Уникайте ефекту доміно допоможіть учасникам команди усвідомити свій внесок
Уявіть собі ситуацію: команда працює над довгим звітом. Кожному призначено окремий фрагмент тексту, який потрібно написати до вказаного терміну. Усі чітко розплановано. Але учасниця команди, відповідальна за перші два розділи, починає відставати від графіка.
«Подумаєш! — розмірковує вона, байдуже заглядаючи до календаря. — Якщо я й запізнюся, то лише на кілька днів».
Вона впевнена, що за великим рахунком це недовге запізнення не відіграє жодної ролі, і тому не спромігся попередити про затримку своїх колег.
Але вона не розуміє, що інший учасник команди чекає не дочекається інформації, яка міститься у її розділі, і не може без неї закінчити власний розділ. Дизайнер не може підготувати ілюстрації, доки не прочитає весь звіт. Редакторка виділила певний день у своєму розкладі, щоб попрацювати над звітом, але раптово з'ясовує, що звіт не буде готовий до цього дня.
Люди надто часто не помічають лісу за деревами і зовсім не розуміють, як їхня окрема ділянка роботи вписується в загальну картину. На жаль, подібне нерозуміння часто призводить до так званого ефекту доміно, приклад якого ми описали.
Вам, як керівнику, потрібно допомогти учасникам команди усвідомити важливість свого внеску у спільну справу та побачити всю мозаїку, а не окремі її фрагменти. Але чому це завдання має таке велике значення, і як успішніше з нею впоратися? Давайте подивимося.
Цілісна картина – у чому її важливість для команди?
Коли мова заходить про досвід окремих учасників команди, можна навести приклад дитячої казки, яка чудово ілюструє проблему нестачі порозуміння.
«Нуось, перед вами Вінні-Пух. Як бачите, він спускається сходами слідом за своїм другом Крістофером Робіном, головою вниз, перераховуючи сходинки власною потилицею: бум-бум-бум. Іншого способу сходити зі сходів він поки що не знає. Іноді йому, правда, здається, що можна знайти якийсь інший спосіб, якби він тільки міг на хвилинку перестати бумкати і як слід зосередитися».
«Якщо ви член організації, то шлях, який ви проходите, багато в чому залежить від вашого місця в цій організації, пояснює глава відділу кадрів Wrike Сара Шин. — Ваша мета полягає в тому, щоб усі спустилися зі сходів і не були Вінні-Пухами».
Щоб досягти успіху, учасникам команди потрібно не тільки знати свою спільну мету, але й розуміти, як їм досягти цієї мети спільно, і який вплив мають їхні дії та їх внесок у роботу на решту учасників команди.
Ознайомтеся з нещодавньою статтею в нашому блогу про пошук сенсу в роботі, де ми пропонуємо три способи навіяти учасникам команди відчуття спільної мети.
Як допомогти учасникам команди усвідомити свій внесок?
Чи йдеться про великі команди або про команди, учасники яких працюють віддалено, поширення інформації серед співробітників може виявитися непростим завданням. Але її можна вирішити.
«Керівник має бути ще й куратором, — пояснює Мелісса Томас-Хант, старший науковий співробітник, директор, відповідальний за політику мультикультуралізму, та професор Дарденської школи ділового адміністрування Вірджинського університету. — Тобто він має точно оцінювати досвід та потенційні можливості учасників. Це саме його завдання — опікуватися учасниками команди,формувати їх знання та досвід і задавати напрямок».
Але як цього досягти? Пропонуємо кілька ключових стратегій, якими варто скористатися, щоб допомогти учасникам команди зрозуміти важливість їхнього особистого внеску.
1. Організаційна нарада: почніть правильно
Вирішенням цієї проблеми може стати проведення організаційних нарад, які мають на меті донести до всіх учасників команди всю необхідну інформацію.
«Одне з перших завдань – це організація стартової наради, – пояснює Девід Коулман, старший аналітик Collaborative Strategies. — Перш ніж співробітники почнуть працювати над проектом, поговоріть із ними. Так вони зможуть дізнатися, за яких обставин працюють інші учасники команди. Коли ваші співробітники почнуть краще розуміти своїх колег і більше їм довіряти, шанси, що їхня спільна робота виявиться успішною, стануть набагато вищими».
Це допоможе учасникам команди точно знати, що відбувається до того, як вони розпочнуть свою частину роботи, і що відбуватиметься після того, як їх завдання буде виконано. Так вони набагато краще зрозуміють, чому так важливо відповідально поставитися до дорученого завдання.
Рекомендація: перед початком кожного проекту відверто обговоріть його з підлеглими та донесіть до них загальну картину. Це дозволить досягти набагато більшого успіху, ніж ви можете очікувати.
2. Перехресне навчання: дізнавайтеся про те, як працюють інші
Поставте в пару до учасника команди співробітника, який виконує іншу роль або працює в іншому відділі. Дайте можливість вашим підлеглим дізнатися, як працюють інші. Таке взаємне чи перехресне навчання допоможе учасникам вашої команди оцінити роботу інших людей та побачити, як виконується решта проекту.
У деяких командахвпроваджено формальний процес перехресного навчання зі співробітниками з інших відділів, а інші команди поки що відстають і обмежуються нарадами та обговореннями.
Хоч би який шлях ви обрали, дуже важливо не навішувати ярлики на учасників вашої команди. Дайте їм можливість проявити себе, навіть якщо при цьому вони затіняють інших співробітників, або дозвольте їм отримати корисний досвід у будь-якій іншій ролі. Так вони краще розумітимуть, як виконуються великі проекти, і будуть вам вдячні.
3. Вплив середовища: використовуйте людський фактор
Вплив середовища — те, з чим доводилося боротися вчителям у старших класах школи. І, вірите чи ні, але воно і зараз так само дієве.
"Я переконався, що вплив середовища може відігравати дуже велику роль у проектних групах", - зізнається Коулман. Але тиск колективу у професійному середовищі виглядає зовсім інакше, ніж аналогічне негативне явище серед підлітків. У наш час воно означає зростаючу важливість людського чинника у процесі виконання робочого завдання.
Давайте розглянемо приклад. Яке звернення викличе найсильніше бажання завершити свою роботу якомога швидше?
- "Здайте матеріали вчасно, або проект не буде виконано вчасно".
- "Здайте матеріали вчасно, або ми виб'ємося з бюджету".
- «Дуже важливо, щоб ви здали матеріали вчасно. В'ячеслав робитиме наступний етап, і було б нечесно заганяти його до цейтноту, щоб ми встигли завершити проект вчасно».
Якщо ви вибрали останній варіант, то ви не самотні. Якщо ви підкреслите вплив одних учасників команди на інших, це може виявитися більш дієвим, ніж перерахування наслідків для всього проекту в цілому або для прибутку компанії. Це пов'язано не стільки зроботою, скільки з людьми.
І результати досліджень підтверджують цей висновок. Опитування, проведене вченими з Університету Айови, показало, що прагнення надати послугу товаришу по службі мотивує навіть сильніше, ніж обіцянка прибавки до зарплати.
4. Вчимося бачити загальну картину: повторення - мати вчення
Про які б знання не йшлося, ніщо не запам'ятовується з першого разу. Вам потрібно демонструвати співробітникам цілісну картину знову і знову і знову.
«Якщо, звертаючись до своєї команди, ви щоразу роз'яснюватимете їм загальну ситуацію, вони це зрозуміють і засвоять природним чином», — пояснює фахівець з питань лідерства та письменник Кевін Ейкенберрі у своєму блозі.
Нехай велика та цілісна картина стане спільною частиною всіх ваших повідомлень. Ви можете організувати дискусію на цю тему в рамках атестації. Постійно нагадуйте про це у розмовах з учасниками команди, і незабаром такий погляд на ситуацію стане для ваших співробітників цілком природним та звичним.
На закінчення
Кожен із учасників команди може так ретельно зосередитись на своєму окремому дереві, що лісу за деревами вже не побачить. Ваше завдання, як керівника, полягає в тому, щоб допомогти співробітникам побачити перспективу, зрозуміти, яку роль відіграють їхні окремі завдання та наскільки вони важливі як для конкретного проекту, так і для всієї компанії, а також для досягнення бізнес-цілей.
Використання цих чотирьох стратегій допоможе спростити цей процес та згодом підвищить рівень задоволеності, ефективності та співробітництва у вашій команді.