Тема «Захист конфіденційної інформації під час проведення переговорів та нарад»
Виконала: студент групи 632281
Прийняв: д.т.н., професор
Основні вимоги до підготовки та проведення нарад та переговорів з конфіденційних питань 4;
Порядок призначення відповідальних осіб та їх обов'язки щодо проведення нарад та переговорів 8;
Підготовка програми проведення закритої наради 9;
Складання списків учасників наради 10;
Визначення складу інформації, що використовується під час нарад, переговорів 12;
порядок проходу запрошених осіб на наради або переговори, ведення ними записів 13;
Особливості використання технічних засобів під час документування інформації 14;
Список литературы 16.
Основні вимоги до підготовки та проведення нарад та переговорів з конфіденційних питань
Організація проведення будь-якого заходу, у тому числі нарад та переговорів, пов'язана з його підготовкою. Немає єдиних безпомилкових правил у цьому напрямі. Однак рекомендується наступний варіант схеми такої підготовки: планування, збирання матеріалу та його обробка, аналіз зібраного матеріалу та його редагування.
Дозвіл на проведення конфіденційних нарад та переговорів із запрошенням представників інших організацій та фірм дає виключно перший керівник фірми. Рішення першого керівника про майбутню конфіденційну нараду доводиться до відома секретаря-референта та начальника служби безпеки. З метою подальшого контролю підготовки та проведення такої наради інформація про це рішення фіксується секретарем-референтом у спеціальній обліковій картці. У цій картці зазначаються: найменуваннянаради чи переговорів, дата, час, склад учасників з кожного питання, особа, керівник, відповідальний за проведення, відповідальний організатор, контрольні позначки, зона відомостей про факт проведення, зона відомостей за результатами наради чи переговорів.
Підготовку конфіденційної наради здійснює керівник, що його організує, із залученням співробітників фірми, допущених до роботи з конкретною цінною інформацією, що становить таємницю фірми або її партнерів. З-поміж цих співробітників призначається відповідальний організатор, який планує та координує виконання підготовчих заходів та проведення самої наради. Цей співробітник інформує секретаря-референта про перебіг підготовки наради чи переговорів. Отримана інформація вноситься секретарем-референтом до облікової картки.
У процесі підготовки конфіденційної наради складаються:
1. програма проведення наради;
3. інформаційні матеріали;
4. проекти рішень;
5. список учасників наради з кожного питання порядку денного.
Програма проведення наради – зборам та засіданням передує велика підготовча робота, яка відображається в адміністративних документах. Документування підготовки засідання полягає, перш за все, у складанні порядку денного, до якого можуть бути включені питання, не передбачені планом, але які вимагають обов'язкового дозволу на засіданні. До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на засіданні. Однак на практиці цієї вимоги не завжди дотримується. До порядку денного нерідко включається багато питань, а отже, потрібні особливо ретельна підготовка таких засідань та чітке їхнє ведення. У цьому випадку на порядку денному треба вказати,скільки часу приділяється на кожне питання, а на самому засіданні встановити жорсткий регламент.
Питання на порядку денному слід розташовувати в порядку їх важливості та складності, при цьому так, щоб запрошені на засідання витрачали якнайменше часу в очікуванні розгляду своїх питань. До порядку денного додають список запрошених на засідання із зазначенням їхньої посади та організації, яку вони представляють.
У великих установах до засідання з найважливіших питань складається довідка з їхньої суті, у якій вказується причина і мета постановки питання обговорення. Разом з довідкою подається проект рішення, ухвали.
Постанова питань на обговорення колегіальних органів може бути прийнята не лише з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.
Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. Під час підготовки великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких планується участь працівників установ, організацій з інших країв та областей, міжнародних організацій рекомендується передбачити наступні моменти:
• вироблення порядку денного та визначення кола передбачуваних учасників;
• ознайомлення передбачуваних учасників із порядком денним;
• вироблення регламенту наради;
• підготовка матеріалів, які розглядатимуться на нараді: а) доповіді, інформаційного повідомлення організатора наради; б) доповіді, інформаційного повідомлення передбачуваних учасників; в) довідково-інформаційних матеріалів, які можуть бути потрібні в ході наради; г) проекту рішення.
• організаційне забезпечення наради: а) реєстрація учасників; б) розміщення учасників; в) транспортне забезпечення учасників;
г) харчування учасників; д) культурно-масові заходи,
е) інформування учасників з питань, що їх цікавлять,
ж) постачання учасників канцтоварами;
• організаційні роботи Секретаріату наради;
• технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);
• документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів): а) складання протоколу (стенограми), підсумкових матеріалів; б) розмноження підсумкових матеріалів; в) забезпечення цими матеріалами учасників наради;
• анкетування учасників наради: а) про роботу наради; б) про рівень організації та проведення наради;
• якщо у роботі наради бере участь ціла група, потрібен план, затверджений посадовцем, відповідальним за нараду;
• складається кошторис витрат. Визначається порядок денний. У відповідному документі вказується тема, яка обговорюватиметься на нараді, перераховуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, що пропонуються для обговорення, та наводяться короткі відомості про промовців: їх прізвища, імена та по батькові (повністю або скорочено), посади, вчені звання[1].