Свій бізнес як перестати все робити самому.
Досвід, яким ділиться бізнес-тренер Дарія Бікбаєва, допоможе не лише тим, хто збирається розпочати свою справу чи вже має бізнес, а й навіть домогосподаркам. Справді: мало хто з нас має мистецтво делегування повноважень. Адже вміння не братися за все самому робить життя радіснішим, а роботу успішнішим.
Чому ми не любимо делегувати
Одним із кроків щодо організації своєї справи має стати ревізія вашої зайнятості: потрібно залишити значущі справи та позбутися непотрібних. Коли ми залишимо для себе ті заняття, які нам цікаві, важливі і необхідні, а решту передамо вірним помічникам, наша продуктивність збільшиться в рази.
Щоб це зробити без особливих труднощів, почніть писати «Я не люблю».
Багато творчих людей бояться делегувати повноваження з різних причин. По-перше, тому, що «краще за мене це ніхто зробити не може». По-друге, «незручно турбувати чи експлуатувати». І взагалі слово «делегування» звучить загрозливо.
Щоб знизити гостроту ситуації, пропоную змінити це поняття на «подарунок». Наші непотрібні справи для когось можуть стати найкращим подарунком та порятунком у їхній ситуації. А ми, передаючи, ділячись, робимо подарунок і собі, тому що отримуємо натомість найцінніший час, який можемо витратити на важливіші справи.
Бізнес-тренер Браян Трейсі (українською вийшла його книга «Вийди із зони комфорту. Зміни своє життя») на своєму майстер-класі підкорив мене зауваженням про те, що час неможливо заощадити, його можна лише по-різному витратити. Трейсі навів, як на мене, дуже показовий приклад зі свого життя.
Протягом багатьох років одним із його домашніх обов'язків була щотижнева стрижкагазону. І ось одного разу Браян зібрався зайнятися травою на лужку перед будинком, але виявив, що газон вже підстрижений. Виявляється, його дружина найняла садівника, який за пару годин та 20 доларів зробив цю роботу. Причиною такої зміни стала зовсім не сумнівна якість роботи Трейсі, а ідея його дружини про те, що чоловік більше не повинен витрачати на рутину час, який так необхідний його сім'ї, читачам книг та слухачам лекцій. «Твій час, Брайан, коштує набагато дорожче! Ти більше не маєш права стригти газон! — пояснила вона здивованому чоловікові своє рішення.
Де знайти потрібних людей? Що зробити, щоб співробітники не втікали до інших компаній? Листи з такими питаннями я отримую щодня. Перш ніж відповісти, я хочу повернутися до того моменту, коли я сама почала свій бізнес з організації свят.
Перше своє замовлення — організацію 10-річного ювілею найбільшого в Татарстані банку «Ак Барс банк» — я не лише отримала виключно завдяки своїй впевненості і, якщо хочете, натиску, а й реалізувала сама, без помічників, асистентів та менеджерів. Ще тільки збираючись на зустріч з керівництвом банку, я внутрішньо налаштувалася на те, що зможу провести свято краще за інших. Очевидно, моя впевненість передалася клієнту, і мені замовили проведення цього заходу: ВІП-прийом на 400 осіб плюс корпоративне свято для співробітників на 1000 осіб. Не вдаючись до подробиць, скажу, що свято пройшло чудово. Наше співробітництво з "Ак Барс банком" успішно розвивалося довгий час.
Ще одним "придбанням" у цій історії для мене стала можливість повністю самостійно пройти весь процес від "А" до "Я", відчути всі його тонкощі та слабкі місця. Я зрозуміла, що можу робити такі речі, що нічого неможливого в цьому немає.однієї людини. Але мати команду все ж таки не завадить.
Хоча б вже тому, що помічникам можна делегувати багато організаційних моментів, які не вимагають моєї участі: складання списків, зустріч артистів, запуск фонограм, контроль звуку, світла, декорацій тощо. Я почала з того, що почала наймати виконавців на проекти, потім у мене з'явилася перша помічниця, і так крок за кроком зросли кілька бізнесів.
Не хочу на це витрачати час!
Першим кроком на шляху створення вашої команди має стати підбір помічників для вирішення завдань, на які ви не маєте права витрачати свій час. Визначити такі справи досить просто — якщо у вашому списку справ є функції, які ви виконуєте вже «на автоматі», то ці функції час делегувати.
Виписуйте такі справи на листочок або в нотатках на електронному пристрої. За тиждень-два у вас накопичиться цілий список. Поставте собі запитання: «Чи точно я маю це робити?» Задайте його неодноразово, тому що з першого разу відповідь буде однозначною - ніхто крім вас зі справою не впорається! Але через деякий час приходить відповідь і знаходиться потрібна людина.
Якщо список виходить величезним, швидше за все, до нього увійшли як домашні справи, так і робітники, наприклад, оновити інформацію на сайті, купити продукти в магазині, забрати та відвезти дітей до школи тощо. У цьому випадку розподіліть завдання по групам (побутові справи, фінанси, поїздки) — так буде найпростіше знайти помічників.
Після того, як ви визначитеся з кількістю завдань, до вирішення яких плануєте залучити додаткову робочу силу, і зрозумієте, які саме співробітники вам потрібні, проаналізуйте, з якою частотою вам доводиться займатися цими завданнями — щодня, раз на тиждень, раз на місяць?
Одна з моїхслухачок не може дозволити собі постійного співробітника з великим окладом. Але це зовсім не заважає їй мати помічників. Вивчивши свій список справ на делегування, вона з'ясувала, що основну його частину складають справи, які вимагають уваги один раз на тиждень, а потім знайшла людину, яка охоче займається всіма ними у свій вихідний як додатковий заробіток. Так моя слухачка перестала робити справи, які мають для неї низьку цінність, звільнила чотири дні на місяць для вирішення важливіших справ і допомогла людині.
Які співробітники вам потрібні
Якщо ви хочете побудувати великий бізнес, то перший співробітник, якого потрібно взяти на роботу, - це особистий помічник. В ідеалі ця людина має бути багатофункціональною, тобто з легкістю замінювати вас скрізь, де ваша присутність необов'язково постійно чи необов'язково взагалі — збирання документів, очікування в чергах, організація поїздок та інша рутина.
А ось коли особистий помічник знайдено і процес «притирання» успішно завершено, можна потурбуватися про підбір безпосередньо керівників проектів. Першу таку співробітницю я взяла за рекомендацією. На всі зустрічі та переговори моя юна колега їздила зі мною. Мені дуже хотілося, щоб вона бачила, як я спілкуюся з клієнтами, як відповідаю на дзвінки та листи. Потрібного результату було досягнуто. З новачка, що робить перші боязкі кроки, вона виросла в хорошого керівника і замінила мене у багатьох проектах.
Сьогодні я вже дію інакше. Часу на навчання у нас практично немає, тому з кожним новим співробітником ми насамперед домовляємося про взаємний випробувальний термін. Для мене, як для керівника, це місяць пильного спостереження. Я даю безліч завдань у різних напрямках нашої діяльності і дивлюся, з яким ставленнямприступає до них мій майбутній співробітник. Зізнаюся, у професії організатора найважливіше на початковому етапі — не рівень професіоналізму (цьому ми навчимо), а бажання людини шукати та знаходити рішення, уміння генерувати ідеї та захищати їх.
Якось однієї зі своїх співробітниць на ім'я Тамара на випробувальному терміні я поставила завдання розвісити по місту 300 шпаківень із назвою нашої компанії. При цьому не виділила їй на цю акцію жодної копійки. Тамара знайшла чудовий вихід: домовилася зі школами, і ті провели акцію, розвішавши шпаківні. Чи треба говорити, що людина з такими організаторськими здібностями була прийнята в штат?
Наступного разу ми розповімо про те, як проводити інтерв'ю з шукачами, знаходити та утримувати співробітників.