Текстові поля, поля з списками, що розкриваються, і прапорці

Створення електронних форм. Робота з шаблонами

Теорія.У повсякденному житті ми зустрічаємося із ситуацією, коли нам видають якийсь бланк документа, в якому ми повинні заповнити вручну певні області. Це може бути бланк заяви, квитанції, заявки. Після заповнення інформація з бланків документів повторно вводитиметься в комп'ютер і оброблятиметься за заданим алгоритмом.

Сучасні програми дозволяють обійти необхідність ручного заповнення бланків документів та повторне введення заповненої інформації. УMS WORDє можливість створення електронної форми.Електронна форма- це структурований документ, що містить заповнені графи (області, поля) з постійною інформацією та деякі області(поля форми),в які користувач вводитиме змінну інформацію.

Таким чином, форма складається з постійних областей та полів, що підлягають заповненню. У постійних областях, за потреби, можна розмістити дані у графічному, текстовому, табличному вигляді. Зазвичай сама форма має вигляд таблиці. Форму можна створювати на основі раніше розробленого шаблону. У шаблоні можна розмістити поля для введення інформації, вказати їх тип, вибратиелемент керування, який буде використовуватися для введення. Змінні області (поля) можуть бути визначені яктекстові поля, поля з списками, що розкриваються, і прапорці.

Після створення форми: введення постійної інформації та вибору розташування та типу полів необхідно встановити захист документа для усунення можливості зміни постійної інформації електронного документа. Тільки після встановлення захисту можна заповнювати поля форми.

Завдання: Створіть електронну форму заявки на участь у студентській науковій конференції згідно з зразком заявки.Дайте відповідь наКонтрольні питання до Практичної роботи №4.

Зразок заявки на участь у студентській науковій конференції

Для створення форми виконайте таку послідовність дій:

  1. Створіть у папціЯндекс. Диск→Документи→MS WORDпапкуЕл_Форма.
  2. ЗапустітьMicrosoft Word.
  3. Створіть шаблон з ім'ямФорма,розмістіть його наРобочому столі, а потім перемістіть в папкуЕл_Форма. Для цього:
  • КлацнітьMicrosoft Office(File), а потім виберітьСтворити.
  • В областіШаблони, натиснітьМої шаблони.
  • В областіСтворитиклацнітьШаблон
  • КлацнітьMicrosoft Office(File), виберіть командуЗберегти як.
  • У діалоговому вікніЗберегти яквведіть ім'я нового шаблону:Форма, натисніть кнопкуЗберегти.

4. Далі створюємо макет форми: вводимо заголовок форми -Заявка на участь у конференції. 5. Створюємо таблицю, що складається з16рядків і5стовпців: переходимо на вкладкуВставка, клацаємо по кнопціТаблиця, вибираємоВставити таблицюі вказуємо відповідну кількість рядків та стовпців.

6. Згідно з наведеним зразком об'єднуємо і розбиваємо комірки, встановлюємо необхідну висоту рядків, видаляємо обрамлення кордонів, вводимо текст (найменування полів), встановлюємо параметри шрифту (на власний розсуд).

Зверніть увагу: затінені області це поля форми! 7. Вставляємо елементи керування текстовим полем для введення тексту. Для цього:

  • встановлюємо курсор у місце вставки текстового поляПрізвище,
  • переходимо на вкладкуРозробнику групіЕлементи управліннязнаходимо кнопкуІнструменти з попередніх версій,
Якщо на стрічці немає вкладкиРозробник,натискаємо кнопкуOFFICE,вибираємоПараметри WORD, у вікні Параметри Word вибираємо групуОсновні,встановлюємо прапорецьПоказати вкладку «Розробник» на стрічці.

  • натискаємо кнопку і вибираємо елементПоле,
  • вставлене текстове поле відобразиться як затінений сірий прямокутник.
8. Встановлюємо або змінюємо параметри елементів керування вмістом текстового поля. Для цього:
  • клацаємо правою кнопкою миші по полю і контекстному меню вибираємоВластивостіабо двічі клацаємо по полю,
  • у вікніПараметри текстового полявстановлюємо необхідні параметри (у спискуТипвибираємо типЗвичайний текст).
9. Вставляємо аналогічним чином полеІм'я,По батькові,Місто, Факультет, група, Тема доповіді, Секція № (найменування).

10. Клацаємо двічі по полюМісто.З'явиться вікноПараметри текстового поля.Вводимо в полеТекстза замовчуванням–Хабаровськ.

11. Вставляємо поле зі спискомВНЗ.У вікніПараметриполя зі спискомвводимо -ДВІ філіяРАНХіГСв полеЕлемент спискуі натискаємо кнопкуДодати, вводимоПед.університет—натискаємо кнопкуДодати,вводимо>ТОГУ-натискаємо кнопкуДодати,перераховуємо ще ряд вузів міста Хабаровська.

12. Вставляємо текстове полеРік народження. Властивості поля:Тип - число,Максимальна довжина-4,Формат числа- 0.

13. Вставляємо текстове полеДата приїзду(у разі іногороднього учасникаконференції). Відкриваємо вікноПараметри текстового поля(подвійним клацанням миші по полю) і встановлюємоТип – Дата, Формат дати – dd.MM.yyyy.Для введення тексту, що пояснює, натискаємо кнопкуТекст довідки, відкриваємо вкладкуКлавіша F1, клацаємо по прапорцюТекст довідкиі вводимо текст:Вкажіть передбачувану дату приїзду(тепер, після натискання клавіші F1, буде з'являтися введений текст, що пояснює.

14. Вставляємо полеДата оформлення заявки. Формат дати – dd.MM.yyyy.

15. Вставляємо поле зі спискомЧи потрібно готель.У вікніПараметри поля зі спискому полеЕлемент спискувводимоТакі натискаємо кнопкуДодати, вводимоНіу поліЕлемент спискуі натискаємо кнопкуДодати.

16.Полявставлено, властивості визначено. Наступний крок – встановлюємо захист на різні частиниформидля запобігання видаленню або редагування певногоелемента управлінняабо групи елементів управління, абозахистувсієї форми паролем.

17. Для захисту постійної інформації від редагування необхідно захистити електронну форму. Для цього:

  • у вкладціРозробнику групіЗахиститинатискаємо кнопкуЗахистити документі вибираємо командуОбмежити форматування та редагування
  • в області завданьОбмежити форматування та редагуванняу розділіОбмеження на редагуваннявибираємо параметрВведення даних у поля формі натискаємо кнопкуТак, увімкнути захист

18. Тепер документ дозволяє вводити інформацію у поля форми, але забороняє безпосередньо міняти рештутекст.

19. У вікніУвімкнути захистможна ввести пароль для захисту форми (у навчальних цілях вводити пароль не обов'язково). Щоб ввести пароль, заповніть полеНовий пароль, а потім повторіть його в поліПідтвердження пароля.Тільки користувачі, які знають пароль, зможуть зняти захист та змінити форму.

20. Зберігаємо шаблонФорма,в якому розміщена структура форми в папціЕл_Формаі закриваємо шаблонФорма. Звертаємо увагу, що значок шаблону відрізняється від значка документа.

21. Наступним етапом є наповнення форми. Оскільки шаблон призначений для багаторазового використання, необхідно відкритиДокументна основі створеного шаблонуФорма.Подвійним клацанням по шаблону відкриваємоДокумент.

При заповненні переміщення між полями захищеної форми здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору, клавішеюTab,клацанням миші,клавішамиPageDown та PageUp. При введенні даних у поля форми перевірка правопису не проводиться,автотекстне працює,автозамінаможлива. При заповненні поля зі списком у правій його частині відображається значок списку, що розкривається. Натисніть стрілку списку і виберіть потрібне значення.

23. Зберігаємо заповнену форму з ім'ямМоя_ФорманаРобочому столі, а потім переміщуємо її в папкуЕл_Форма.

Це варіант індивідуального (поодинокого) заповнення форми, але можна автоматизувати процес заповнення форми для отримання групи документів шляхом використання процедуриЗлиття.

24. Для цього створюємо таблицю в текстовому процесоріWORDнаступного виду: