Важливі питання про видачу авансів підзвітним особам
У кожній компанії, де ведеться фінансово-господарська діяльність, має бути встановлений та дотримуватися регламентований локальними нормативними актами порядок видачі авансових платежів підзвітним особам. Про те, які основні правила та особливості видачі підзвіту розповімо сьогодні.
Правила видачі авансів під звіт
Будь-якій компанії у зв'язку з нюансами фінансово-економічної діяльності доводиться стикатися з необхідністю придбання тих чи інших матеріальних цінностей, палива для службових автомобілів, канцтоварів, оплачувати роботи та послуги підрядників та сторонніх організацій, а також витрат на відрядження, представницькі цілі та інші робочі питання
Щоб отримати кошти під звіт, співробітник повинен подати заяву у вільній формі на ім'я керівника, в якому буде позначена необхідна сума та термін, на який потрібні ці кошти. Підписана керівником заява з проставленою датою передається до бухгалтерії, її співробітник, якого зобов'язані такі обов'язки, виписує видатковий касовий ордер, тільки після цього бухгалтерія має право видати аванс підзвітній особі.
Співробітник, який отримав під звіт кошти, повинен звітувати про їх цільове витрачання протягом трьох робочих днів після завершення останнього дня, на який були видані кошти, або після виходу на роботу. Співробітник зобов'язаний скласти авансовий звіт, до якого він додасть документи, де виправдає всі витрати. Звіт мають перевірити і затвердити головний бухгалтер і керівник організації у терміни, зазначені внутрішнім наказом чи облікової політикою підприємства.
Особливості видачі авансів під звіт
ГотівкаКошти як авансу під звіт можна видати лише тому співробітнику, який немає боргів по раніше отриманим підзвітним коштам. Крім того, бухгалтеру потрібно провести перевірку стану розрахунків із тим працівником, якому видаватимуться аванси під звіт, за ним не повинно бути заборгованостей перед компанією. Щоб оперативно проводити таку перевірку у бухобліку є спеціальний рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
Способи видачі підзвітних коштів
Організація може видати готівку підзвітній особі декількома способами:
готівкою у касі;
за допомогою банківської корпоративної картки, оформленої на юрособу та виданої співробітнику-підзвітнику.
При цьому в останньому випадку з такої картки можна зняти готівку в банкоматі або робити розрахунки у безготівковому форматі. Також слід чітко прописати у локальних нормативних актах порядок користування корпоративними картками та перелік осіб, які мають право їх використовувати. Важливо врахувати, що датою отримання авансового платежу буде вважатися не день, коли співробітнику було видано картку, а день, коли з неї списалися кошти на оплату необхідних послуг та товарів. Дізнатися про дату списання коштів та підтвердити цей факт документально можна з банківської виписки.