Стаття Заповнюємо інвентарну картку обліку основних засобів
Марія Антонова, аудитор
Саме цим документом передбачено уніфіковану форму № ОС-6 «Інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів».
Картка застосовується обліку наявності об'єкта основних засобів. У ній відображається інформація про прийняття об'єкта основних засобів до обліку, переміщення його всередині організації, реконструкцію, модернізацію, капітальний ремонт, а також про вибуття чи списання.
Картка заповнюється в одному екземплярі. Записи у ній робляться на підставі акта про прийом-передачу об'єкта основних засобів та інших документів (наприклад, технічного паспорта тощо). Якщо до обліку прийнято групу основних засобів, ними оформляється одна інвентарна картка за формою № ОС-6а «Інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів».
Розглянемо, як заповнити форму № ОС-6, на конкретному прикладі.
Заводський номер – 1278, інвентарний – 20.
Обліковою політикою організацій передбачено послідовну нумерацію інвентарних карток з початку року. Стіл є 79 об'єктом основних засобів, придбаним організацією цього року.
Заповнення інвентарної картки почнемо з так званої шапки документа: це насамперед номер та дата картки. Виходячи з умов облікової політики номер інвентарної картки — 79. Дата картки має відповідати моменту прийняття до обліку об'єкта основних засобів (відображення за дебетом рахунку 01 «Основні засоби»), а також датою акта форми № ОС-1.
Далі бухгалтером заповнюються реквізити організації (зокрема найменування, коди по ОКПО і ОКОФ організації), також вказується найменування структурного підрозділу, у якому перебуває прийнятий облік основних засобів.
Потімвказується найменування об'єкта основного кошти, що приймається до обліку.
Звертаємо увагу, що у цьому рядку необхідно вказати повне найменування із зазначенням марки та моделі, так само як і в акті форми № ОС-1. У нашому випадку "Стіл для медичного обладнання модель МБП-18/002".
Далі необхідно прописати місцезнаходження основного засобу (рентгенівський кабінет), а також найменування організації-виробника основного засобу (ТОВ «Меблевий комбінат №18»).
Тепер перейдемо безпосередньо до заповнення першого розділу форми "Відомості про об'єкт основних засобів на дату передачі".
Розділ 1 заповнюється на підставі даних, відображених у розділі 1 акта форми № ОС-1 та мають інформаційний характер для об'єктів основних засобів, що були в експлуатації. У разі придбання об'єктів через торговельну мережу, виготовлення для потреб розділ 1 не заповнюється.
У нашому прикладі організація набуває нового столу, тому може не заповнювати зазначений розділ. Тим часом не буде помилкою проставлення дати випуску, відображеної в акті, та зазначення реквізитів самого акта. По решті рядків потрібно проставити прочерки.
Переходимо до другого розділу "Відомості про об'єкт основних засобів на дату прийняття до бухгалтерського обліку". Тут проставляється насамперед первісна вартість основного засобу. У прикладі це вартість придбання столу, крім ПДВ (54 000 крб.). ПДВ не враховується у вартості об'єкта, оскільки наша організація є платником цього податку та не здійснює види діяльності, звільнені від оподаткування ПДВ, та відповідно має право на відрахування повної суми ПДВ, пред'явленого постачальником.
Третій розділ картки буде заповнений організацією у разі здійснення переоцінкиосновний засіб. Тут необхідно буде вказати дату проведення переоцінки та її коефіцієнт. У графі 3 відобразити відновлювальну вартість за результатами переоцінки.
Переходимо до четвертого розділу форми, який носить назву «Відомості про приймання, внутрішні переміщення, вибуття (списання) об'єкта основних засобів».
У прикладі цю частину форми про приймання основного кошти бухгалтер заповнює виходячи з акта формою № ОС-1.
Надалі до цього розділу може бути внесено додаткові відомості, пов'язані з внутрішнім переміщенням об'єкта, — виходячи з накладної формою № ОС-2, чи його вибуттям (списанням), — виходячи з акта формою № ОС-4.
Тепер перейдемо до заповнення другої сторінки інвентарної картки.
Почнемо з п'ятого розділу «Зміни первісної вартості об'єкта основних засобів», де відображається інформація про витрати на модернізацію, дообладнання, добудову та реконструкцію, а також про зменшення вартості при частковій ліквідації.
У прикладі організація зробила дообладнання столу, що було відбито у зазначеному розділі картки. Вартість дообладнання становила 14 300 руб.
Наступний шостий розділ інвентарної картки призначений для відображення витрат на ремонт, що заносяться до картки на підставі форми № ОС-3.
Залишився останній, сьомий розділ «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта основних засобів». У ньому необхідно, перш за все прописати пристосування та приладдя, що входять до складу основного засобу.
У нашому випадку це сам стіл, вбудована тумба і вмонтована підставка під рентгенівське обладнання.
Подібна інформація може стати в нагоді при заміні деталей та пристроїв основного засобу, а такожпри перестановці комплектуючих з одного об'єкта на інший, що часто зустрічається на практиці і тягне за собою проблему обліку подібних перестановок.
Також при прийнятті до обліку об'єктів основних засобів до інвентарної картки в обов'язковому порядку мають бути занесені дані про наявність дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння у складі даного основного засобу, а також їх маса (у грамах, кілограмах). Адже в момент вибуття основних засобів мають бути оприбутковані елементи обладнання, що вибуває, що містять дорогоцінні матеріали.
У нашому випадку дорогоцінні та напівдорогоцінні матеріали у придбаному об'єкті основних засобів відсутні.
Після заповнення інвентарну картку підписує особа, відповідальна за її відання.
Часто бухгалтери вважають, що достатньо ведення інвентарної картки лише в електронному вигляді. Адже у разі потреби (при аудиторській чи податковій перевірці) її завжди можна роздрукувати та підписати.
Але у цьому випадку організація порушує п. 4 ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», згідно з яким первинний обліковий документ повинен бути складений в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим безпосередньо після її закінчення.
Крім того, існує ймовірність, що співробітник, відповідальний за ведення карток, на момент перевірки не працює в організації.
Насамкінець звертаємо увагу, що за необхідності інвентарну картку можна доповнити новими реквізитами (відповідно відобразивши це в обліковій політиці організації). А ось видаляти існуючі реквізити в жодному разі не можна.