Універсальний передавальний документ – альтернатива рахунку-фактурі та накладній

Федеральна податкова служба розробила нову форму - універсальний передавальний документ. Він поєднає в собі функції рахунку-фактури та бухгалтерської первинки, дозволить суттєво скоротити документообіг. Про те, як використовувати нову форму на практиці, ми розповімо у цій статті.

Зміст статті:

Для чого було розроблено універсальний передавальний документ

Навіщо потрібний УПД

На підставі універсального передавального документа можна вести бухоблік, списати витрати з податку на прибуток, а також заявити податкове відрахування з ПДВ. Таке об'єднання функцій цілком логічно і закономірно, оскільки належно оформлені первинні облікові документи необхідні як бухгалтерського, але й податкового обліку.

Наведемо для прикладу окремі положення, які визначає податкове законодавство для заяви відрахувань із ПДВ:

Рахунок-фактура - це основу прийняття покупцем пред'явлених продавцем товарів (робіт, послуг), майнових прав сум податку відрахування НК Україна (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Вирахуванням підлягають суми податку, пред'явлені платнику податків при придбанні товарів (робіт, послуг), майнових прав на території РФ, або фактично сплачені ними при ввезенні товарів на територію України та інші території, що перебувають під її юрисдикцією, після прийняття на облік зазначених товарів (робіт, послуг), майнових прав з урахуванням особливостей, передбачених цією статтею таза наявності відповідних первинних документів (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А ось яка роль приділяється первинним документам при обчисленні податку на прибуток:

Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно дозаконодавством РФ, або документами, оформленими відповідно до звичаями ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої були здійснені відповідні витрати, та (або) документами, що побічно підтверджують вироблені витрати (ст. 252 НК РФ).
Податковий облік - система узагальнення інформації визначення податкової бази з податку основі даних первинних документів. Підтвердженням даних податкового обліку є первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Форми первинних облікових документів затверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку (ч. 4 ст. 9). Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом (ч. 5 ст. 9).

У яких випадках можна використовувати УПД

Застосовуватись універсальний передавальний документ може для оформлення наступних операцій:

відвантаження товарів (без транспортування та з транспортуванням);
передача результатів виконаних робіт;
надання послуг;
передача майнових прав;
відвантаження товарів (робіт, послуг) комісіонером (агентом) комітенту (принципалу).

УПД може використовуватися і як суміщений документ (первинний та рахунок-фактура) та як тільки первинний обліковий документ.

Зверніть увагу, використовувати нову форму в документообігу не обов'язково! Організації та підприємці можуть, як і раніше, застосовувати будь-які інші документи, що відповідають вимогам статті 9 Закону № 402-ФЗ.

Що включає УПД

Розглянемо докладніше універсальний передавальний документ.

Видно, що форма рахунка-фактури, затверджена постановою №1137, «вбудована» в УПД, обведена жирною лінією і не зазнала жодних змін. Крім показників рахунка-фактури, в документі також містяться сім обов'язкових реквізитів первинки, названих у ч. 2 ст. 9 Закону №402-ФЗ:

Що таке статус УПД

В універсальному передавальному документі є реквізит Статус. Його значення може бути "1" або "2". Якщо в полі Статус вказати «1», то документ застосовується одночасно як рахунок-фактура і первинка.

Якщо значення статусу дорівнює «2», то УПД використовуватиметься лише як первинний обліковий документ. УПД зі статусом «2» можуть сміливо застосовувати «спрощенці», оскільки виставлення такого документа не призводить до виникнення обов'язку щодо обчислення та сплати ПДВ. Крім цього, документ зі статусом «2» може застосовуватися під час відвантаження товарів комітентом комісіонеру.

Якщо статус документа «2», то поля, встановлені як обов'язкові виключно для рахунку-фактури, можуть не заповнюватися:

«До платіжно-розрахункового документа» (рядок 7);
"У тому числі сума акцизу" (графа 6);
"Податкова ставка" (графа 7);
"Цифровий код країни походження товару" (графа 10);
"Коротке найменування країни походження товару" (графа 10а);
"Номер митної декларації" (графа 11).

Як привласнити номер УПД

Щодо вимог до первинного бухгалтерського документа, то номер не перерахований серед його обов'язкових реквізитів (ст. 9 Закону № 402-ФЗ). Виходячи з цього:

в УПД зі статусом «1» номер присвоюється відповідно до хронології нумерації рахунків-фактур;
в УПД зі статусом «2» номер присвоюється відповідно до хронології нумерації первиннихдокументів (накладних, актів тощо).

Як заповнити дату УПД

рядок (1) – дата складання документа;
рядок [11] - дата здійснення факту господарського життя (дата реального відвантаження товарів, передачі замовнику результатів робіт, пред'явлення документа про надання послуг, передачі майнових прав);
рядок [16] – дата отримання товарів, приймання результатів робіт, надання послуг, отримання майнових прав.

Згадаймо, як законодавство пов'язує дату складання рахунку-фактури, момент визначення податкової бази та виникнення права на відрахування у покупця. Відповідно до п.5 ст.169 НК РФ, пп. «а» п.1 Правил заповнення рахунків-фактур:

Відповідно до ч. 3 ст. 9 закону № 402-ФЗ, первинний обліковий документ має бути складений при скоєнні факту господарського життя, а за неможливості - безпосередньо після його закінчення.

Розглянемо тепер можливі варіанти проставлення дат у передавальному документі:

УПД складається в останній момент скоєння факту господарського життя (відвантаження товару, передачі, послуг, майнових прав). Цілком може бути «ідеальний варіант», коли дата складання документа, дати відвантаження та приймання товарів збігаються, тоді відповідно збігаються і показники рядків 1, 11 та 16.
Можуть збігатися дати складання документа та дата відвантаження, тобто збігаються рядки 1 і 11, а дата приймання, тобто стор. 16 буде пізніше.

У цих випадках моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядках 1 та 11, а для робіт – у рядку 16.

УПД може складатися до скоєння факту господарського життя (перед відвантаженням товарів, передачею), тоді хронологія подій виглядатиме так:

1. складання документа - дата, зазначена у рядку 1;

2. відвантаження - дата, зазначена у рядку 11;

3. приймання - дата, зазначена у рядку 16.

Моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядку 11, а для робіт – у рядку 16.

Може скластися ситуація, коли скласти документ при скоєнні факту господарського життя не було можливості, і УПД було складено безпосередньо після його закінчення (у передбачених п. 3 ст. 9 Закону № 402-ФЗ випадках), тоді хронологія подій буде виглядати так:

1. відвантаження - дата, зазначена у рядку 11;

2. складання документа - дата, зазначена у рядку 1;

3. приймання - дата, зазначена у рядку 16.

Моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядку 11, а для робіт - у рядку 16. Щодо покупця, то він має право заявляти відрахування з ПДВ не раніше дати отримання товару або дати приймання робіт, зазначеної у рядку 16.

Хто ставить підпис в УПД

Хто і в яких рядках має підписувати універсальний документ? Рядки «Керівник організації або інша уповноважена особа», «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» заповнюються завжди згідно зі ст. 169 НК РФ, Додатку № 1 до Постанови № 1137. Немає винятку для заповнення цих рядків та при застосуванні статусу «2».

У рядку 10 зазначається посада, ініціали та підпис особи, яка відвантажила товар, або уповноваженої підписувати акти передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені організації чи підприємця. Якщо ця особа збігається з особою, яка уповноважена підписувати рахунок-фактуру, то може вказуватися лише посада та ініціали без повторення підпису.

У рядку 13 слід зазначитипосада, ініціали та підпис людини, відповідальної за правильне оформлення факту господарського життя, з боку продавця. Якщо це та сама людина, хто зазначений і в рядку 10, то в рядку 13 можна вказати лише посаду та ініціали без повторення підпису.

У рядку 15 потрібно написати посаду, ініціали та підпис особи, яка отримала товар, або особи, яка уповноважена підписувати акти передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені економічного суб'єкта.

У рядку 18 зазначається посада, ініціали та підпис особи, відповідальної за правильне оформлення факту господарського життя, з боку покупця. Якщо ця особа збігається з особою, зазначеною у рядку 15, то може вказуватись лише посада та ініціали без повторення підпису.

Зміни, внесені до частини 3 статті 9, розмежовують міру відповідальності осіб, які підписують первинні облікові документи. Так, «особа, відповідальна за правильність оформлення факту господарського життя, забезпечує своєчасну передачу первинних облікових документів для реєстрації даних, що містяться в них, у регістрах бухгалтерського обліку, а також достовірність цих даних. Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, та особа, з якою укладено договір про надання послуг із ведення бухгалтерського обліку, не несуть відповідальності за правильність оформлення фактів господарського життя».

Найменування економічного суб'єкта та друк

Рядок 14 УПД - показник, що дозволяє включити інформацію про суб'єкт господарювання, який склав документ з боку продавця (виконавця). Це може бути особа, яка веде бухгалтерський облік продавця (виконавця) або комісіонер (агент), якщо він передає комітенту (принципалу) товар, результати робіт, послуги, придбані в його інтересах.

У рядку 19 потрібно вказати відомості про суб'єкта господарювання, який склав документ з боку покупця (замовника), у тому числі відомості про особу, яка веде бухгалтерський облік покупця.

Однак, якщо на документі стоятиме печатка, що має у своєму складі повну назву економічного суб'єкта, який склав документ, показники рядків 14 та 19 можна не заповнювати.

Поля, які заповнювати не обов'язково, але корисно

У універсальний передавальний документ введені додаткові поля, які необов'язкові для заповнення, але можуть бути зручними для користувачів. До додаткових належать такі поля УПД:

Як заповнити УПД у програмі "1С:Бухгалтерія 8"

Користувачі системи «1С:Підприємства 8»вже сьогодні можуть використовувати в роботі універсальний документ, який заповнюється у відповідність до цих ФНС рекомендацій. Його форма реалізована у таких програмах системи «1С:Підприємство»:

У програмі «1С:Бухгалтерія 8» універсальний передавальний документ включено до списку друкованих форм для документів реалізації та виданих рахунків-фактур на реалізацію.

Роздрукувати УПД зі статусом «1» можна на підставі рахунку-фактури, який був зареєстрований для документа відвантаження в інформаційній базі. При натисканні на кнопку Друк потрібно вибрати Універсальний передавач. Програма автоматично заповнює реквізити УПД за даними облікової системи, проте деякі показники доведеться заповнити як редагування.

Як виправити УПД у "1С:Бухгалтерії 8"

Якщо в універсальному передавальному документі виявлена помилка, необхідно на підставі документа реалізації, що виправляється, сформувати документ Коригування реалізації з видом операції Виправлення впервинних документів. Потрібно внести виправлення, а потім зареєструвати рахунок-фактуру на виправлення. Після цього можна вибрати друковану форму документа: чи рахунок-фактуру, чи УПД. В УПД у рядку (1а) буде вказано дату та номер виправлення.

Коригування реалізації та УПД

Як бачимо, введення в документообіг користувача універсального передавального документа зовсім не обтяжливе, проте має очевидні плюси. Наприклад, воно дозволить:

суттєво скоротити кількість документів;
зблизити бухгалтерський та податковий облік;
оптимізувати процес передачі інформації по телекомунікаційним каналам зв'язку та, можливо, прискорити процес впровадження електронного документообігу нашій країні.