Управлінська звітність у різних галузях діяльності
Статті по темі
Управлінська звітність має власну специфіку, залежно від галузі, де працює компанія. Крім того, склад та вид звітності залежать від вимог, які пред'являються керівниками та власниками компаній.
Використовуйте покрокові посібники:
За загальними правилами за основу завжди береться той склад зведеної звітності, який є загальноприйнятим - управлінський баланс і звіт про прибутки та збитки, звіт про рух коштів. При цьому правила підготовки звітності та розрізи аналітики можуть бути різними залежно від об'єкта звітності, періодичності та кола користувачів. Так, деталізація звітів з підрозділів, дивізіонів, філій, напрямів залежить від сфери діяльності та організаційної структури компанії. Складпроміжної звітності та методи її підготовки розрізняються за звітними періодами – щоденна, щотижнева, щомісячна, квартальна.
Можна сміливо сказати, що управлінська звітність у сенсі – це звітність по закінченні господарського року, чи бюджетного періоду – залежно від прийнятої у компанії методики. У вузькому значенні бухгалтерська управлінська звітність – будь-яка довідка, яку готує фінансова служба для керівників компанії та її підрозділів.
На прикладі розглянемо, як підготувати фінансову управлінську звітність у трьох різних компаніях (назви умовні):
Склад управлінської звітності
У великих холдингових компаніях, де є сильна корпоративна фінансова служба, склад, види та терміни підготовки звітності підпорядковані загальній методології та методиці, яку затверджує керівник холдингу або віце-президент з фінансів.
1.Баланс фірми (Ф.1) 2. Звіт про прибутки та збитки (Ф.2) 3. Звіт про реалізацію за напрямами (Ф.3) 4. Звіт про рух коштів (Ф.4) 5. Звіт про операційні витрати фірми (Ф.5) 6. Звіт про виробничі витрати (Ф.5.1) 7. Звіт про позареалізаційні доходи та витрати (Ф.6).
Завантажити форми управлінських звітів в Excel можна за посиланням наприкінці статті.
Річна звітність включає:
1. Баланс 2. Звіт про прибутки і збитки.
Щомісячно готуються:
1. Звіт про реалізацію у вартісному та натуральному вираженні 2. Звіт про рух коштів.
Діяльність компаній у сфері девелопменту (а також у дизайнерських та архітектурних бюро тощо) ґрунтується на принципах управління проектами. Часто для кожного проекту, термін реалізації якого становить кілька років, організується відокремлений «господарюючий суб'єкт». Тут не така важлива періодичність управлінських звітів: в умовах дискретного надходження коштів від клієнтів головну роль відіграє управління грошовими потоками, а також контроль умовно-постійних витрат. Крім того, у холдингових компаніях важливо сформувати засади рознесення таких загальногосподарських витрат за проектами.
Щомісячна управлінська звітність ТОВ «Твер» включає:
1. Звіт про рух коштів 2. Звіт про адміністративно-управлінські витрати
Щоквартально готується:
1. Звіт про виконання бюджету проекту.
Підготовка звітності
Якість управлінської звітності характеризується її актуальністю та достовірністю. Фінансовому директору важливо дотримуватися цього балансу: вивірена «до десяткових знаків» звітність із розшифровкою до 3-4 рівня аналітики, подана через два місяціпісля закінчення звітного періоду, звісно, дуже корисна. Для оцінки підприємства, для банку під час укладання кредитного договору, поруч із бухгалтерської звітністю. Але як інструмент управління діяльністю компанії така звітність позбавлена сенсу.
Набагато важливіше на початку роботи в новій для себе компанії оперативно готувати розрахунки з застереженням про допустимі відхилення показників. І паралельно налагоджувати бюджетування зі щоденним моніторингом виконання, удосконалювати форми звітів, навчати персонал, робити проміжні звіти доступними для керівників підрозділів – все це дозволить підвищити точність звітних показників та прискорити підготовку звітності.
Періодичність підготовки звітів
Щодня у всіх компаніях готуються довідки про залишки коштів на рахунках та в касах. Фінансова служба отримує та розміщує ці дані в локальній мережі в обмеженому доступі.
Крім того, у компаніях з великою кількістю сервісних подій (у торгівлі, наданні послуг населенню) щодня у тому чи іншому обсязі формуються звіти про реалізацію, у натуральних та вартісних показниках, про надходження коштів з розбивкою за підрозділами, за видами продукції та послуг. Фінансова служба відповідає за розміщення цієї інформації у локальній мережі у відкритому доступі.
Щижня у багатьох компаніях проводяться збори лінійних керівників або, наприклад, селекторні наради, до яких фінансова служба готує звіти про доходи компанії: виручку, продаж, надходження коштів, наводячи порівняльні дані, що зіставляються з плановими показниками та відповідними періодами минулого року чи минулого звітного періоду. Накопичені за тиждень у локальній мережі дані, оперативно перевіренікерівниками підрозділів дозволяють підвищити ефективність таких нарад.
Щомісячно проводиться закриття періоду, готуються управлінські звіти для керівників. Доступна в локальній мережі інформація за потреби коригується. Додатково готуються різні спеціальні звіти – про наявність товарних запасів та рух матеріальних ресурсів, про виконання бюджету загальногосподарських витрат, про результати проведення спеціальних акцій тощо.
Інструменти підготовки звітів
Для підвищення наочності відкритої звітності поруч із електронними таблицями доцільно використовувати короткі текстові файли, діаграми. Слід використовувати як абсолютні, а й відносні показники, наприклад, структуру виручки по підрозділи і видам продукції, порівняльні дані з попередніми періодами тощо. При цьому, незалежно від кількості вибраних показників, важливо підтримувати їхню динаміку протягом досить тривалого періоду, не проводячи «революційних» змін без попереднього роз'яснення їхнього змісту користувачам звітності.
У підготовці щомісячної звітності для керівників, зрозуміло, використовуються дані бухгалтерських програм. Ідеальної ситуації, коли бухгалтерські операції без розшифровок та коригування можуть бути використані в управлінській звітності, у компаніях не буває. Фінансовому директору за участю бухгалтерії тільки належить налагоджувати ці інструменти. Досвід підказує, що обриси майбутньої єдиної інформаційної системи виявляються вже після налагодження роботи з бюджетування.
У тому чи іншому вигляді у всіх компаніях проводиться інвентаризація. Фінансовому директору важливо особисто брати участь у проведенні інвентаризації, щоб потім максимально використати отримані вв результаті дані для підвищення достовірності звітності.
Особливості управлінської звітності у різних галузях
Звітність у сервісній компанії
Характерною особливістю бізнес-процесів у сервісній компанії є велика кількість центрів відповідальності у багаторівневій виробничій та збутовій структурі. Загальна кількість «сервісних обставин», тобто. ремонтів та установок техніки, наближається доТОВ «Сервісний центр» до 80 тис. на рік.
Головним інструментом оперативного управління для топ-менеджерів є звіти про реалізацію за напрямками та підрозділами. Щодня в корпоративній інформаційній системі формуються дані про виручку, що надійшла за видами діяльності та підрозділами (у вигляді матриці), про вироблені витрати за напрямами витрат, а також дані про кількість прийнятої в ремонт і видану клієнтам техніки за видами і марками.
Обов'язки фінансової служби чітко визначені: до 10 години ранку бухгалтер імпортує з бухгалтерської програми банківські виписки за попередній день та розшифровує їх за участю економістів, які працюють із корпоративною інформаційною системою. Старший касир збирає та узагальнює інформацію про готівкову виручку у приймальних пунктах. Адміністратори баз даних у приймальних пунктах експортують до централізованої бази даних інформацію про виконаних замовленнях, тобто. про виторг за методом відвантаження.
Файл з таблицями ви знайдете у додатку до статті (значення показників та дати звітності умовні). Валютою звітності є долар, суми карбованцевих транзакцій перераховуються за поточним курсом.
Зведені дані про доходи та витрати по підрозділах, що розміщуються в локальній мережі, доступні всім лінійним керівникам у режимі, близькому до онлайн.
Питання та розбіжності, що виникають, оперативно обговорюються за участю старшого адміністратора баз даних при підготовці до щотижневих нарад у керівника компанії. У щотижневих звітах наводяться також порівнянні дані (до аналогічного періоду минулого року, до попереднього місяця тощо)
Закриття місяця та формування основного масиву управлінської звітності відбувається не пізніше 7-го числа наступного місяця, а форми 1 та 2, після додаткового аналізу управлінської звітності та уточнень, формуються фінансовим директором до 10-го числа.
Формування звітності починається з підготовкиЗвіту про реалізацію за основними видами діяльності ТОВ «Сервісний центр» (Додаток, Форма 3): гарантійні та негарантійні ремонти, встановлення та обслуговування складної офісної та побутової техніки, оптові та роздрібні продажі комплектуючих та запасних частин. Виручка від визначається по відвантаженню товарів, робіт, послуг. У складі кожної статті доходів окремим рядком виділяються послуги, що надаються фірмам, що входять до холдингу.
Наступний етап підготовки звітності - формуванняЗвіту про виробничі витрати ТОВ «Сервісний центр» (Додаток, Форма 5.1). Це прямі, змінні витрати, їх величина зіставляється з показниками виручки за відповідною статтею: собівартість витрачених при ремонтах та установках запасних частин і комплектуючих у кожному місяці в порівнянні зі значенням суми показників у розділах 1 і 2 Форми 3, собівартість проданих товарів показника у розділі 4 Форми 3; Заробітна плата основного виробничого персоналу в порівнянні зі значенням підсумкового показника виручки в кожному місяці (розділ 5 Форми 3). Аналогічно формується Звіт про операційні витрати фірми (Форма5).
Звіт про рух грошових коштів (Додаток, Форма 4) складається за видами діяльності: господарська (поточна), інвестиційна, фінансова на основі звіту про реалізацію та звіту про загальногосподарські витрати. Під час щоденного моніторингу з щотижневою вивіркою підготовка такого звіту не відрізняється великою складністю.
Звіт про прибутки та збитки (Додаток, Форма 2) будується на основі Звіту про реалізацію, Звіту про виробничі витрати, Звіту про загальногосподарські витрати та Звіту про позареалізаційні доходи та збитки. Важливо, що собівартість продукції і на послуги включає зарплату основного виробничого персоналу, у розділі 5 із суми операційних витрат ця зарплата виключається. У розділі 10 "Розподіл прибутку" відображаються бонуси, що виплачуються топ-менеджерам за підсумками роботи за півріччя та інший розподіл чистого прибутку.
Підготовка звітності завершується формуванням управлінського балансу (Додаток, Форма 1). Баланс складається на перше число кожного місяця у бюджетному періоді. Статті в балансі відображаються укрупнено на основі Звіту про рух грошових коштів, Звіту про прибутки та збитки, Звіту про реалізацію та Звіту про загальногосподарські витрати фірми.
Дані про залишок коштів у розділі «Актив» та заборгованості із зарплати, а також про нерозподілений прибуток у розділі «Пасив», переносяться в баланс, відповідно, з форм 4, 5, 2. Дані про товарний кредит надходять з корпоративної інформаційної системи, про внутрішньохолдингову дебіторську заборгованість – із спеціальних розрахунків, які веде фінансовий директор протягом періоду. Дані про капітал мають довідковий характер і надаються фінансовою службою материнської компанії.
Звітність та сезоннийфактор
Звітність для інвестора
Внутрішня управлінська звітність компанії – це щомісячний Звіт про виконання бюджету адміністративно-управлінських видатків, а також різноманітні спеціальні звіти та довідки для керівників. З іншого боку, якщо реалізації проекту залучаються позикові кошти, регулярно готується також звітність за формами, необхідними банками.
У холдингових девелоперських компаніях служба замовника працює одночасно за кількома проектами, що знаходяться у різних стадіях реалізації. Тому адміністративно-управлінські витрати розносяться за цими проектами у пропорції, що визначається експертно на кожен рік (наприклад, 10: 70: 30)
Методичні рекомендації щодо управління фінансами компанії