Відпустки враховуємо у графіку

Статті на тему

Зверніть увагу! Графік відпусток затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації не пізніш як за два тижні до настання календарного року в порядку, встановленому ст. 372 ТК України для прийняття локальних нормативних актів

В ідеальному випадку відпустки мають надаватися відповідно до затвердженого графіка.

Тим часом це правило дотримується далеко не завжди. Причини тому можуть бути різні - від хвороби працівників до непередбачених виробничих обставин, які вимагали відкликання окремих співробітників з відпустки. Нерідко виникають ситуації, коли працівник з різних причин неспроможна чи бажає йти у відпустку за графіком, або роботодавцю необхідна присутність працівника робочому місці під час його відпустки. Графік відпусток на рік уперед формується наприкінці календарного року, що минає. Тому не дивно, що плани як працівників, так і роботодавця можуть змінитися.

Але незалежно від того, яким чином надавалася відпустка працівникам (за графіком чи ні), графік відпусток повинен заповнюватися протягом усього календарного року. вносить відомості про перенесення відпустки та причини такого перенесення, а також може оформлювати примітки, пояснюючи, чому відпустка не була використана працівником у заплановані дати.

Зверніть увагу: у графік за жодних обставин не потрібно вносити зміни. Тобто не потрібно видавати накази про внесення змін до графіка чи «перевидавати», «перестверджувати» його.Всі «відступи від плану» у кожному випадку фіксуються тапояснюються в самому графіку, і для цього в ньому передбачені відповідні графи. У цьому сенсі графік - унікальний документ, і ми подивимося, яким чином він повинен заповнюватися в різних ситуаціях.

ВІДПУСТКА НАДАНИЙ ЗА ГРАФІКОМ

Отже, за загальним правилом відпустка надається відповідно до затвердженого графіка.

Частина 3 ст. 123 ТК Україна передбачає, що про час початку відпустки працівника має бути сповіщено під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку.

У бухгалтерію нашої організації нещодавно знайшла роботу бухгалтер. До обов'язків нового співробітника входить розрахунок зарплати та відпускних. Так от вона стверджує, що навіть якщо працівник використовує відпустку відповідно до графіка, все одно необхідно, щоб він написав заяву. Ми ж таке не практикуємо, але зараз почали сумніватися, може заяви справді потрібні і в таких випадках?

У Вказівках щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації сказано, що уніфікована форма № Т-7 застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток на календарний рік за місяцями. Тобто прямо йдеться про планування відпустки саме по місяцях. Але при цьому у найуніфікованішій формі № Т-7, у графах 6 та 7, потрібно вказувати заплановану та фактичну дати. Нагадаємо, що реквізит «Дата», як правило, містить три елементи, що проставляються у певній послідовності: день, місяць, рік. Таким чином, зі змісту Вказівок та найменування граф таблиці графіка відпусток не можна зробити однозначного висновку про те, чи можна при плануванні відпустки вказувати лише календарний місяць. Тому на практиці використовуються обидва варіанти.

Не забудьте, що роботодавець повинен дотримуватися порядку наданнявідпустки, передбачений законом. Як ми вже зазначили, необхідно під розпис сповіщати працівників про час початку їхніх відпусток. І якщо у графіку не будуть передбачені календарні дати, вам буде складно виконати цей обов'язок.

Таким чином,при зазначенні у графіку відпусток точної дати надалі не потрібно заяви працівника на надання щорічної оплачуваної відпустки,т. к. відпустка надається строго за графіком.

Порада При складанні графіка вказуйте календарні дати запланованих відпусток

Постановою № 1 затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, у т. ч. наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (уніфікована форма № Т-6) та наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам (уніфікована форма №) Т-6а).

Далі оформляється записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (уніфікована форма № Т-60), вносяться відомості про відпустку в особисту картку працівника (уніфікована форма № Т-2), заповнюється табель обліку робочого часу (уніфікована форма № Т-12 чи № Т) -13), а відомості про фактичні дати відпустки вносяться до графіка відпусток.

Подивимося, як оформляються такі записи у графіку відпусток залежно від того, коли була запланована відпустка.

Якщо у графіку було зазначено лише календарний місяць, у якому планується відпустку, це оформляється так.

Відображення у графіку відпусток використання відпустки, час якого визначено календарним місяцем

Якщо ж було заплановано календарні дати відпустки, то графік виглядає так.

Відображення у графіку відпусток використання відпустки, час якого визначено календарною датою

ВІДПУСТКА НАДАНИЙ НЕ ЗА ГРАФІКОМ

За загальним правилом відпустка надається працівникам відповідно до графіка. Однак із цього правила є винятки.

Виняток 1.Свої особливості має надання відпустки за перший рік роботи (ст. 122 ТК РФ). Право на його використання виникає у працівника через шість місяців безперервної роботи у даного роботодавця. За згодою сторін оплачувана відпустка працівнику може бути надано і раніше.

До закінчення шести місяців безперервної роботи оплачувана відпустка за заявою працівника має бути надана:

жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї;
працівникам віком до 18 років;
працівникам, які усиновили дітей віком до трьох місяців;
за інших випадках, передбачених федеральним законом.

Працівники, яким відпустка надається у зручний для них час