Види контролю попередній, поточний, заключний
Контроль – це критично важлива та складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати насамперед, полягає в тому, що контроль має бути всеосяжним.
Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного «контролером», та його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому цього спеціально не доручав.
Можна виділити три основні види контролю: попередній, поточний і завершальний.
Попередній контроль. Цей вид контролю називається попереднім оскільки здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур та ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їхнє суворе дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, все це збільшуватиме ймовірність того, що організаційна структура працюватиме так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується у трьох ключових областях – стосовно людських, матеріальних та фінансових ресурсів.
Попередній контроль у сфері людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових та професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків тавідбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей. Для того, щоб переконатися, що працівники виявляться в змозі виконати доручені ним обов'язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти або стаж роботи в даній галузі та перевірити документи та рекомендації, що подаються найманим. Істотно підвищити ймовірність залучення та закріплення у складі організації компетентних працівників можна також шляхом встановлення справедливих розмірів виплат та компенсацій, проведення психологічних тестів, а також за допомогою численних співбесід із працівником у період перед його наймом. У багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується і після їх найму в ході навчання. Навчання дозволяє встановити, що додатково потрібно додати і керівному складу, і рядовим виконавцям до вже наявних у них знань і навичок, перш ніж приступати до фактичного виконання своїх обов'язків. Курс попереднього навчання підвищує ймовірність того, що найняті працівники працюватимуть ефективно.
Поточний контроль. Як це власне випливає з назви, поточний контроль здійснюється безпосередньо під час проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а він традиційно є прерогативою їх безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем та пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, можуть перерости у серйозні труднощі для всієї організації.
Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірі фактичнихрезультатів, одержаних після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.
Системи зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок – це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотний зв'язок є повідомлення начальника підлеглим у тому, що й робота незадовільна, якщо він бачить, що роблять помилки. Системи зворотний зв'язок дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скоригувати свою лінію поведінки те щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставленим перед нею задачам.
Всі системи із зворотним зв'язком:
2. Використовують зовнішні ресурси.
3. Перетворять зовнішні ресурси для внутрішнього використання.
4. Стежать за значними відхиленнями від намічених цілей.
5. Коригують ці відхилення для того, щоб забезпечити досягнення цілей.
Завершальний контроль. При поточному контролі використовується зворотний зв'язок у ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити проблеми, що виникають, перш ніж це вимагає занадто великих витрат. В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після виконання роботи. Або одночасно по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення певного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними.