Створення структури декомпозиції за допомогою Microsoft Project
У міру руху від верхніх рівнів WBS до нижніх рівнів визначення проектних робіт стає докладнішим, причому верхні рівні позначають основні етапи проекту. Слід пам'ятати, що WBS зображує 100% усіх робіт, визначених у масштабі проекту. Все, не включене до WBS, вважається таким, що не входить до масштабу проекту.
Призначення WBS
При створенні WBS важливо переконатися, що формат WBS стандартизовано у всьому портфелі проектів. Це гарантує можливість легкого вилучення даних із конкретного проекту та формування архіву даних про проекти на майбутнє протягом деякого часу.
Компоненти структури декомпозиції робіт
Істотні компоненти WBS перераховані нижче: •Рівні WBS: Вся робота, що виконується в проекті, групується в ієрархічні рівні, причому верхні рівні зображують основні результати проекту, а нижні рівні зображують дрібні операції, виконати які потрібно досягнення результату. Кількість і складність рівнів WBS залежить від розміру та особливостей проекту. •Словник WBS: Словник WBS є важливою частиною WBS і більш детально описує кожен елемент WBS. Він дає докладні відомості про виконувану роботу, операції та контрольні точки, оцінки вартості, необхідні ресурси, та інформацію про договір для кожного елемента WBS. Основна мета словника WBS – усунути будь-яку неясність щодо змісту робіт. •Кодові числа WBS: Кодове число WBS є унікальним ідентифікатором для кожного елемента WBS і має легко розширюватися, щоб вмістити будь-які наступні зміни WBS. •Формат наочного уявлення: WBS може бути представлена різними способами, залежно від зручності використання проектної групи та організації. Типові формати для представлення структури WBS такі: oСтруктурне подання: У даному форматі WBS зображується за допомогою різних рівнів відступів, з супутнім кодовим числом WBS для кожного елемента. oТаблічне подання : У цьому форматі ієрархічна структура WBS зображується за допомогою стовпців таблиці. oДеревоподібна структура: У даному форматі WBS зображується за допомогою деревоподібної структури, в якій кожен дочірній елемент лінією з'єднаний з батьківським елементом. Батько зображує більш високий рівень, що розбивається на дочірній елемент. •Елемент WBS: Кожен компонент WBS та його властивості утворюють елемент WBS. низького рівня кожної гілки WBS називається пакетом робіт. Пакет робіт також включає операції графіка і контрольні точки, які слід досягати для виконання результату пакета робіт. Однією з головних проблем, з якими керівники проектів зустрічаються під час створення WBS, є вибір правильного розміру пакета робіт. Занадто великий пакет робіт означає слабкий контроль за операціями. Аналогічно, керування надто маленьким пакетом робіт вимагає багато сил. Правило 8/80, яке часто дотримується керівниками проектів, свідчить, що розмір пакету робіт повинен бути не менше 1 години і не більше 80 годин.
Створення WBS у MS Project за допомогою низхідного методу
WBS може бути створена за допомогоюбезлічі інструментів та методів. Одним з найпоширеніших методів створення WBS є низхідний метод. Кроки, що виконуються при низхідному підході, наведені нижче: 1.Визначити кінцеву мету проекту. Це вимагає детального аналізу документа масштабу проекту. У MS Project ввести з клавіатури ім'я кінцевої мети у полі «Ім'я завдання». 2.Оцінити кінцеві результати, які мають бути створені для досягнення цілей, визначених на кроці 1. Ввести список кінцевих результатів у полі «Ім'я завдання». Змістити праворуч усі субрезультати за допомогою клавіші з спрямованою вперед стрілкою в MS Project. Тепер ви маєте кінцевий результат, що складається із субрезультатів у MS Project. 3.Розбити кінцеві результати на операції і продовжувати цю дію, поки не досягнуть рівня (пакет робіт), де ви можете контролювати та відстежувати окремі завдання. Уважно стежити, щоб кожен пакет робіт містив лише один результат. У MS Project для кожного субрезультату введіть список операцій. Повторювати цей процес, поки досягнуто рівень пакету робіт. Обов'язково продовжувати зміщувати праворуч кожен рівень. Зміщення вправо створює зв'язки між результатами та складовими субрезультатами. MS Project автоматично створює коди WBS у полі структурного номера, що базується на загальній структурі кожного завдання/операції. Ці структурні номери змінюються при переміщенні завдання на інший рівень чи місце. 4.Переоцінити всю WBS після ґрунтовного мозкового штурму разом із проектною групою та ключовими зацікавленими особами. Метою має бути досягнення згоди щодо здійснення успішного планування проекту, що у свою чергу гарантує успіх вашого проекту.
Низхідний метод створення WBS зазвичай застосовується, коли керівник проекту та проектнагрупа мають недостатній досвід у створенні WBS або коли вимоги до проекту не повністю зрозумілі. Даний метод дозволяє керівнику проекту та групі поступово доповнювати WBS після кількох нарад та мозкових штурмів.
Вбудовування WBS у графік проекту
WBS утворює основу ряду дій з управління проектами. Вона дає цінні дані для оцінки вартості, складання графіка та оцінки прогресу проекту.
Щоб вбудувати WBS у графік проекту за допомогою MS Project, потрібно додати додаткову інформацію до раніше створеної вами деревоподібної структури WBS з відступами. Важлива інформація, яку треба додати, включає: •Тривалість: Повний час, необхідний на виконання кожного завдання, повинен бути зазначений у WBS. •Залежності завдань: Вказується зв'язок між завданнями. Можна встановити залежність за допомогою аналізу мережевої діаграми, побудованої на етапі складання графіка. •Обмеження: Потрібно задати обмеження (якщо вони є) для кожного завдання. Обмеження також встановлюються на етапі аналізу графіка. •Дата початку завдання та дата завершення задачі: При заданні тривалості для кожного завдання MS Project автоматично обчислює дати початку та завершення задачі. •Імена ресурсів: Ви можете задати ресурси шляхом натискання на кнопку «Призначити ресурси».
Чітко визначена WBS може вплинути на успішність проекту. Вона є головним фактором, що об'єднує між різними процесами управління проектом і вважається основою проекту.