Види документів та їх класифікація

У різних сферах діяльності громадян та юридичних осіб використовуються ті чи інші види документів. Складання, зберігання, обіг та використання паперів є предметом вивчення такої дисципліни, як діловодство. Розглянемо далі, які види документів.

Діловодство: загальні відомості

Документаційне забезпечення є особливим напрямом діяльності, що полягає в оформленні, складанні, зберіганні та обробці документів. Від того, як виглядає папір та інформація в ньому, як здійснюється організація роботи з ним, багато в чому залежатиме правильність та своєчасність прийняття важливого управлінського рішення. Документація відображає та враховує діяльність компаній, підприємств, фірм. У зв'язку з цим діловодство наказане законодавством. Під час проведення перевірок ревізії передусім піддаються ті папери, у яких зафіксовано діяльність підприємства.

Основні напрямки діловодства

На сучасному етапі до цієї діяльності входять:

Забезпечення правильного та своєчасного створення необхідних паперів.
Організація роботи з актами (передача, отримання, облік, обробка, зберігання, контроль, систематизація, реєстрація, знищення, підготовка до здавання до архіву).

Регламентація технології діловодства здійснюється у кількох напрямках:

Стандартизація.
Законодавче регулювання.
Розробка нормативно-методичних та правових актів загальнодержавної дії.

Для організації та ведення діловодства необхідні професійні знання та спеціальні навички. У цьому для здійснення даної роботи в установах та на підприємствах формуються відповідні підрозділи (відділи, служби). У невеликихУ компаніях діловодством займаються секретарі, уповноважені керівником співробітники несуть відповідальність за стан паперів підприємства. Для кожної групи документів має бути передбачене певне місце. Як правило, вони зберігаються в шафах, що не згорають. За неналежне ведення документації до посадових осіб може бути застосовано дисциплінарні стягнення.

Законодавча база

ФЗ, що регламентує інформацію та її захист, закріплено обов'язковість документувати відомості та встановлено низку базових визначень. Цей нормативний акт також врегулював відносини, що виникають при створенні та подальшому застосуванні інформаційних технологій. Обов'язковість документування передбачається та іншими законами. Зокрема, ЦК визначає правові основи діяльності юридичних осіб та порядок діловодства для них. У ПК встановлено типові податкові документи. З їхньою допомогою ведеться облік комерційної діяльності підприємств і фізосіб, своєчасності відрахування зборів до бюджету. У законі також встановлені зразки документів. Так, у ЦК передбачено вимоги до складу установчих договорів, статутів, довіреностей тощо. У нормативних актах встановлюються форми документів, які пересилаються у різний спосіб (поштою, факсом, через Інтернет).

Документи України

Адміністративна система діловодства включає багаторівневу класифікацію. Вирізняють такі загальні види документів:

Також виділяють такі форми документів, як:

Трафаретні.
індивідуальні.
Типові (зразки документів).

Інша класифікація

Залежно від вмісту паперу може бути простим або складним. Відповідно до походження виділяють особисті та офіційні, за місцем прийняття –зовнішні та внутрішні. Розрізняються види документів та за термінами зберігання: постійно, більше та менше десяти років. Залежно від гласності, папери можуть бути несекретні та секретні (сов. секретні, конфіденційні). Вирізняють види документів за методом фіксації: звукові, графічні, машино- та рукописні, фотокіноматеріали.

Первинні документи

До них відносять папери, в яких містяться вихідні відомості, отримані під час розробок, дослідження, спостереження та іншої діяльності. Первинні документи у бухгалтерії складаються під час здійснення господарських операцій. Вони виступають як свідчення про факти, що відбулися. До вихідних документів відносять, наприклад, акти, довідки, ордери, накладні тощо. Більшість із них затверджено уніфіковані бланки. Наприклад, встановлені спеціальні форми паперів обліку основних засобів, торгових операцій, праці, розрахунків. Якщо уніфікована форма для будь-якого документа відсутня, на підприємстві розробляється свій бланк. Однак у будь-якому випадку в ньому мають бути такі реквізити:

Найменування.
Дата складання.
Назва організації.
Суть госп. операції.
Вимірювачі.
Список відповідальних працівників.
Особисті підписи уповноважених осіб.

Діловодство підприємства

За вказівкою керівників компанії та ініціативи начальників підрозділів розробляються різні положення. Ця група документів включає індивідуальні і типові акти. Зміст перших стосується управлінських підрозділів, цехів, відділів, включених до організаційної структури підприємства. Типові документи стосуються цехів основного виробництва. Проект положення складається виконавцем,узгоджується з юридичним відділом організації. У разі виникнення зауважень чи заперечень їх викладають окремим документом або на другому примірнику. Основним розпорядчим актом для підприємства виступає наказ керівника. За допомогою цього документа може бути оформлений порядок діяльності організації, доручення та рішення, різноманітних заходів, результати ревізій, підсумки роботи і так далі.