Ведення обліку дебіторської та кредиторської заборгованості

Облік дебіторську та кредиторську заборгованість - найважливіше завдання, виконання якої у організації має максимально відповідати критерію достовірності. Від коректного обліку дебіторської та кредиторської заборгованості багато в чому залежить об'єктивність розуміння керівництвом сильних і слабких сторін організації, її фінансової стійкості, а також майбутніх перспектив такого бізнесу.

Основи та принципи обліку дебіторської та кредиторської заборгованості

У сучасних економічних умовах кожна організація обов'язково матиме як дебіторську заборгованість (далі – ДЗ), так і кредиторську (далі – КЗ). При цьому керівництво компанії має обов'язково стежити за масштабами ДЗ та КЗ. Адже очевидно, що надто великий обсяг КЗ може спричинити загрозу існуванню компанії. Але в той же час занадто великий обсяг ДЗ свідчить про те, що компанія неефективно вибирає контрагентів (вони часто виявляються неплатоспроможними), що також пов'язане з загрозами фінансових (касових) розривів для фірми.

Тому коректнийоблік дебіторської та кредиторської заборгованості так само важливий, як пошук джерел зростання для бізнесу. Нестача уваги з боку фірми цьому питанню здатний привести компанію, наприклад, до парадоксальної ситуації: компанія успішно працює, має багато замовлень, але коштів у розпорядженні у фірми не вистачає навіть на виплату заробітної плати. Пояснюється парадокс надто високої ДЗ: обрані контрагенти не хочуть одразу оплачувати (а то й зовсім відмовляються оплачувати) виконану роботу.

Щоб уникнути подібної ситуації, важливо дотримуватися нескладних принципів управління та обліку дебіторської та кредиторської заборгованості.

Облік дебіторської такредиторської заборгованості на відповідних рахунках бухгалтерського обліку з необхідним ступенем деталізації.
Коректна та об'єктивна оцінка розмірів ДЗ та КЗ організації.
Відстеження стану ДЗ та КЗ, формування необхідних резервів.
Проведення своєчасного списання дебіторської та кредиторської заборгованості.
Належний документальний супровідобліку дебіторської та кредиторської заборгованості, а також операцій зі списання.

Облік дебіторської заборгованості

ДЗ - це заборгованість контрагентів перед організацією за виконані роботи, поставлені товари за виданими позиками. Крім того, ДЗ в організації може бути за внесками до статутного капіталу, векселями виданими і т.д.

ДЗ належить до активів підприємства міста і враховується у складі оборотних засобів.

ДЗ в обліку важливо правильно класифікувати. З метою менеджменту організації та управління активами прийнято виділяти короткострокову (погашення якої очікується протягом 12 місяців після її виникнення) та довгострокову (контрагент погасить таку заборгованість не менше ніж через рік). Це у укрупненому вигляді. Насправді ж під часобліку дебіторську та кредиторську заборгованість ДЗ нерідко об'єднують у підгрупи згідно з планованим терміном погашення (наприклад, до місяця, 1-3 місяці тощо.). Адже коли в організації великі обороти і, отже, велика кількість контрагентів, позичальників та кредиторів, важливо чітко уявляти, на який час грошові кошти «випадуть» з господарського циклу підприємства.

Для цілей оподаткування та складання бухгалтерської звітності важливою є класифікація ДЗ за критерієм «сумнівності». У такому розрізі всю ДЗ прийнято ділити на нормальну (термін погашення якої ще не настав), а такожсумнівну (яка у встановлений договором строк не була погашена або з високою ймовірністю не буде погашена в такий термін; при цьому відсутнє забезпечення ДЗ).

Якщо нормальна ДЗ враховується на рахункахобліку дебіторської та кредиторської заборгованості відповідно до загального порядку, то для сумнівної ДЗ є один нюанс: під неї потрібно сформувати резерв за сумнівними боргами (підп. 7 п. 1 ст. 265, 266 НК РФ). Розміри такого резерву залежить від того, скільки часу від часу сплати за договором прострочив боржник.

Якщо ж боржник так і не погасив заборгованість перед організацією, то після закінчення терміну давності така ДЗ підлягає списанню і, відповідно, включенню до позареалізаційних витрат компанії. При цьому порядок списання ДЗ залежить від наявності в організації резерву сумнівних боргів.

Облік кредиторської заборгованості

КЗ відображає масштаби фінансових зобов'язань компанії перед контрагентами щодо здійснених бізнес-операцій, а також перед інвесторами та кредитними установами за залучені джерела фінансування. Крім того, компанія може мати зобов'язання перед персоналом (з оплати праці та інших підстав, перед бюджетом та позабюджетними фондами тощо).

КЗ вобліку дебіторської та кредиторської заборгованості також прийнято класифікувати за очікуваними термінами погашення. Якщо заборгованість буде погашена протягом 12 місяців, її відносять до короткострокових пасивів. Якщо ж згідно з умовами освіти КЗ вона має бути погашена не менше ніж через рік, то така заборгованість враховується у складі довгострокових пасивів.

КЗ також може бути визнана простроченою. У разі якщо з дня виникнення КЗ пройшло більше 3 років, при цьому кредитор не вдався до належних дій щодоїї виявлення та стягнення (наприклад, не провів звіряння взаєморозрахунків), а компанія-боржник своїми діями не визнала КЗ, то така заборгованість має бути списана та включена до складу позареалізаційних доходів компанії.

Насправді компанії нерідко більшу увагу приділяють обліку ДЗ, ніж обліку КЗ. Причина проста: ДЗ – це актив компанії, те, що може покращити її фінансові результати. КЗ ж, навпаки, зобов'язання, тому що довше його годі було виконувати, краще для поточної діяльності.

Такий підхід докорінно неправильний. Оскільки, по-перше, наявність надто великих обсягів КЗ – це завжди ознака фінансових проблем у компанії, яку не зможе не помітити потенційний інвестор. Що істотно знижує можливість отримання великих інвестицій і, отже, обмежує перспективи зростання бізнесу.

А, по-друге, брак уваги до обліку КЗ може призвести до відсутності в компанії розуміння динаміки простроченої заборгованості, що неминуче викличе суперечки з податковими органами під час перевірки та донарахування.

Тому, щоб уникнути ризиків як інвестиційної, і податкової природи, потрібно своєчасно проводити інвентаризацію і за необхідності списання як ДЗ, і КЗ.

Бухгалтерський облік дебіторської та кредиторської заборгованості

Бухгалтерськийоблік дебіторської та кредиторської заборгованості організації ведуть на відповідних рахунках.

Так, ДЗ покупців, підрядників і постачальників відображається за дебетом рахунків 60, 62, 76. Якщо компанія має ДЗ персоналу, не пов'язана із зарплатою, то така ДЗ враховується на рахунках 71 і 73.

До зазначених рахунків відкриваються відповідні субрахунки, на яких ДЗ деталізується окремо з контрагентів та підстав.

При складаннібухгалтерської звітності сукупна величина ДЗ організації відбивається за рядком 1230 бухгалтерського балансу. При цьому важливо пам'ятати, що величина короткострокової ДЗ, яка є простроченою, має бути зменшена на величину резерву за сумнівними боргами щодо такої ДЗ (тобто кредитове сальдо за рах. 63).

У ряді випадків (наприклад, при складанні звітності для потенційного інвестора чи керівника) доцільно дати розшифровку рядка 1230, деталізувавши ДЗ по контрагентам, а також у розрізі строків погашення (прострочена чи ні). Коректна деталізація здатна суттєво підвищити інвестиційну привабливість компанії.

У балансі КЗ залежно від терміну планованого погашення може бути відображена у розділі IV «Довгострокові зобов'язання» або у розділі V «Короткострокові зобов'язання».

З метою оподаткування під часобліку дебіторську та кредиторську заборгованість важливо не пропустити момент, коли заборгованість із минулим терміном давності має бути списана, тобто. включена у позареалізаційні доходи та витрати. Нагадаємо, що списати ДЗ і КЗ можна лише через 3 роки (ст. 195, 196 ЦК України) з дня виникнення. У цьому термін давності має обчислюватися окремо з кожному підставі виникнення заборгованості.

Тому важливо коректно вести аналітику термінів погашення за тими субрахунками, на яких традиційно (для компанії) ведетьсяоблік дебіторської та кредиторської заборгованості.

Не слід також забувати і про те, що списання ДЗ та КЗ слід належним чином оформити документально. Зокрема, провести інвентаризацію, сформувати бухгалтерську довідку та оформити наказ про списання заборгованості (п. 77, 78 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку).

Бухгалтерська служба кожної успішноїКомпанія повинна приділяти високу увагу веденню коректного обліку дебіторської та кредиторської заборгованості. Адже інформація про те, які активи (у грошовому вимірі) і в який термін компанія отримає у своє розпорядження, відіграє важливу роль у поточному і стратегічному плануванні в організації. Крім того, не слід забувати, які обсяги зобов'язань компанії ще тільки виконати і в який термін. З коректного обліку дебіторської та кредиторської заборгованості складається загальна фінансова стійкість компанії на ринку, її привабливість для інвесторів. Тому важливо своєчасно відстежувати стан ДЗ та КР, і якщо якась заборгованість потрапить до складу простроченої, її слід списати, не забувши при цьому про правила документального оформлення операцій зі списання.