Стаття Персоніфікований облік застрахованих осіб у Пенсійному фонді ( - український податковий
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Публікації з бухгалтерських видань 2006
Питання бухгалтерів - відповіді фахівців з фінансів 2006
Публікації з бухгалтерських видань
Публікації на тему збори ЕНВД
Публікації на тему збори
Публікації на тему податки
Публікації на тему ПДВ
Публікації на тему УСН
Запитання бухгалтерів - Відповіді фахівців
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему збори
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Стаття: Персоніфікований облік застрахованих осіб у Пенсійному фонді ("Український податковий кур'єр", 2005, N 3)
"Український податковий кур'єр", N 3, 2005
ПЕРСОНІФІКОВАНИЙ ОБЛІК ЗАСТРАХОВАНИХ ОСІБ
У ПЕНСІЙНОМУ ФОНДІ
Що таке персоніфікований облік у системі обов'язкового пенсійного страхування? Які документи страхувальник має подати до органів ПФР? Яка відповідальність за неподання цих відомостей? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете у цій статті.
Поняття персоніфікованого обліку
Застрахованими особами є громадяни України, які працюють за трудовим договором або договором цивільно-правового характеру, предметом якого є виконання робіт або надання послуг. Іноземні громадяни та громадяни СНД, які постійно проживають на території України та зареєстровані за місцем проживання, також належать до застрахованих осіб. Водночас громадяни, які мають тимчасову реєстрацію на території України,не підлягають обов'язковому пенсійному страхуванню.
Страхувальниками є організації, які здійснюють виплати фізичним особам. До страхувальників також належать індивідуальні підприємці та адвокати, які сплачують за себе страхові внески. Саме сплата страхових внесків забезпечує громадянам декларація про отримання пенсії з обов'язкового пенсійного страхування.
Завдяки індивідуальному обліку створюється інформаційна база призначення трудових пенсій. Персоніфікований облік включає:
- реєстрацію застрахованих осіб;
- збір відомостей про страховий стаж, про страхові внески, нараховані та сплачені за застрахованих осіб, внесення цих даних до особових рахунків;
- Інші дії, необхідні для встановлення та коригування розміру трудових пенсій. Порядок реєстрації страхувальників докладно розглянуто у статті "Нові правила реєстрації в Пенсійному фонді" / / РНК, 2004, N 20. - Прим. ред.
Схематично систему взаємодії суб'єктів персоніфікованого обліку можна так.
На кожну застраховану особу, зареєстровану в системі ОПС, у Пенсійному фонді відкривається індивідуальний особовий рахунок. Застрахованим особам видаються страхові свідоцтва, що підтверджують факт реєстрації у системі ОПС.
Якщо працівник, яким поширюється обов'язкове пенсійне страхування, не зареєстрований в ПФР, страхувальник зобов'язаний його зареєструвати. Для цього на працівника складається анкета застрахованої особи.
Щорічно страхувальник подає до територіального органу Пенсійного фонду індивідуальні відомості про страховий стаж та страхові внески, нараховані та сплачені за кожну застраховану особу. Територіальне відділення ПФР розносить ці відомості до індивідуальних лицьовихрахунки та інформує про їхній стан застрахованих осіб.
Документи персоніфікованого обліку
Усі документи персоніфікованого обліку можна розбити на кілька груп (див. таблицю):
1) документи, пов'язані з видачею застрахованій особі страхового свідоцтва, його заміною, видачею дублікату (форми АДІ-7, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДВ-8 та АДВ-9);
2) індивідуальні відомості про страховий стаж та нараховані страхові внески, які страхувальник подає до територіального відділення Пенсійного фонду, опис документів та відомість сплати страхових внесків (форми СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 та АДВ- 11);
3) відомості про трудовий стаж застрахованої особи за період до реєстрації у системі ОПС (форма СЗВ-К);
4) запити про стан особового рахунку та виписки про стан особового рахунку (форми СЗВ-2а, СЗВ-2б, СЗІ-5 та СЗІ-3).
Документи персоніфікованого обліку
При прийомі громадянина на роботу за трудовим договором або під час укладання з ним договору цивільно-правового характеру страхувальник може вимагати, щоб він надав страхове свідоцтво державного пенсійного страхування. Про це сказано у ст.15 Закону N 27-ФЗ та п.21 Постанови N 318. У той же час застрахована особа зобов'язана подати страхувальнику страхове свідоцтво відповідно до ст.65 Трудового кодексу, п.3 ст.9 Закону N 27-ФЗ та п.21 Постанови N 318.
Якщо страхового свідоцтва немає, працівник має написати заяву про його видачу. У цьому заповнюється анкета застрахованої особи формою АДВ-1. Разом з описом за формою АДВ-6-1 ця анкета передається до органів Пенсійного фонду за місцем обліку страхувальника для реєстрації застрахованої особи у системі ОПС. Зазначені документи страхувальник має подати протягом двох тижнів з датиукладання трудового чи цивільно-правового договору з фізичною особою. Це встановлено п.6 Постанови N 318.
Зверніть увагу: анкету підписує застрахована особа. В окремих ситуаціях, наприклад, при тривалій хворобі застрахованої особи, документ може запевнити роботодавець, вказавши причину, через яку він запевняє анкету.
Територіальне відділення ПФР протягом трьох тижнів з дня отримання анкети застрахованої особи відкриває особовий рахунок та оформлює страхове свідоцтво за формою АДІ-7 (п.8 Постанови N 318).
Страхове свідоцтво містить страховий номер індивідуального особового рахунку, дату реєстрації як застрахованої особи та анкетні дані, зазначені у формі АДВ-1.
Страхувальник, отримавши страхові свідоцтва, видає їх застрахованим особам упродовж тижня. Застрахована особа розписується у отриманні страхового свідоцтва у супровідній відомості. Якщо у страховому свідоцтві вказано неправильні анкетні дані, застрахована особа заповнює листок виправлень за формою АДВ-9, у якому вказує правильні відомості.
Фізична особа, яка сплачує за себе страхові внески, отримує страхове свідоцтво безпосередньо у відділенні ПФР за місцем своєї реєстрації.
У разі зміни у застрахованої особи анкетних даних (наприклад, прізвища) страхувальник протягом двох тижнів зобов'язаний подати нові відомості до Пенсійного фонду у вигляді заяви про обмін страхового свідоцтва (форма АДВ-2). Територіальне відділення ПФР відображає всі зміни в індивідуальному особовому рахунку застрахованої особи та видає останньому нове страхове свідоцтво з тим самим страховим номером індивідуального особового рахунку.
При втраті страхового свідоцтва застрахована особа, яка працює за трудовимдоговору чи уклало договір цивільно-правового характеру, зобов'язане звернутися до страхувальника із заявою про відновлення свідоцтва. Причому зробити це необхідно протягом місяця з дня втрати цього документа. Зазначену заяву разом із описом документів страхувальник протягом двох тижнів передає до територіального органу ПФР (п.24 Постанови N 318).
Непрацюючі застраховані особи мають подати заяву про відновлення страхового свідоцтва до органу Пенсійного фонду за місцем проживання протягом одного місяця з дня втрати документа.
Відділення ПФР протягом місяця з дня звернення застрахованої особи виходячи з індивідуального особового рахунку видає дублікат страхового свідоцтва. При цьому територіальний орган ПФР має право вимагати від застрахованої особи додаткову інформацію, що підтверджує її особу та відомості, що містяться в її індивідуальному особовому рахунку. Це прописано у п.5 ст.7 Закону N 27-ФЗ.
Відомості про страховий стаж
та нарахованих страхових внесків
Відповідно до ст.11 Закону N 27-ФЗ страхувальники щороку подають до територіального органу Пенсійного фонду:
- індивідуальні відомості про страховий стаж та нараховані страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування застрахованих осіб (форми СЗВ-4-1 та СЗВ-4-2), згруповані в пачки;
- Опис документів, що передаються страхувальником до ПФР (форма АДВ-6-1), по кожній пачці;
- Список застрахованих осіб (у довільній формі);
- Відомість сплати страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування (форма АДВ-11).
При ліквідації страхувальника та зняття його з обліку він одночасно з іншими документами щодо зняття з обліку надає індивідуальні відомості про застрахованих осіб, звільнених у зв'язку зліквідацією організації.
У разі виходу працівника на пенсію страхувальник, не чекаючи на закінчення звітного року, подає індивідуальні відомості до територіального відділення ПФР. Він має зробити це протягом 10 днів із дня звернення застрахованої особи (п.31 Постанови N 318).
Індивідуальні відомості На формування індивідуальних відомостей всіх працівників слід розділити на дві групи. Це:
- застраховані особи, яким може бути призначено дострокову трудову пенсію або у яких для цілей пенсійного забезпечення необхідно виділити окремі періоди роботи, періоди догляду за дітьми тощо;
- решта застрахованих осіб, включаючи тих, хто має право на дострокове призначення пенсії на підставі територіальних умов.
Ця форма також використовується, якщо необхідно виділити окремі періоди роботи (наприклад, під час укладання цивільно-правового договору) чи інші періоди (декрет, відпустка для догляду за дитиною до півтора року).
Форма СЗВ-4-1 заповнюється окремо на кожну застраховану особу.
Форма СЗВ-4-2 є списковою, і в ній можуть бути представлені відомості про кількох застрахованих осіб, але не більше ніж десять на кожній сторінці.
Формування пачок індивідуальних відомостей. Заповнені форми СЗВ-4-1 та СЗВ-4-2 роботодавець групує у пачки.
У п.6 Інструкції встановлено, що у пачці не може бути згруповано понад 200 документів. Оскільки форма СЗВ-4-2 є обліковою, то в пачках, що містять ці форми, повинні бути відомості не більше ніж про 200 застрахованих осіб. Тобто, в одній пачці не повинно бути більше 20 аркушів форми СЗВ-4-2. Для контролю форми СЗВ-4-2 можна вносити наскрізні порядкові номери застрахованих осіб не більше пачки.
Представлені в ПФРпачки документів супроводжуються описом за формою АДВ-6-1 "Опис документів, що передаються роботодавцем до ПФР". Цей опис складається окремо на кожну пачку документів, що передаються. У ній зазначаються кількість документів у пачці, розрахунковий період, за який подаються відомості, тип відомостей та інші реквізити.
До кожної пачки додається список застрахованих осіб, що складається у довільній формі, на яких надаються відомості. Він знаходиться в пачці після опису документів, що передаються страхувальником до ПФР.
Сформовані пачки пронумеровуються та прошиваються. На них ставиться печатка організації та вказується кількість прошитих у пачці аркушів.
Відомість сплати страхових внесків. Разом із формами СЗВ-4-1 та СЗВ-4-2 подається відомість сплати страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування за формою АДВ-11. На всі пачки документів, що передаються до ПФР, складається одна відомість.
Відомість – це підсумковий документ. У ній зазначаються кількість наданих страхувальником пачок документів за формою СЗВ-4-1 та СЗВ-4-2, загальна сума нарахованих та сплачених страхових внесків за всіма застрахованими особами, заборгованість зі сплати страхових внесків на початок та кінець розрахункового періоду та ін.
Відомості про стан особового рахунку
Органи Пенсійного фонду зобов'язані інформувати застрахованих осіб про стан їхнього особового рахунку. Ця вимога міститься у ст.16 Закону N 27-ФЗ.
Разом із зазначеними відомостями застраховані особи, за які сплачуються страхові внески на накопичувальну частину трудової пенсії, отримують бланк заяви про вибір керуючої компанії з інструкцією щодо його заповнення.
Крім того, згідно зі ст.14 Закону N 27-ФЗ громадянин має право за власною ініціативою звернутися до органів ПФР таотримати безкоштовно один раз на рік інформацію про стан свого особового рахунку.
Для реалізації цього права застрахована особа звертається до територіального відділення ПФР із запитом за формою СЗВ-2б. Відомості про стан особового рахунку надаються органом ПФР за формою СЗІ-5 протягом десяти днів з дня звернення застрахованої особи.
Зверніть увагу: обов'язок надавати застрахованим особам відомості про суми заробітку, розмір нарахованих страхових внесків та іншу інформацію, необхідну для правильного призначення трудової пенсії, покладено і на страхувальників. Це встановлено п.4 ст.11 Закону N 27-ФЗ та п.28 Постанови N 318.
Страхувальник повинен передати застрахованій особі копію відомостей за формою СЗВ-4-1 або СЗВ-4-2, поданих до органів ПФР за звітний рік.
У Постанові N 318 зазначено, що страхувальник надає працівникові копію індивідуальних відомостей протягом тижня з дати їх подання до територіального органу ПФР. Однак у Законі N 27-ФЗ визначено, що копія індивідуальних відомостей передається страхувальником кожній застрахованій особі у строк надання відомостей до ПФР. Оскільки федеральний закон у порівнянні з постановою Уряду Україна має вищу юридичну силу, то слід застосовувати норми закону.
Буває, що у документах, поданих до ПФР, виявлено помилки. У таких випадках страхувальник повинен здати виправлені документи з позначкою, що "коригують" протягом двох тижнів з моменту виявлення помилки. Копію уточнених індивідуальних відомостей страхувальник видає застрахованій особі.
Застрахованим особам, які подали заяву про вихід на трудову пенсію, страхувальник також передає копію поданих до ПФР відомостей.
Відповідальність за ненадання відомостей
Якщоорганізація порушить термін подання відомостей із персоніфікованого обліку, Пенсійний фонд вправі застосувати до неї фінансові санкції. Розмір штрафу становить 10% суми страхових внесків, нарахованих за звітний рік. Про це йдеться у ст.17 Федерального закону N 27-ФЗ.