночасно з ним зростає навантаження та обсяг документообігу, який припадає на керівників державних департаментів. У суспільно-політичній пресі неодноразово з'являлися цифри, що голові Уряду України Михайлу Касьянову доводиться підписувати до вісімдесяти документів на день. Великі керівники міністерського рівня підписують до 40-ти документів щодня. Крім того, колосальних розмірів досягають черги на прийом, навіть за попереднім записом не завжди можна пробитися на прийом до найвищих титулованих осіб.
В умовах такої катастрофічної нестачі часу важливо не допустити помилки, яка може розростатися у велику стратегічну помилку. У разі можливості ситуаційної кімнати дозволяють підвищити ефективність роботи, скорочуючи витрати часу прийняття відповідальних рішень.
Крім того, технічні ресурси ситуаційної кімнати допомагають глибше дати раду проблемі. Представницька група співробітників (25-35 осіб) протягом 2-3 днів за певними методиками здатна провести стратегічну нараду. Наприклад, президент США одночасно користується послугами до 150 зовнішніх аналітичних центрів. Для ІТ-фахівців це означає можливість піднятися над інформаційно-довідковими завданнями і розпочати вирішення завдань вищого порядку.
Але це швидше теорія, а на практиці до ресурсів ситуаційної кімнати частіше звертаються, коли колектив чи керівник потрапляє у скрутне становище. Наприклад, щось треба зробити, але чи часу не вистачає, чи ресурсів, чи люди чогось не розуміють, чи вихідної інформації недостатньо чи, навпаки, надто багато. Звичайно, скрутні положення зазвичай можна вирішити, зібравши всіх співробітників та з'ясувавши питання без жодного звернення до ресурсів ситуаційних технологій. Рано чи пізно проблема буде вирішена чи сама собою відпаде. Але все частіше керівнику потрібно скоротити час вирішення проблеми.
Важливо не так розробити якусь програму за допомогою ситуаційної кімнати — це просто нескладно. Складніше пояснити її всім, зістикувавши думки осіб, які впливають прийняття остаточного рішення. Нещодавно в одному із суб'єктів України було розроблено програму розвитку молодіжної політики в регіоні на трирічний період. Але губернатор цю програму довго не підписував, хоч визнавав, що програма дуже хороша. Пояснював він це тим, що й попередня програма була гарною, проте злочинність зросла, наркоманія зросла, рівень духовної деградації теж зріс. А на нову програму необхідно ще більше грошей, які доведеться відібрати в інших ініціатив, і, можливо, не варто проводити 200 заходів, а достатньо 50. Державна політика — це розстановка пріоритетів, усі мають узгоджено розуміти важливість тих чи інших позицій, а зробити це вкрай непросто: адже на розміщення пріоритетів впливають сотні факторів, які буває нелегко скласти в єдину картину. А якщо ще врахувати, що 30 осіб, які впливають на ухвалення програми, мають кожен свої інтереси... І часузовсім немає. В цьому випадку без ситуаційної кімнати просто не обійтись.
Нетипові завдання
Сучасний ситуаційний центр - це комплекс взаємопов'язаних моделей різноманітних процесів, що дозволяє прогнозувати наслідки тих чи інших рішень. Тому питання організації та роботи ситуаційних центрів викликають великий інтерес у фахівців найрізноманітніших областей. Проте створити типовий проект побудови ситуаційного центру неможливо. Під кожне завдання необхідно вибудовувати своє оригінальне рішення, конфігурація ситуаційної кімнати повинна відповідати тій області, де вона працює (наприклад, це може бути зал засідання Наукової ради).
Типових порад для ситуаційної кімнати можна дати дві. У ній має бути певний засіб колективного відображення інформації, місце зосередження колективної уваги, подібне до шкільної дошки, до якої всі звикли з першого класу. Друга риса – комфортні умови для роботи кількох людей.
Як правило, стратегічна нарада у ситуаційній кімнаті веде або керівник, або зовнішній консультант. При цьому під стратегією органу влади (міністерства, департаменту, управління тощо) можна розуміти згоду його співробітників щодо цілей, яких треба прагнути, та шляхів, яких треба дотримуватися для досягнення цілей. Цілі та шляхи формуються в контексті нормативно встановлених для органу влади завдань та функцій. Стратегія може бути представлена, наприклад, як основні положення концепції цільової програми, плану стратегічних заходів.
У процесі проведення стратегічної наради перед ведучим може стояти таке завдання: забезпечити формулювання колективом дерева цілей для вирішення проблемної ситуації, визначення перелікузовнішніх та внутрішніх факторів, що впливають на ситуацію, постановку проблем та завдань, що перешкоджають досягненню цілей, розробку основних напрямів та заходів. І, головне, необхідно забезпечити консенсус з питань пріоритетів сформульованих цілей, факторів, проблем тощо.
Проблеми поширення
Не секрет, що далеко не всі керівники вільно поводяться з комп'ютерами. Довіритися сучасним інформаційним засобам їм непросто. На думку ІТ-фахівців, це найчастіше стає суттєвим стримуючим фактором для використання засобів ситуаційної кімнати. Втім, як каже Олександр Райков, дійсний державний радник РФ, д. т. н., професор української академії держслужби при Президентові РФ, член Аналітичної ради Центру економічної кон'юнктури при Уряді РФ, «…можна довго звинувачувати керівників, що вони неписьменні в галузі ІТ , але кожен грамотний у своїй галузі. І керівнику, який працює по 18 годин, фізично бракує часу вивчати методи та моделі візуалізації ситуаційних кімнат. А продавці рішень починають з ним говорити зовсім не зрозумілою йому мовою. Тому це проблема швидше за продавця».
Непросто справи і з оцінкою ефективності використання ситуаційних кімнат. Справа в тому, що в жодному законодавчому документі, включаючи Конституцію РФ, не прописано, що органи державної влади мають підвищувати ефективність своєї діяльності. Тому застосування ситуаційних кімнат слід розцінювати виключно як витратне, де питання окупності чи повернення інвестицій навіть не ставляться до порядку денного.
Крім того, є хибна думка, що можливості ситуаційної кімнати настільки безмежні, що здатні вирішити за керівника проблему. Зовсім ні - вони всьоголише допомагають скоротити час у функцій прийняття рішень та вирішення проблемних ситуацій. Практика показує, що не всі моделі, властиві обговоренню в ситуаційній кімнаті, не вся інформатизація замінює керівника. Найчастіше найбільш відповідальні рішення приймаються всупереч запропонованим методикам чи варіантам рішень. Не треба далеко ходити за прикладами, коли керівництву доводиться приймати непопулярні рішення всупереч великим істинам з підручників. При цьому досвідчений керівник схильний більше довірятися своєму досвіду, інтуїції та певної прихованої інформації, яку не завжди можна розголосити.
Позитивний ефект
Незважаючи на ці проблеми, досвід проведення стратегічних нарад у різних суб'єктах федерації показує, що результати наради та сам процес її проведення допомагають навести лад у плануванні робіт, організаційному та функціональному структуруванні, підвищенні мотивації співробітників, удосконаленні контролю, впровадженні принципів менеджменту якості. Проведення у ситуаційних кімнатах стратегічних нарад та колективне формування стратегії дій органу влади покращує імідж керівника, допомагає швидко знімати конфлікти, формувати атмосферу лідерства та довіри у колективі, підвищує результативність та узгодженість ведення робіт у колективах. Наприклад, розробка комплексної державної програми займає близько дев'яти місяців. За оцінками експертів, за допомогою ресурсів ситуаційної кімнати вирішення цього завдання потребувало б у п'ять разів менше часу.
На сьогоднішній день уже в десятках регіонів України в органах державної влади використовують технологію ситуаційної кімнати. Поступово це стає цілою культурою прийняття рішень. Але до цього процесу слідпідходити більш еволюційно. Досвід показує, що якщо звичайну нараду структурувати і перекласти на технології ситуаційної кімнати, то буквально через дві-три наради приходить розуміння переваг нових технологій.