Стаття Переговори з постачальником

Ми з дитинства постійно ведемо переговори: вдома, у школі, з друзями, на роботі, роблячи покупки або домовляючись про поїздку. Саме тому нам здається, що провести переговори з постачальником – справа проста та мало залежить від наших здібностей слухати та переконувати. Головне, щоб ціни були низькими, товар якісним, а обслуговування - на найвищому рівні. Такі умови ідеальні і тому малоймовірні. Ми живемо у реальному світі, і він досконалий у своїй різноманітності. Зубри – постачальники кажуть: «Нема сенсу купувати «роллс-ройс» для роботи, призначеної для «форду». Необхідна якість за розумною ціною – бажання будь-якого покупця. У своїй практиці я постійно зустрічаюся із ситуацією, коли продавці мріють продавати «форд» за ціною, близькою до вартості «роллс-ройсу», а закупівлі не завжди готові до відбиття таких атак.

Види переговорів із постачальником

У процесі закупівельної діяльності ми ведемо велику кількість переговорів:

з'ясовуємо можливості потенційного постачальника,
проводимо попередні переговори про укладання угоди,
укладаємо угоди та підписуємо контракти,
домовляємося про процес постачання,
з'ясовуємо хід виконання замовлення,
пред'являємо претензії,
змінюємо умови контракту та ін.

Процес переговорів та його етапи

Переговори – це також процес. І як кожен процес він ділиться на логічні етапи і на кожному етапі необхідно досягти певних результатів, які є необхідним ресурсом для виконання наступного. Переговори мають точну структуру: підготовка до переговорів, набуття контакту, обміну інформацією, досягнення домовленості, укладання угоди, завершення контакту,аналіз переговорів. Досягнення високого максимально ефективного результату можливе при строгому виконанні алгоритму ведення переговорів. Не можна розпочинати переговори без підготовки, неможливо укласти взаємовигідний контракт, не прояснивши всі можливості сторін.

Типові помилки під час переговорів:

Відсутність чітко поставленої мети;
Невміння утримати мету під час переговорів;
Відсутність звички фіксувати домовленості у процесі переговорів;
Чуємо те, що хочемо почути, а чи не те, що сказано партнером;
Бажання розповісти якнайбільше про себе;
Порушення алгоритму проведення переговорів.

Етап 1. Підготовка до переговорів

Визначення цілей переговорів та умов угоди.

Насамперед необхідно визначити мету даних переговорів. Переговори – це торги, тому необхідно визначити діапазон цілей – мінімальний та максимальний результати. Мета має бути записана, сформульована дуже конкретно, мати кількісні та якісні показники вимірювань, реалістична з погляду внутрішніх ресурсів вашої компанії та можливостей постачальника, узгоджена з цілями інших процесів.

Необхідно опрацювати варіанти: обсяги, вартість одиниці та всієї партії, умови оплати, кількість поставок, доставка, норма упаковки, гарантійні зобов'язання та сервіс, термін дії договору та інші важливі для вас параметри. Компонування всіх складових спричинить загальну вартість цієї закупівлі. Потрібно чітко позначити собі умови з боку постачальника, у яких ви підете угоду. Крім того, у переговорах завжди є проміжні цілі – можна отримати інформацію про ринок постачальників, про своїх конкурентів, про можливий розвиток подій у майбутньому, про альтернативніпродукти і т.д.

Мінімальна мета: укласти пробну угоду на X у. на 2 позиції на умовах оплати за фактом з домовленістю про подальші постачання, якщо це постачання відбувається за обумовленими умовами, знижка 1,5 %.

Додаткова мета: отримання інформації про постачальника та інвестиції у розробки нового продукту – плани, технології, особисті та корпоративні нюанси.

Типові помилки при постановці мети – їхня розпливчастість і неоднозначність формулювань. Чого варта одна фраза: "Ми домовилися про довгострокову співпрацю"! Домовленості бувають різними: усними та закріпленими письмово. Слово "довгострокове" може трактуватися як 3 місяці, рік, п'ятирічка. Співробітництво може означати намір, може мати двосторонню або односторонню вигоду, бути з зобов'язаннями та без, з певними умовами розірвання та ін. Коли починаєш у обох сторін проясняти, що саме вони розуміють під даною домовленістю, дивуєшся різноманітності трактувань.

Вимоги та поступки

Партнерство вимагає компромісів та рівнозмагання сторін. Візьміть собі за правило ведення переговорів під девізом «Поступка за поступку!». Тому обов'язково підготуйте перелік вимог до постачальника та оцініть вартість кожної вимоги. Дайте відповідь на запитання: яку користь у кількісному і якісному вираженні це принесе зараз і в майбутньому.

Обґрунтування вимог та аргументи

Закупник також продає. Продає гроші та … майбутні гроші. Навчіться продавати постачальнику ті якості вашої компанії, які відрізняють вашу фірму від інших і дозволять постачальнику не тільки зараз, а й у майбутньому отримувати прибуток від вас.

Добре відомо, що хороший експромт не придумується, а готується заздалегідь. Якщо формулювати находу, то можна отримати такий аргумент: «Ми дуже надійна організація, нам можна довіряти. І тому коли ми затримуємо оплату, то постачальник може бути спокійним, що колись він неодмінно отримає свої гроші». Ця фраза записана на конкретних переговорах. Прислухайтеся до того, що ви кажете.