Спільна обробка документів, Статті, Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Статті на тему
У ході оперативної діяльності на підприємстві часто доводиться створювати та опрацьовувати документи, у роботі над якими задіяні співробітники різних підрозділів. Спільного редагування вимагають такі документи, як бізнес-плани, різні звіти, проекти бюджетів, стратегії розвитку, договору, угоди та ін. При цьому постає питання вибору технології та інструмента спільного редагування документів.
Технології спільного редагування документів
Розглянемо кілька технологій спільного редагування документів:
- Послідовне редагування (рис. 1).Мал. 1. Послідовне редагування документа.
Широко поширена технологія, коли документ редагується одним співробітником, потім передається іншому співробітнику, який вносить свої правки в документ і передає його далі по ланцюжку і так до закінчення роботи над документом. Основним недоліком такого підходу є тривалий час опрацювання документа, що призводить до зниження оперативності діяльності.
- Паралельне редагування (рис. 2).Мал. 2. Паралельне редагування документа.
Паралельне редагування також поширена технологія, заснована на створенні версій документів. Документ редагується одночасно всіма залученими співробітниками, які створюють свій варіант документа, потім усі зміни мають бути об'єднані в одному підсумковому документі. При такому підході скорочується час внесення змін, але може знадобитися значний час для обробки всіх версій та підготовки остаточного варіанта документа.
Для передачі документів у тому та іншомувипадках використовуються будь-які засоби комунікації:
Мал. 3. Маршрут документа у системі Евфрат.
- Спільне редагування.
Спільне редагування - це колективна робота в режимі реального часу або онлайнова робота, коли співробітники можуть працювати над одним і тим же документом одночасно. При цьому можуть використовуватись такі підходи:
- Нечитке редагування.
При використанні записника, наприклад, Microsoft OneNote (рис. 4), всі співробітники одночасно записують свої думки і миттєво бачать матеріали, що з'явилися. На обговорення відводиться певний час, після якого всі висловлювання обробляються, і створюється остаточний варіант документа.
Мал. 4. Обговорення документа у записнику OneNote.
Використання кейсів дозволяє зібрати всю інформацію, необхідну для створення або редагування документа, а також всі побажання та зауваження щодо змісту документа, що розробляється, в одному місці. Кейс може містити стандартний набір документів, шаблонів, інформацію щодо взаємодії зі співробітником або клієнтом та завдання, які необхідно при цьому вирішити. Інформація представляється як цілісної, наочної системи пов'язаних блоків завдань, документів, листування тощо. Ходом виконання кейсу можна керувати, в роботу легко ввести виконавців, які були задіяні на початкових етапах, зібрані інформаційні матеріали просто систематизувати і використовувати (рис. 5).
Мал. 5. Кейс у системі Company Media.
Соціальні сервіси забезпечують оперативний зв'язок між співробітниками, а також горизонтальні зв'язки між функціональними підрозділами та філіямипідприємства, підвищуючи ефективність колективної роботи.
- Суворе редагування.
Усі співробітники одночасно працюють із документом. Можуть бути два варіанти такої роботи:синхронна посимвольна обробка та фрагментальна обробка.
У першому випадку працівнику доступний весь текст документа. Співробітник може вводити текст, накидати короткі тези, редагувати свою частину і бачити роботу інших співробітників.
Можливий конфлікт при редагуванні одного і того ж фрагмента, наприклад, одночасне введення та видалення тих самих символів. Якщо в застосунку застосовуються або скасовуються зміни всіх користувачів, то можуть бути втрачені цінні редагування.
У разі фрагментального редагування абзац, з яким працює зараз співробітник, блокується від
Останнім часом з'явилося багато програм, що дозволяють працювати з документами в режимі реального часу у віртуальному офісі (Документи Google, Office 365, Office Online та ін.). Для таких програм найпривабливішою можливістю є колективна робота над документом, який розміщується у хмарному сховищі.
Сервіси для спільної роботи над документами відGoogle
Віртуальний офіс Google дозволяє працювати з текстовими документами, електронними таблицями та презентаціями, зберігати документи на диску Google (рис. 6).
Мал. 6. Програми Google.
Мал. 7. Головна сторінка Google.
Мал. 8. Документ у програмі Google Docs.
Для спільної роботи здокументом необхідно призначити права доступу до нього іншим працівникам. Існує три групи доступу.
Мал. 9. Налаштування доступу до документа Google.
При натисканні у верхньому правому кутку на кнопку Налаштування доступу можна побачити, який вид доступу вибрано, хто є власником документа (рис. 9).
Мал. 10. Доступ до документа.
Мал. 11. Спільне редагування документа.
Мал. 13. Хронологія змін.
Мал. 14. Спільне редагування документа Excel.
Сервіси для роботи над документами від Microsoft
Компанія Microsoft також надає подібні послуги для спільної роботи з документами. Office Online від компанії Microsoft містить такі сервіси (рис. 15):
Мал. 15. Сервіс Microsoft Office Online.
- Word Online - для роботи з текстовими документами;
- Excel Online - додаток для роботи з електронними таблицями;
- PowerPoint Online – створення презентацій;
- OneNote Online – записник;
- OneDrive – хмарне сховище для надання спільного доступу до документів.
Сервіс забезпечує повну сумісність із форматами Microsoft Office різних версій. Це великою перевагою, т.к. у компаніях використовуються різні версії Microsoft Office. Також забезпечуються всі функції, які можуть знадобитися звичайному користувачеві.
Документи зберігаються у хмарному сховищі OneDrive (рис. 16).
Мал. 16. Документи у сховищі OneDrive.
До сховища можна додавати документи, а також створювати текстові документи, електронні таблиці та презентації, не виходячи зі сховища. При цьомувідкривається відповідний додаток, надаючи користувачеві всі можливості.
Організувати спільний доступ до документа можна за допомогою надсилання посилання для доступу необхідним співробітникам (рис. 17).
Мал. 17. Організація загального доступу до документа.
Колективна робота з документом відбувається у Office Online аналогічним чином. Співробітник, що працює з документом, може бачити фрагменти документа, з якими працюють інші співробітники. Ці фрагменти для нього зараз не доступні (рис. 18).
Мал. 18. Спільна робота у Word Online
Якщо для роботи з документом потрібні розширені функції програми, можна відкрити цей документ у класичній програмі Microsoft Office, встановленій на комп'ютері, внести зміни та зберегти. При цьому документ, як і раніше, знаходиться в хмарному сховищі, і всі зміни зберігаються в документі.
Спільна робота над документами є дуже важливою для ефективної колективної роботи в організації. Знання сучасних інформаційних технологій, засобів та способів спільної роботи з документами дозволяє вибирати варіанти роботи, що найкраще відповідають потребам компанії, та підвищувати ефективність діяльності співробітників.
Т.В. Алексєєва, доцент, Московський фінансово-промисловий університет "Синергія"