ТОВ та АТ тепер можуть відмовитися від використання печаток як це зробити та в яких документах

Організації більше не повинні мати круглі печатки: розуміємось на деталях

До останнього часу законодавство зобов'язувало організації мати круглі печатки із зазначенням назви та місця знаходження. Прийнятий федеральний закон зняв з них такий обов'язок і зробив застосування печаток правом АТ і ТОВ. У законах про ТОВ та АТ тепер використовується таке формулювання:

Суспільство має право мати печатку, штампи та бланки зі своїм найменуванням, власну емблему, а також зареєстрований в установленому порядку товарний знак та інші засоби індивідуалізації. Федеральним законом то, можливо передбачено обов'язок товариства використовувати печатку. Відомості про наявність печатки повинні міститися у статуті товариства (п. 7 ст. 2 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства», п. 5 ст. 2 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»).

Виділимо кілька ключових моментів.

1)Тепер організації мають право, але не повинні мати печатку. Насамперед передбачалося, що суспільство повинно мати печатку. 2)Відомості про наявність друку повинні міститися у статуті. Тепер у статуті має бути прописано, що організація має печатку. Насамперед подібні вимоги до статутів не пред'являлися, оскільки друк мав бути у будь-якому випадку. 3)Друк прирівняли до засобів індивідуалізації. Друк стає лише засобом індивідуалізації організації (таким, як емблема або товарний знак). І вона тепер може бути будь-якою (не обов'язково круглою). 4)Окремі закони можуть передбачати випадки, коли організація зобов'язана використовуватипечать. На рівні федерального законодавства можуть зберігатися випадки, коли без друку не обійтися.

Що буде з печатками ІП?

Поправки внесені до законів про господарські товариства та, відповідно до індивідуальних підприємців, відношення не мають. Для них нічого не змінилося. Законодавство РФ, як і колись, не зобов'язує індивідуальних підприємців мати печатку. Питання про виготовлення та використання печатки підприємці, як і раніше, вирішують самостійно.

Коли друк можна проставляти за її наявності

Багато законів прямо вказували, що з вчиненні тих чи інших угод проставлення друку обов'язково. Але оскільки наявність печатки стала необов'язковою, то законодавці ці закони скоригували. І передбачили, у яких випадках відбиток друку слід проставляти лише «за його наявності». Перелік таких законів ми узагальнили у таблиці.

Найменування закону

Проставлення друку

Трудовий кодекс України (ст. 230).

Друкуванням (за її наявності) повинен засвідчуватися акт про нещасний випадок на виробництві.

Арбітражний процесуальний кодекс України (ч. 5 ст. 61).

Довіреність від імені організації має бути підписана її керівником чи іншою уповноваженою особою та скріплена печаткою організації (за її наявності).

Цивільний процесуальний кодекс (ч. 3 ст. 53 ЦПК України).

Довіреність від імені організації видається за підписом її керівника чи іншої уповноваженої особи, скріпленої печаткою цієї організації (за її наявності).

Цивільний кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ЦК України).

Для оформлення подвійного складського свідоцтва слід застосовувати друк (за його наявності).

Федеральний закон від 26.12.08 № 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб таіндивідуальних підприємців під час здійснення державного контролю (нагляду) та муніципального контролю» (ч. 10 ст. 16).

Журнал обліку перевірок має бути прошитий, пронумерований та засвідчений печаткою юридичної особи, індивідуального підприємця (за її наявності).

Федеральний закон від 02.10.07 № 229-ФЗ «Про виконавче провадження» (ч. 2 ст. 54).

Довіреність, що видається від імені організації іншій особі, повинна бути підписана керівником або іншою уповноваженою на те особою та скріплена печаткою організації (за її наявності).

Федеральний закон від 21.07.97 № 122-ФЗ «Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним» (п. 4 ст. 16).

При поданні до реєструючого органу копій установчих документів вони повинні засвідчуватися печаткою юридичної особи (за її наявності).

Федеральний закон від 22.11.95 № 171-ФЗ «Про державне регулювання виробництва та обігу етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції та про обмеження споживання (розпивання) алкогольної продукції» (підп. 5 п. 1 ст. 10.2).

Відпустка (реалізація) етилового спирту здійснюється за наявності в організації-покупця засвідчених підписом керівника та печаткою (за її наявності) копії повідомлення про сплату авансового платежу акцизу з відміткою податкового органу за місцем постановки на облік покупця спирту.

Федеральний закон від 16.07.98 № 102-ФЗ «Про іпотеку (заставу нерухомості)» (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).

Друкуванням (за її наявності) повинні засвідчуватися:

виписки за рахунком депо;
заставні про виконання забезпеченого іпотекою зобов'язання.

Федеральний закон від 22.04.96 № 39-ФЗ "Про ринок цінних паперів" (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст.18, п. 10 ст. 27.5-3).

Друкуванням (за її наявності) повинні засвідчуватися:

рішення про емісію цінних паперів
сертифікати емісійного цінного папера;
рішення про випуск українських депозитарних розписок.

Федеральний закон від 21.12.01 № 178-ФЗ «Про приватизацію державного та муніципального майна» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).

Друкуванням (за її наявності) повинні засвідчуватися:

документи, що містять відомості про частку РФ, суб'єкта України або муніципальної освіти у статутному капіталі юридичної особи;
документи, які подаються претендентами на купівлю майна.

Федеральний закон від 27.11.10 № 311-ФЗ «Про митне регулювання в РФ» (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1 ст. 184)

Друк (за її наявності) повинен проставлятися:

на доручення від імені організації (при оскарженні дій митного органу);
на копії аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності, що додається до заяви про включення до реєстру уповноважених економічних операторів;
на «паперовій» звітності про товари, що зберігаються, перевозяться, реалізуються, переробляються та (або) використовуються і про скоєні митні операції;
на виписках із системи обліку товарів, що подаються посадовим особам митних органів.

Федеральний закон від 05.04.13 № 44-ФЗ «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» (ст. ст. 51, 61, 88).

Друк (за її наявності) повинен проставлятися:

на довіреності, що додаються до заявок на участь у відкритому конкурсі, закритому аукціоні;
на довіреності, з метою отриманняакредитації учасників електронного аукціону;
на заявці на участь у закритому аукціоні.

Зі знищенням печаток краще не поспішати

Набуття чинності законом

Укладання договорів

Виходить, що проставлення печатки на договорах і раніше не було обов'язковим (якщо цього, звісно, не вимагав сам договір).

Первинні документи

Форми первинних облікових документів організації мають право розробляти самостійно (див. «Новий закон про бухоблік: які первинні облікові документи можна використовувати»). У цьому букви «М. П.» на таких документах можна було не ставити і раніше (оскільки відбиток печатки не є обов'язковим реквізитом «первинки» в силу статті 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

Форми, обов'язкові до застосування

Існують документи, які складаються лише за суворо встановленими формами (наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери № КО-1 та КО-2, затв. постановою Держкомстату України від 18.08.98 № 88).

Також передбачено, що на більшості бланків суворої звітності має бути проставлено печатку (пункт 3 положення, затв. постановою Уряду України від 06.05.08 № 359). Ці вимоги продовжують діяти.

Друк у трудовій книжці

Друк потрібен роботодавцям для ведення трудових книжок Так, друк потрібно проставляти на титульному аркуші, при зміні записів або при звільненні працівників (пункти 2.2, 2.3 та 35 інструкції, затв. постановою Мінпраці України від 10.10.03 № 69).

Подання документів до ІФНС

Як правило, копії документів, що подаються в ІФНС, потрібно завіряти печаткою (статті 93, 93.1 НК РФ).

Податкова та інша звітність організації

Багатоорганізації, які звітують в електронному вигляді, вже давно забули про друк на деклараціях (адже їм достатньо лише наявності електронного цифрового підпису).

А ось ті, хто продовжує звітувати «на папері», мають проставляти друк, оскільки форми звітних документів передбачають його наявність, наприклад:

декларація з УСН;
декларація з ЕНВД;
форма 4-ФСС;
Форма РСВ-1 ПФР.

Зауважимо, що відсутність на декларації печатки є однією з підстав для відмови у її прийомі (лист Мінфіну України від 01.02.13 № 03-02-07/1/2031). Також без друку не приймають, наприклад, розрахунки за формою РСВ-1 (п. 24 адміністративного регламенту, затв. наказом Мінпраці України від 22.10.12 № 329н).

Безкоштовно звітувати до всіх контролюючих органів протягом трьох місяців

Чи потрібно змінювати статут організації?

Як ми вже сказали, законодавці передбачили, що відомості про наявність печатки мають утримуватися у статуті. У зв'язку з цим приходимо до таких висновків:

якщо у чинному статуті нічого про друк не сказано, то можна залишити його в такому вигляді. Але в такому випадку вийде, що організація друку не має і, відповідно, користуватися нею не можна;
якщо організація бажає офіційно закріпити наявність друку, то статут необхідно внести зміни. Але тоді вийде, що друк організація повинна буде використовувати навіть тих випадках, коли проставлення друку необов'язково.

А чи можна не вносити зміни до статуту та одночасно продовжити користуватися печаткою? Однозначної відповіді на це питання поки що немає. Адже з одного боку, якщо у статуті про друк нічого не сказано, то печатки не повинно бути. З іншого боку, існує ціла низка документів,яких, як і раніше, потрібно ставити печатку всім організаціям (незалежно від змісту статуту)

Практичні висновки

Досить багато підзаконних актів (наприклад, накази Мінфіну, які затверджують форми податкових декларацій та порядок їх заповнення) все ще передбачають печатку як обов'язковий реквізит на тих чи інших документах. Проте ухвалений федеральний закон прямо говорить, що обов'язок організацій використовувати печатку може бути передбачена лише федеральним законом. Як бути в такій ситуації? Продовжувати проставляти печатки на деклараціях чи ні? На наш погляд, поки що краще проставляти відбитки печатки, щоб уникнути конфліктів з перевіряючими. А остаточне рішення можна буде ухвалити після появи офіційних роз'яснень чи внесення змін до підзаконних актів. У висновку наведемо невелику цитату із висновку правового управління Ради Федерації на ухвалений федеральний закон:

«Правовими наслідками набрання чинності Федеральним законом є встановлення спрощеного порядку оформлення документів у сфері діяльності господарських товариств з урахуванням повсюдного збільшення використання електронного підпису в діловому документообігу.

Таким чином, в українському законодавстві з'являється все більше законів, які стимулюють відмову від «паперового» документообігу та закликають використовувати для ведення справ та засвідчення звітності електронний підпис та системи для обміну юридично значущими електронними документами.

Безкоштовно звітувати до всіх контролюючих органів протягом трьох місяців

Підключитись до системи електронного документообігу з контрагентами