Скільки та на який термін можна видати грошей під звіт
Кому можна видати гроші під звіт
Рада: Не робіть список співробітників, які мають право отримувати гроші під звіт, частиною наказу про облікову політику.
Чи можна видати готівку (рублі) під звіт іноземному співробітнику з каси?
Однак, незалежно від статусу співробітника-іноземця, видача йому грошей (рублів) під звіт не визнається валютною операцією, оскільки:
- при видачі готівки під звіт не відбувається відчуження валюти України (переходу права власності на гроші) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ЦК України);
- видачу під звіт не можна вважати використанням грошей як засіб платежу (адже в даному випадку організація не розплачується зі співробітником (нічого в нього не купує), а видає йому гроші на конкретну мету, наприклад на придбання канцелярських товарів).
Таким чином, організація має право видати співробітнику-іноземцю готівку (рублі) під звіт.
Ситуація: чи можна видати готівку під звіт людині, яка працює за цивільно-правовим договором?
Отже, під звіт гроші можна видати і підряднику. Наприклад, для купівлі матеріалів, які необхідні для виконання робіт за цивільно-правовим договором.
Ситуація: чи може філія видавати гроші під звіт співробітникам, які перебувають у головному відділенні організації?
Ситуація: чи потрібно укласти із співробітником, якому видано гроші під звіт, договір про повну матеріальну відповідальність?
Відповідь: ні, не потрібно.
Крім того, наявність або відсутність договору про матеріальну відповідальність за видачу грошей під звіт ні на що не впливає. У разі неповернення підзвітних сум стягнути їх зі співробітника можна і без договору. Пояснюється цетим, що видані суми – аванс. А організація має право утримати із заробітку співробітника неповернений аванс, виданий йому на службові цілі (ст. 137 ТК РФ).
Заява на видачу підзвітних сум
Для отримання готівки під звіт співробітник повинен написати заяву в довільній формі, в якій потрібно вказати необхідну суму і на які цілі вона буде витрачена.
Інспектори можуть встановити порушення цього правила під час перевірки авансових звітів співробітників (касових чеків, квитанцій, доданих щодо нього). Сума штрафу в організацію у разі може становити від 40 000 до 50 000 крб. Оштрафувати її керівника інспектори мають право на суму від 4000 до 5000 руб. Про це йдеться у статті 15.1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Звіт за отримані гроші
Увага: якщо податкові інспектори виявлять, що організація неправомірно видала гроші співробітнику під звіт (він ще не звітував за попередньою сумою), вони можуть спробувати оштрафувати її за порушення правил ведення касових операцій.
Рада: Якщо наприкінці робочого дня з'явився надлімітний залишок у касі, то видайте його під звіт співробітнику. Наступного дня цей співробітник поверне гроші до каси організації.
Якщо цього не зробити, то податкові інспектори можуть покарати організацію за перевищення ліміту залишку готівки у касі. За це порушення організації загрожує штраф від 40 000 до 50 000 руб., А посадовим особам (наприклад, керівнику) - від 4000 до 5000 руб. (Ст. 15.1 КпАП РФ).