Складання номенклатури справ відділу кадрів в організації прикладу зразка (2019 рік)
Організація – механізм складний. Для злагодженої роботи необхідне як налагодження виробничих чи інших процесів, а йсистематизація документообігу.
Останній і існує для того, щоб не заплутатися у справах та діях. До кожного підрозділу, наприклад, для відділу кадрів, визначено номенклатуру справ, що у його ведении.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.
Навіщо потрібна організації номенклатура справ?
Номенклатура справ кадрової служби – довідник архівних справ працівників та інших, що з кадрами, матеріалів: коли прийнято, коли звільнено, зарплата, переміщення всередині організації тощо.
Крім того, працівником може бути потрібна архівна довідка під час роботи і після звільнення, тому існує термін для зберігання матеріалів або справ.
Потрібні документи містяться у відділі. Інші матеріали відправляють до архіву. Номенклатура дозволяє впорядкувати відносини, систематизувати їх. Її особливості:
- Простота пошуку.
- Індексація документів, що зберігаються.
- Встановлено термін зберігання матеріалів.
- Облік документів, що зберігаються менше 10 років.
- Облік та опис тих, що зберігаються понад 10 років.
- Знищення документів, зберігання яких припинено, минув термін.
- Складання актів з їхньої знищення.
Матеріали, як і справи, що у документообігу, мають кожен свої назви. Систематизований список їх називається номенклатурою. Вона складається за встановленою формою.
Номенклатура буваєтрьохвидів :
Номенклатури справ відділів
Кожен відділ організації веде свою номенклатуру справ. Справи кожного підрозділу різні, відповідно, іноменклатури відрізняються. Розглянемо для прикладу зразки номенклатур кількох відділів організації.
Бухгалтерія
До номенклатури цього відділу входять усі документи, пов'язані з бухгалтерською, податковою звітністю, включаючи страхові внески. До неї входять внутрішні бухгалтерські документи та вихідні, наприклад, звіти з податків. Включають до переліку та вхідні документи, оплачені рахунки тощо.
Якщо бухгалтерію покладено і функції відділу кадрів, то номенклатуру включають і кадрові документи.
Юридичний
До перелікувключено всі юридичні документи, пов'язані з діяльністю підприємства. У обов'язковому порядку містяться федеральні законодавчі акти, нормативні документи, постанови регіональних органів, статут організації, журнали довіреностей, акти приймання-передачі посади начальника підрозділи.
Основна особливість цієї номенклатури у тому, що у зберігання вона у відомчі чи державні архіви не передається.
Зберігається вона в організації до припинення її діяльності. Для включених до переліку документів встановлено термін зберігання до5 років. У цьому федеральні акти списуються зі втрати ними сили, місцеві – за рік, внутрішні – з припинення дії протягом п'яти.
Відділ кадрів
У номенклатуру кадрової служби включають документи та матеріали, що стосуютьсяперсоналу та співробітників організації :
- Складені кадровиком.
- Надійшли від керівництва, суміжних підрозділів, персоналу.
- Облікові документи персоналу, форми, передбачені до роботи з кадрами.
Основний список документів включає:
- Посадові інструкції.
- Положення про підрозділи та трудовий розпорядок, а також правила його.
- Внутрішні акти, що стосуються персоналу, наприклад, мотивації, матеріальної та моральної, захисту персональних даних.
- Розпорядження, накази з персоналу.
- Договори (трудові), включаючи угоди щодо них.
- Особисті відносини співробітників. Списки, облікові картки з Т-2 (форма обліку).
- Книги наказів з особового складу, журнали реєстрації їх, а також договорів, обліку відряджень, трудових книжок, відпусток та інше.
- Пояснювальні, службові та інші записки, а також доповідні та інші матеріали, які є підставою для видання розпоряджень та наказів з персоналу.
- Довідки, службове листування.
- Документи працівників, наприклад копії дипломів або паспортів, інші матеріали.
- Вхідні документи, наприклад, адміністративні акти на працівників організації.
Список – не повний. Алеосновою створення номенклатури може послужити. Залежно від специфіки діяльності, організаційної форми список може доповнюватись або змінюватися. Наприклад, якщо колективний договір не ухвалювався, особових справ не ведеться, тоці документи до переліку можна не включати.
Однак існуютьзагальні правила, яких потрібно дотримуватися:
Оригінал входить у зведену номенклатуру організації. Найкраще виділити цей документ (копію штатного розкладу) в окрему справу. До нього сюди підшиватимуться матеріали, пов'язані зі змінами у штаті.
Основною ж особливістю кадрової номенклатури, як здається, є термін зберігання матеріалів і документів. Мінімальний термін встановлений для документів, які стали непотрібними, закінчилася потреба в них. Він становитьне менше 1 року.
Важливі організації та самого відділу документи зберігаються до ліквідації організації.
Як правильно скласти?
Перелік справ організація складає індивідуально. Якщо під час створення застосовуєтьсятипованоменклатура, то із встановленої форми назву справ переносять у свій перелік.
p align="justify"> При формуванні номенклатури враховується специфіка організації, її структура, діяльність. Якщо організації є структурні підрозділи, спочатку створюються усередині відділів чи підрозділів свої переліки, потім вони зводяться у єдину номенклатуру всієї організації.
Для розробки можна залучити як сторонню організацію, наприклад, архів, так і доручити своїм працівникам або підрозділу. Для цього керівництво випускається наказ про розробку номенклатури підприємства, з призначенням відповідальних осіб.
До перелікув обов'язковому порядку включають:
- Статут організації.
- Положення про структурні підрозділи. Якщо вони є.
- Номенклатура справ підрозділів.
- Штатний розклад.
- Нормативні акти, що регулюють діяльність організації.
- Посадові інструкції.
Після проведеного аналізу переліків справ минулих років у номенклатуру можуть бути включені незавершені справи, документи, що знаходяться на зберіганні (якщо термін зберігання понад 10 років, то обов'язково).
Вперше номенклатуру розробляють відразу після створення організації. Потімщороку її уточнюють. Якщо необхідно, то доповнюють чи реформують, видаляючи з неї застарілі та втратили чинність чи потребу справи.
Правиламивстановлена форма номенклатури. Складається вона як таблиці. Для зведеної номенклатури (основної) організації 7 додаток Правил роботи архівів. Для підрозділів – 8 додаток.
Таблиця є 5 колонок (граф):
- Номер (індекс) справи.
- Найменування його.
- Кількість папок (одиниць зберігання) у справі.
- Термін зберігання справи.
Інформація у цій графі може бути різною. Наприклад, повідомлення про те, що справа зберігається в електронному вигляді або передано до вищої організації.
Порядок складання та затвердження
Насамперед проводиться аналіз усіх документів, попередніх переліків, документів, що виникли в процесі діяльності, Статуту, колективного договору, штатного розпису, нормативних актів та інших значущих матеріалів.
Якщо організації є підрозділи, то спочатку свої номенклатури верстають вони. Потім ці документи узгоджуються з експертною комісією (ЕК) або з власноюархівною службою.
Після цього створюєтьсязведена номенклатура. Вона так само узгоджується з ЕК та спеціалістами архіву.
Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
Це швидко та безкоштовно!
1 Коментар
Вітаю! Накази про тарифікацію педагогічних працівників початку навчального року якого виду наказів ставляться з кадрів чи з основний діяльності?