Відео урок Збереження конфіденційності курсу Як писати електронні листи на тему Бізнес
Як писати електронні листи
Цей закон було змінено у зв'язку з настанням ери спілкування за допомогою комп'ютера та іншої цифрової та електронної техніки. Завжди пам'ятайте, що електронні листи можна таємно відстежувати, довго зберігати, відправляти без дозволу та редагувати, змінюючи їхній зміст. Давайте проаналізуємо ці проблеми приватності чи конфіденційності. По-перше, чи дозволено роботодавцю бачити те, що знаходиться на терміналі під час роботи працівника? Взагалі так. Комп'ютерна мережа та термінали є власністю роботодавця, а це означає, що він або вона може їх контролювати.
Навіть якщо деякі компанії повідомляють своїх співробітників про те, що вони відстежують їхню електронну комунікацію, вони все одно можуть робити це на законній підставі без повідомлення співробітника. Співробітники, надсилаючи листи, мають розуміти, що їх можуть стежити. Роботодавці відстежують ваші листи лише тому, що їм подобається шпигувати? Ні, у них є вагомі причини стежити за тим, як їх співробітники використовують електронну пошту. Одна з причин – юридична відповідальність. Наприклад, співробітники, які могли побачити образливий графічний матеріал на екрані комп'ютера колеги можуть зарядити робочу атмосферу ворожістю.
Ще одна причина – відстеження продуктивності. Блукання по інтернету або використання офісної пошти в особистих цілях призводить до розтрати коштів компанії, а також до зниження продуктивності. Крім того, захист безпеки корпоративної інформації в нинішній вік розквіту електроніки є першорядним завданням. Друга проблема, що розглядається нами, пов'язана з конфіденційністю, - коли ви видаляєте ці електронні листи на своєму комп'ютері,чи залишаються вони у системі? Так. Ці листи зберігаються у пам'яті навіть після видалення. Навіть якщо може здатись, що їх більше немає.
Або таким: "Цей лист містить конфіденційну інформацію і призначений лише для зазначеної у листі особи". Але навіть за наявності таких тверджень гарантувати, що ваш лист залишиться конфіденційним, неможливо. Останнє питання, пов'язане з конфіденційністю, - може чи хтось редагуватиме текст мого листа? На жаль, може, і буде. Зазвичай це робиться, якщо хтось намагається виставити в поганому світлі якусь іншу людину. Наприклад, у листі, який ви надіслали кільком членам колективу, говорилося: "Нещодавно Керол провела аналіз і з'ясувала, що співробітники нашої компанії щомісяця 60 годин виділяють на благодійні акції. Вона сказала, що наші співробітники завзято працюють і повинні бути винагороджені за свої зусилля, щоб решта співробітників захотіла взяти участь у цих акціях". Зараз Керол прийшла у ваш офіс і цікавиться, навіщо ви відправили лист, що її критикує, решті членів колективу, один з яких переслав його начальнику. Потім вона показує наступний лист. "Нещодавно Керол провела аналіз і з'ясувала, що співробітники нашої компанії щомісяця 60 годин виділяють на благодійні акції. Керол сказала, що наші співробітники недостатньо завзято працюють і що її потрібно нагородити за їхні зусилля, щоб решта співробітників захотіла взяти участь у цих акціях". Як просто - додали всього 3 невеликі слова - "не", "щоб" і "її", і змінили весь зміст листа. Щоб довести, що лист був змінений, ви можете надіслати свою копію. Отже, як можна забезпечити приватність і конфіденційність ваших електронних листів? Ніяк. Тому будьте уважні при виборіінформації, яку збираєтеся надіслати електронною поштою.