Види розрахунків зі споживачами, Контрольно-касові машини та POS-термінали - Рестораний бізнес
У ресторанах використовують два види розрахунків - готівковий та безготівковий.
Готівковий розрахунок у ресторанах провадиться після закінчення обслуговування гостя, якому виписують рахунок; перед початком обслуговування за касовими чеками (шведський стіл, комплексний обід, бізнес-ланч) та попередньо приймаючи замовлення на обслуговування урочистостей шляхом оформлення замовлення-рахунку.
Безготівковий розрахунок здійснюють фірми шляхом укладання договорів харчування з рестораном, на розрахунковий рахунок якого перераховуються кошти. Як безготівковий розрахунок використовуються кредитні картки. Для цього ресторани купують спеціальне обладнання: імпринтер чи електронний термінал.
Кредитна картка - пластикова картка, яку відкриває клієнт банку або іншої кредитно-фінансової установи в межах встановленого ліміту для отримання грошей з послуг ресторану або бару в кредит. На ній зазначено прізвище та ім'я власника, зразок підпису, присвоєний йому номер та термін дії картки. Інформація про клієнта та номер його рахунку закодована на магнітному носії кредитної картки. При розрахунку за кредитною карткою касир або метрдотель ресторану перевіряє належність картки, а також наявність на рахунку необхідних коштів.
Прикладом використання кредитних карток у сфері обслуговування є Московська дисконтна система (МДС). Адміністрація МДС укладає договір із ресторанами, барами, готелями на надання послуг. Клієнт, купуючи дисконтну картку, отримує знижку під час оплати послуг. Дисконтна картка є пластиковою карткою, в якій закодована інформація про клієнта, зазначена дата придбання картки (термін дії 1 рік), є зразок підпису клієнта.
Для оплати за безготівковим розрахунком використовуються дорожні чеки.
Дорожнічеки виписуються на певну суму, та клієнт оплачує послуги у ресторані на цю суму. Одержувач чека, тобто. ресторан повинен визначити тільки справжність чека. Чекова компанія, яка виписала дорожній чек на спеціальному бланку, гарантує оплату. Дорожній чек не можна передавати іншій особі, але його можна обміняти на готівку в будь-якому відділенні банку.
В Україні розрахунок зі споживачами здійснюється в основному готівковим шляхом або переказу коштів на розрахунковий рахунок ресторану. Перспективним напрямом у здійсненні розрахунків ресторанів із споживачами є система оплати на основі пластикових карток, що підвищує престиж підприємств сфери послуг та сприяє залученню великої кількості кредитоплатіжних споживачів.
Контрольно-касові машини та POS-термінали
Успішна робота ресторану, кафе, бару залежить від використання сучасних контрольно-касових машин.
На підприємствах комунального харчування касові машини виконують фіскальні функції, будучи основним інструментом для розрахунків із споживачами, а податкових органів - показником контролю над дотриманням правильності сплати податків підприємством.
українські закони передбачають використання машин, що включені до Державного реєстру контрольно-касових машин. Придбана касова машина обов'язково ставиться на облік та обслуговування у Центрі технічного обслуговування (ЦТО). Для подальшого контролю на касову машину наклеюється голограма.
За існуючою класифікацією контрольно-касові машини, що використовуються у ресторанах, поділяють на три групи:
Пасивні касові машини дозволяють здійснювати вартісний облік продажу та пробивати чеки.
Касові машини цієї групи прості в експлуатації та використовуються на невеликихпідприємствах.
До основних моделей пасивних контрольно-касових машин відносяться: Samsung 4615 та 250; Sharp-A250RF.
У касових машин фірми Samsung кількість програмованих найменувань операцій може досягати 300. Можливості Sarp ER-250RF дещо нижчі, ніж у Samsung. У той же час вони дозволяють обслуговувати 10 підрозділів та програмувати 200 найменувань.
До пасивних машин належать також автономні (портативні) каси, що працюють без підключення до електромережі, що дозволяє використовувати їх поза рестораном (у місцях масового відпочинку, дрібнороздрібна мережа та ін.). Широко поширені портативні каси українського виробництва «Мікро» та ЕКР.
У разі автоматизації виробничої та торгової діяльності великих ресторанів доцільно використовувати комп'ютерно - Касову мережу (ККС), що об'єднує комп'ютер і касові машини.
Керівнику ресторану для вироблення правильного управлінського рішення необхідно мати оперативну інформацію про таке;
рух сировини та товарів на складі;
розрахунках із постачальниками;
випуск продукції в цехах та її реалізації в залах.
Вирішенню зазначених завдань відповідають фіскальні реєстратори. Це касові машини, здатні працювати лише у складі комп'ютерно-касової системи, отримуючи інформацію через канали зв'язку. Якщо пасивні та активні контрольно-касові машини можуть функціонувати в автономному режимі, фіскальні реєстратори вимагають обов'язкового підключення до комп'ютера. Вибір типу касової машини впливає багато параметри системи автоматизованого управління: функціональність, надійність, вартість та інших.
Максимальну функціональність і надійність мають активні контрольно-касові машини. Вони мають можливість не тільки функціонувати вкомп'ютерно-касової системи, а й управляти нею. До активної системи контрольно-касових машин відносяться POS-термінали, які мають можливості з введення, виведення, зберігання та обробки інформації.
У сучасних ресторанах широко застосовуються автоматизовані системи управління на базі POS-терміналів, які дозволяють контролювати обсяг продажів, реалізацію популярних страв та напоїв, наявність залишків продуктів на складі, звіти різних підрозділів підприємства та роботу персоналу, здійснювати аналітичний облік та прогнозування.
У маленьких ресторанах встановлюють один касовий апарат. Працювати на ньому може один касир, який пробиває замовлення офіціантів чи бармена. У середніх ресторанах встановлюють щонайменше одного стаціонарного терміналу на 4-5 офіціантів. У великих ресторанах доцільно мати одну контрольно-касову машину та необхідну кількість терміналів, за допомогою яких офіціанти оформляють попередні замовлення та відправляють їх на виробництво та в сервіс-бар. Розрахунки із споживачами ведуться через касу.
Існує три основні модифікації офіціантських терміналів: стаціонарний з клавіатурним введенням (рис. 5.7 а), стаціонарний з сенсорним введенням (рис. 5.7 6), електронний блок замовлень, який дозволяє формувати замовлення безпосередньо біля столика споживача та передавати його електронною мережею на касу та принтери, встановлені на виробництві та в барі.
У ресторанах розрахунок із споживачами здійснюється, як правило, через касирів, а не через офіціантів. Поділ функцій обслуговування офіціантами, а розрахунків через касира дозволяє посилити контроль за роботою персоналу.
У ресторанах та кафе поряд із торговим залом автоматизації підлягають такі структурні підрозділи: складські, кухня, бухгалтерія, атакож працівники системи обліку та управління (калькулятори, менеджери та оператор системи автоматизованого управління САУ).
У невеликих ресторанах функції калькулятора, бухгалтера та оператора САУ може виконувати одна людина, а у великих – кілька операторів, здійснюючи введення інформації за складом, техніко-технологічними та калькуляційними картами.
Комплекс автоматизованого управління зали ресторану та касових машин називається фронт-офісом зали. Комплекс передбачає наявність автоматизованих робочих місць офіціантів, барменів, касирів, менеджера зали. Інформація про роботу залу надходить до загальної системи. Системи автоматизації залу ресторану поділяють на три види:
автоматизація з урахуванням пасивних контрольно-касових машин;
з урахуванням фіскальних реєстраторів.
За повної автоматизації ресторану система автоматизації залу пов'язана з обліковою системою «бек-офіс». Водночас вони забезпечують комплексну автоматизацію підприємства харчування. При внесенні страв на замовлення робиться автоматичний роздрук його на кухні та в сервіс-барі, а при закритті замовлення проводиться друк фіскального чека на касовій машині.
Автоматизація ресторану на базі пасивних контрольно-касових машин передбачає роботу із замовленнями споживачів без негайного внесення до системи обліку замовлених страв. Замовлення вноситься до контрольно-касової машини після закінчення обслуговування, потім дані надходять у загальну систему обліку.
Застосування комплексної системи автоматизації ресторану дозволяє покращити облік та контроль у всіх підрозділах підприємства (склад, виробництво, зал, бухгалтерія та ін.).
Системи автоматизації ресторанів повинні адаптуватися під завдання, що змінюються, мати механізми переходу від більш простих версій програм до більш складних.
В даний час на ринку представлено кілька програм для підприємств громадського харчування, які успішно виконують завдання з реалізації роботи ресторану, кафе або бару на кожній ділянці та пропонують різні системи організації бізнес-схеми управління ними. Як приклад можна розглянути систему автоматизації ресторанного бізнесу, розроблену фірмою Raid. У системі ресторанного бізнесу прийнято виділяти дві частини - управління залом та управління складом.
Основні принципи роботи системи управління залом, призначеної для чіткої організації взаємодії підрозділів, які обслуговують споживачів (зал, кухня, сервіс-бар тощо), можна проілюструвати таким чином:
Прийом замовлення у споживача;
Формування замовлення на касовому терміналі;
Передача замовлення на приготування страв та напоїв на принтери виробництва та сервіс-бару;
Позначка готовності страв на виробництві та одержання їх офіціантом;
Закриття замовлення (пробивання чеків на касовій машині);
6. Передача чека та рахунки споживачеві, отримання грошей. Така система сприяє:
* Поліпшення роботи персоналу;
економії часу за рахунок автоматизації процесу обміну даними між підрозділами;
зводить до мінімуму ймовірність помилок під час роботи персоналу;
стає можливим жорстко контролювати роботу підрозділів за допомогою даних, що надаються у звітах: звіт про продаж виробів кухні, звіт з виручки, звіт з усіх дій користувачів системи, аналітичні звіти з кращих продавців, страв, столів.
Інтегрована дисконтно-кредитна система дозволяє запровадити гнучку систему знижок за допомогою кожного споживача індивідуального бюджету.
Система дозволяє не лише створити жорсткі схемипослідовності дій працівників ресторану, а й оперативно змінювати їх відповідно до вимог керівництва.
Друга складова комплексу управління рестораном - програма руху товару на складі. Для чіткого розуміння успішності роботи необхідно відстежувати як прибуток, а й збитки. Програма призначена для організації роботи внутрішніх підрозділів підприємства та дозволяє контролювати такі дії:
весь шлях руху продуктів, починаючи від надходження, приготування напівфабрикатів, готових страв складу (і продажу споживачам);
стан будь-якого підрозділу, наявність продуктів складі, у виробничих цехах;
своєчасна інформація про необхідність поповнення запасів товарів.
Система дозволяє будь-якої миті мати докладну інформацію про наявність у будь-якому з підрозділів того чи іншого продукту або готової страви. Грамотне використання такої системи дозволить налагодити організацію праці таким чином, щоб уникнути безлічі прорахунків та помилок при веденні замовлень продуктів, дізнатися про наявність продуктів на складі, на підставі повідомлень комп'ютера виключити помилки у цінах та асортиментному переліку, комплексно підійти до аналізу закупівель. Така система служить сховищем даних, виходячи з яких керівник може чітко зрозуміти, у стані в нього кожна точка обліку і чому.
Комп'ютерні системи в ресторані використовуються для таких цілей:
Облік продажу готових страв; контроль дій персоналу;
Калькуляція страв, розрахунок залишків на складах ресторану;
планування закупівель, контроль відхилень;
Безпечне та надійне зберігання даних;
Управління світловими та іншими електричними приладами.
Робота на касовій програмі для ресторануздійснюється так: офіціант на касовому терміналі формує замовлення для споживача, вводить через клавіатуру або сенсорний екран замовлені страви. На принтерах, встановлених на виробництві та в сервіс-барі, автоматично друкується чек із зазначенням номера столу та прізвища офіціанта, який передав замовлення. За цим чеком офіціант отримує страву з кухні та продукцію із сервіс-бару. Таким чином, обмежується недокументоване отримання страв та збільшується швидкість обслуговування.
Одночасно одному терміналі може працювати до 8 офіціантів. Для розрахунку із споживачами офіціант друкує рахунок. Якщо споживач має дисконтну або розрахункову картку, офіціант реєструє її, споживачеві автоматично надається знижка. Касир приймає гроші в офіціанта та видає фіскальний чек.
Менеджер ресторану може спостерігати всі замовлення. Зазвичай, тільки менеджер підтверджує відмови, повернення, дає знижки.