Віддалена бухгалтерія

Найкраще забезпечити керівництво бухгалтерською інформацією можуть віддані та кваліфіковані співробітники у штаті організації. Однак сьогодні багатьом компаніям власні фахівці стали не по кишені. Тому вони найчастіше віддають перевагу «віддаленій бухгалтерії». Про те, як організувати таку службу, розповіли експерти компанії InterComp.

Данара Шарп, керівник відділу бухгалтерських послуг по Україні та СНД

Найголовніший плюс дистанційних співробітників – економічний ефект. Але, на жаль, віддаленій роботі притаманні певні ризики. В основному вони пов'язані із забезпеченням конфіденційності інформації. Втім за допомогою юридичних інструментів цієї проблеми можна уникнути.

Ольга Носова, провідний бухгалтер відділу бухгалтерських послуг, м. Рязань

Я вже кілька років є співробітником такої дистанційної служби. І можу з досвіду сказати, що присутність рядового бухгалтера в штаті не така вже життєво необхідна. Організація може підібрати відповідного за кваліфікацією та зарплатою співробітника, який знаходиться далеко від офісу. Якщо організація велика, це питання найбільш актуальне, оскільки документів багато всіх ділянках роботи, й у ведення обліку потрібно кілька фахівців, бажано високої кваліфікації.

Віддалених працівників зручно переводити на такі ділянки бухгалтерії:

  • авансові звіти;
  • банк (витяги, підготовка платіжних документів);
  • облік основних засобів;
  • розрахунки з постачальниками;
  • реалізація.

Для того щоб відстань між головним бухгалтером та підлеглими йому співробітниками ніяк не позначалася на роботі, слід продумати та детально описати схему майбутньої взаємодії.

Коли вже прораховано фінансову сторону,оцінено технічні можливості та прийнято рішення організувати роботу бухгалтерів на видаленні (складений бізнес-план), тоді можна розглядати наявних кандидатів на посаду. Основні критерії оцінки персоналу:

  • відмінне знання чинного законодавства;
  • відповідальність;
  • вміння працювати самостійно;
  • здатність розставляти пріоритети.

Договір, укладений із віддаленими бухгалтерами, має передбачати обов'язкове проходження випробувального терміну. Одночасно слід укласти договір про конфіденційність. Адже співробітнику передаватимуть документи та фінансова інформація компанії-клієнта. Винагорода таких працівників має відповідати рівню оплати подібної спеціальності у цьому регіоні.

Коли всі формальності позаду нового співробітника вводять у курс справи — розповідають про особливості майбутньої діяльності, суворо позначають терміни, обов'язки та графік виконання робіт, а також відповідальність за недотримання цих вимог. Бухгалтеру передають графік документообігу, складений відповідно до графіка виконання його робіт.

«Первинка» може доставлятися з кур'єром, поштою або електронними каналами. Надалі графік документообігу може коригуватися.

Приклад

Розглянемо це з прикладу ділянки «банк». Найбільш поширений зараз спосіб контакту з кредитною установою — система Клієнт-банк, яка дозволяє робити платежі через Інтернет, не виходячи з офісу. Для оплати постачальнику потрібні лише рахунки, які бухгалтеру можна передавати електронними каналами. Так само справи і з виплатою зарплати — потрібна лише відомість, тобто бухгалтер, який займається банком, завжди працює в режимі он-лайн.

З іншими ділянкамироботи, наприклад, з «реалізацією», справа інакша. По-перше, має бути порахований дохід організації до 28 числа місяця, наступного за звітним кварталом. По-друге, слід визначити базу з ПДВ, який треба обчислити, здати по ньому податкову декларацію до інспекції та сплатити до 20 числа місяця, що настає після закінчення звітного кварталу. Виходить, що бухгалтер на ділянці «реалізація» протягом кварталу може отримувати документи 1-2 рази на тиждень залежно від обсягу та обробляти їх у міру надходження. 10 число після закінчення кварталу можна встановити останнім днем ​​обліку реалізації, тоді 15 число — це останній день для формування книги продажів. Такі ж терміни зафіксувати для бухгалтера дільницею «постачальники»: 10-те — останній день для обліку документів, а 15-те — останній день для формування книги покупок. Залишається 5 днів, щоб підписати та здати декларації з ПДВ до податкової інспекції. До 30 числа місяця, наступного після закінчення кварталу, графік роботи кур'єрської служби дуже щільний і досить гнучкий.

Євген Местеров, системний адміністратор

Для того, щоб співробітники працювали в одній мережі, перебуваючи при цьому в різних місцях, використовується канал зв'язку VPN (Віртуальна Мережа), так званий «чистий» Інтернет, захищений від зовнішніх вторгнень із Всесвітньої павутини. Віртуальна мережа використовує передачі даних звичайний канал зв'язку Інтернет. Це не окремий провід, кинутий із міста до міста. Системний адміністратор має придбати спеціальне обладнання для організації VPN (міжмережевий екран Firewall) та налаштувати його. Його вартість може змінюватись від 15 000 до 350 000 руб. При цьому дорожче – не означає краще. Усе визначається потребами фірми у швидкості передачі. Можна купитидороге обладнання, наприклад компанії «Cisco», але використовувати тільки 30% можливостей пристрою. Або придбати пристрій простіше та завантажувати його повністю.

Недоліки VPN – швидкість роботи та можливі розриви зв'язку. Обидва моменти залежать від того, який канал і у якого провайдера Ви придбали. Що ширший канал, то швидше будуть передаватися дані. Якщо провайдер надійний, то особливих проблем із зв'язком не повинно виникати.