Створення табличної бази даних

Бази даних

У світі людина отримує величезну кількість інформації (вважається, що кожних десять років воно подвоюється). З розвитком комп'ютерної техніки виникла можливість створювати електронні сховища даних – бази даних (БД). При цьому найважливішою проблемою є не стільки саме зберігання інформації, скільки організація швидкого та простого пошуку потрібних даних. Це завдання вирішується за допомогою спеціального програмного забезпечення – систем керування базами даних (СУБД).

База даних є поіменовану сукупність даних, що відображає стан об'єкта або безлічі об'єктів, їх властивості та взаємини.

Основними поняттями БД є поле, запис та первинний ключ.

Поле це мінімальний елемент даних.
Запис – це повний набір даних про певний об'єкт.
Первинний (головний) ключ – це одне або кілька полів, сукупність значень яких однозначно визначає будь-який запис. Інакше висловлюючись, значення первинного ключа має повторюватися у різних записах.

Опис структури даних, що зберігаються у БД, називається моделлю представлення даних. Нині найпоширеніша реляційна модель. Відповідно, БД, використовують таку модель даних, називаються реляційними БД. У реляційних БД дані зберігаються у однієї чи кількох взаємозалежних таблицях.

Запис у реляційної БД є рядок таблиці, а полі – стовпець. Первинний ключ визначається кожної таблиці.

З кожним полем пов'язано дуже важливе властивість – тип поля Тип визначає безліч значень, які може приймати це полі різних записах. Основними типами полів є:

Лічильник.Містить послідовність цілих чисел, які задаютьсяавтоматично під час введення записів. Ці цифри неможливо змінити користувачем.
Текст.Містить символи різних типів.
Числовий.Містить числа різних типів.
Дата/час.Містить дати або час.
Грошовий. Містить числа в грошовому форматі.
Логічний.Містить значенняІстина (Так)абоБрехня (Ні).

Кожен тип поля має власний набір властивостей. Найбільш важливими властивостями полів є:

Розмір поля. Визначає максимальну довжину текстового чи числового поля.
Формат поля. Встановлює формат даних.
Обов'язкове поле. Вказує на те, що це поле обов'язково треба заповнити.

СУБД OpenOffice.org.Base

Система управління базами даних (СУБД) - це програма, що дозволяє створювати бази даних, а також забезпечує обробку (сортування) та пошук даних.

Такою системою, зокрема, є OpenOffice.org.Base (далі - просто Base), що входить до складу пакету OpenOffice.

Спосіб запуску програми Base залежить від операційної системи та версії OpenOffice. Наприклад, у Windows XP при встановленій версії OpenOffice 3.0 запустити програму можна, натиснувши на команду Програми – OpenOffice.org 3.0 - OpenOffice.org Base з Головного меню Windows.

Основні об'єкти бази даних у Base :

Таблиці. Базовий об'єкт БД, у яких зберігається всю інформацію, інші об'єкти є похідними, тобто. створюються з урахуванням таблиць.
Запити.Здійснюють відбір даних із таблиць БД на підставі заданих умов.
Форми. Дозволяють відображати дані таблиць та запитів у більш зручному для сприйняття вигляді, додавати в таблиці нові дані, а також редагувати та видалятиіснуючі.
Звіти. Призначені для друку даних, що містяться в таблицях та запитах, у красиво оформленому вигляді.

Створення табличної бази даних

Створимо базу даних з учнів ліцею. Для створення нової БД необхідно виконати кілька кроків у Майстері баз даних (запускається автоматично після запуску Base):

1. У лівій частині вікнаМайстер баз даних у групіКроки виберемо рядокВибір бази даних.

2. У правій частині вікна для запуску процесу створення нової бази із заданими за замовчуванням параметрами активуємо пунктСтворити нову базу даних.

3. Натисніть кнопкуДалі.

4. У вікніМайстер баз даних на кроціЗберегти та виконати у групіВи хочете, щоб майстер зареєстрував базу даних у OpenOffice.org? активуємо пунктНі, не реєструвати базу даних — щоб зберегти інформацію лише у створеному файлі бази даних.

5. У групіЩо зробити після збереження бази даних? активуємо пунктВідкрити базу даних для редагування.

6. Натисніть кнопкуГотово.

7. У вікніЗберегти як виберемо місце на комп'ютері для розміщення створюваної бази.

8. У графіІм'я файлу задаємо назву бази (наприклад, Ліцей).

9. Закриємо вікно кнопкоюЗберегти.

Після виконання цієї послідовності дій ми побачимо на екрані основне робоче вікно Base.

До складу вікна входять:

рядок назви та рядок меню, які стандартні для всіх програм OpenOffice;
панелі інструментів (в Base як основні використовуються панеліСтандартна таТаблиця );
рядок стану — це службова панель, яка розташована внизу вікна програмиBase, у ній відображаються відомості про поточний документ Base, показані імена документа, бібліотеки та модуля, розділені точками;
робоче поле, де відбувається робота з базами даних.

Робоче поле, розташоване у центрі вікна Base, своєю чергою розділено п'ять основних частин:

полеБаза даних - для вибору елемента (таблиця, форма, звіт та запит);
полеЗавдання - для роботи з вибраним елементом (створення, використання);
полеОпис - для опису вибраної дії з елементом;
поле елемента – для відображення вмісту вибраного елемента (таблиця, форма, звіт та запит);
поле документа — щоб відобразити вміст вибраного документа в полі елемента.

Щоб перейти до потрібного елемента бази даних у вікні відкритої бази даних, необхідно клацнути по потрібному елементу (таблиці, формі або запиту) у поліБаза даних (у лівій частині вікна).

Якщо вікно Base вже відкрито, для створення нової бази даних необхідно виконати команду менюСтворити – Базу даних…

Клацнувши по елементуТаблиці в областіБаза даних і двічі клацнувши в областіЗавдання по рядкуСтворити таблицю в режимі дизайну, введемо наступні відомості про структуру таблиці:

Тип поля вибирається із запропонованого списку. У нижній частині вікна визначимо деякі властивості полів: для текстових полів введемо у рядкуДовжина відповідну довжину (наприклад, для поля "Прізвище" - 15, "Ім'я" - 10, "Група" - 5). Крім того, для поля "Дата народження" у рядкуПриклад формату можна вказати формат дати. Як ключове виберемо поле "Код учня", оскільки значення в ньому не повторюватимуться. Задати ключове поле можна, клацнувши по першому стовпчику правою кнопкою мишіта вибравши в контекстному меню пунктПервинний ключ.

Перебуваючи в режимі конструктора таблиць, можна змінювати типи даних та імена полів, додавати нові поля, а також копіювати та видаляти існуючі поля. Наприклад, для видалення поля потрібно маркувати відповідний рядок і вибрати командуВирізати з менюПравка.

Збережемо таблицю під ім'ям Учень, скориставшись пунктом менюФайл – Зберегти, та закриємо вікно конструктора.

Після створення таблиці її ім'я додається у вікно БД. Тепер таблицю можна відкрити в режимі конструктора, клацнувши правою кнопкою миші на ім'я потрібної таблиці та вибравши в контекстному меню пунктЗмінити, або в режимі таблиці (пунктВідкрити в контекстному меню або просто подвійним клацанням ). У режимі таблиці здійснюється введення та редагування даних. Заповнимо створену таблицю, наприклад, таким чином:

Переміщення між записами можна здійснювати за допомогою миші, клавіш керування курсором або смуги прокручування. Для швидкого переміщення між записами бази даних можна використовувати кнопки переміщення на панеліЗапис, яка знаходиться в нижній частині вікна таблиці.

Аналогічно створимо таблицю «Предмети» з наступною структурою:

та таблицю «Контрольний тиждень»:

Потім заповнимо ці таблиці даними.

Встановлення зв'язків між таблицями

Окремі таблиці БД може бути пов'язані між собою. Зв'язок між таблицями визначає тип відносини між полями. Як правило, пов'язують ключове поле однієї таблиці з відповідним полем іншої таблиці, яке називають полем зовнішнього ключа.

Пов'язані поля можуть мати різні імена, однак у них мають бути однакові типи та однакові значення властивостей.

За наявності зв'язку міжтаблицями Base буде автоматично вибирати пов'язані дані з таблиць у звітах, запитах та формах.

Щоб зв'язати таблиці в менюСервіс виберемо командуЗв'язки… У діалоговому вікніДодавання таблиці позначимо послідовно кожну з таблиць і натиснемо кнопкуДодати. Закриємо діалогове вікно. Перетягніть поле «Код учня» з таблиці «Учень» на місце аналогічного поля в таблиці «Контрольний тиждень». Поле "Код предмета" з таблиці "Предмети" перетягнемо на місце поля "Код предмета" з таблиці "Контрольний тиждень".

Після цього потрібно закрити схему даних, попередньо зберігши її (Файл - Зберегти )

Контрольні питання

1. Як запустити програму Base?

2. Що таке поле, запис та первинний ключ?

3. Як створити БД у Base?

4. Назвіть основні типи полів, які використовуються у Base.

5. Як встановити ключове поле в таблиці Base?

Вправи

1. Відкрийте програму Base.

2. Створіть БД «Ліцей».

3. Створіть три таблиці: «Учень», «Предмети» та «Контрольний тиждень».

4. Задайте структуру таблиць: імена полів та його типи, властивості полів, ключові поля.

5. Освойте операції додавання, редагування та видалення полів.

6. Встановіть зв'язок між таблицями.

7. Заповніть таблиці даними (щонайменше п'ять записів у кожній таблиці).

8. Освойте операції додавання, редагування та видалення записів.

Домашнє завдання

1. Створити БД "Кіно".

2. Створити три таблиці: "Фільми" (Код фільму, Назва фільму, Жанр фільму), "Кінотеатри" (Код кінотеатру, Назва кінотеатру, Адреса кінотеатру) та "Ціна квитка" (Код фільму, Код кінотеатру, Ціна квитка).

3. Задати структуру таблиць: імена полів та їх типи,характеристики полів, ключові поля.

4. Встановити зв'язок між таблицями.

5. Заповнити таблиці даними (щонайменше п'ять записів у кожній таблиці).

СУБД MS Access

Такою системою, зокрема, є MS Access, що входить до складу пакету Microsoft Office.

Програма MS Access може запускатися кількома способами. Основними з них є:

- клацання по командіПрограми - Microsoft Office - Microsoft Office Access 2003 з Головного меню Windows;

- подвійне клацання по піктограмі Microsoft Office Access 2003 на робочому столі Windows.

У Access використовується стандартний для середовища Windows та Microsoft Office багатовіконний інтерфейс, але не багатодокументний. Тобто в додатку одночасно може бути відкрита лише одна база даних, що містить вікно бази даних та вікна для роботи з об'єктами бази даних. У кожний момент часу одне із вікон є активним і в ньому курсором відзначається активний об'єкт. У вікні бази даних систематизовано всі об'єкти бази даних:

Таблиці. Базовий об'єкт БД, у яких зберігається всю інформацію, інші об'єкти є похідними, тобто. створюються з урахуванням таблиць.
Запити.Здійснюють відбір даних із таблиць БД на підставі заданих умов.
Форми. Дозволяють відображати дані таблиць та запитів у більш зручному для сприйняття вигляді, додавати в таблиці нові дані, а також редагувати та видаляти існуючі. Форма може містити малюнки, графіки та інші впроваджені об'єкти.
Звіти. Призначені для друку даних, що містяться в таблицях та запитах, у красиво оформленому вигляді.

Крім того, до об'єктів БД у MS Access відносяться сторінки, модулі та макроси.