Випуск 5
Відповідно до бібліотечного законодавства, кожна бібліотека зобов'язана вести облік свого фонду, тобто. документів, що надходять і вибувають, в т.ч. та електронних. Функції обліку полягають у тому, щоб фіксувати наявність та місцезнаходження документів, тим самим ідентифікувати їхню належність даному ресурсу. Істота обліку полягає в реєстрації кожного документа окремо та підрахунку їх кількості, щоб: - знати величину, склад та структуру ресурсу; - Контролювати його безпеку; - відображати дані у планово-звітній документації організації, а також у державній статистиці; - Ідентифікувати реєстраційний запис з оригіналом та даними про нього під час перевірки ресурсу або розрахунків з постачальниками або користувачами.
Облік організується з урахуванням ретельно складеної технологічної документації.
У Кемеровській ОНБ ім. В.Д.Федорова розроблено тимчасове "Положення про фонд електронних документів у ДУК ОНБ ім. В.Д.Федорова", що визначає форми облікових документів, які відображатимуть стан цієї частини фонду.
Уніфікація облікових документів та обов'язковість їх заповнення полегшує зведення облікових даних у загальну базу, забезпечує наступність на всіх етапах його здійснення.
1.Електронні документи на знімних носіяхпризначені для локального використання, що випускаються (тиражуються) у вигляді певної кількостіідентичних екземплярів. До документів такого роду належать дискети та оптичні компакт-диски.
Бібліотека веде індивідуальний та сумарний облік електронних видань на знімних носіях з моменту їх надходження до фонду бібліотеки.
Індивідуальний облік електронних видань на знімних носіях провадиться в окремих інвентарних книгах і не становить складності.
Фонд електронних документів на знімних носіях у бібліотеці – розподілений. Він є універсальними зборами документів (CD-ROM, DVD, CD-RW, CD-R та інших.), що включає вітчизняні та зарубіжні електронні видання різними мовами.
У фондах бібліотеки знаходяться та використовуються в обслуговуванні близько 2500 дисків.
У 2008 році в Кемеровській ОНБ створено відділ "Електронний ресурсний центр", де зібрано майже всі електронні документи на знімних носіях за винятком: - Електронних видань іноземними мовами, що знаходяться у фонді спеціалізованого відділу ОНБ "Відділення інформаційних ресурсів" іноземними мовами та мовами народів України". - Відео, аудіо диски, які знаходяться у відділі "Культурно-естетичний центр".
У цих структурних підрозділах ведеться сумарний облік, де відображаються відомості щодо надходження та вибуття документів, на такого роду носіях.
Загальні відомості на весь фонд електронних документів відображаються у Книзі сумарного обліку в Центрі комплектування та каталогізації.
Поділ обліку, коли його здійснюють не лише централізовано, а й кожен структурний підрозділ до своєї частини ресурсу, виправдовує себе. Через обліку документи закріплюються за тим чи іншим структурним підрозділом, який несе відповідальностіза: - фізична наявність документів, - належне розміщення, - правильне звернення, - оптимальні умови зберігання.
Такий підхід дає керівникам підрозділів можливість краще знати свою частину ресурсу, точніше представляти свою частку відповідальності за його збереження та облік.
В даний момент найбільшу складність є облік документів,не мають індивідуального матеріального носія.Мова йде про локальні та віддалені електронні ресурси.
Під час розробки нашої "Інструкції з обліку електронних ресурсів та електронних документів" орієнтиром служив проект "Інструкції з обліку бібліотечних фондів" (М., 2007), в якій наводяться (у порядку рекомендації) облікові форми електронних ресурсів.
Ми визначили основні розділи Інструкції з обліку для нашої бібліотеки та наповнення облікових форм. Але вони розроблені безпосередньо для обласної наукової ім. В.Д.Федорова, і є формами рекомендаційного характеру інших бібліотек.
Основні блоки, виділені в Інструкції: 1. Загальні положення (що підлягає обліку, на чому враховуватиметься, в яких формах, хто враховуватиметься). 2.Облік надходжень електронних ресурсів здійснюється залежно від їх виду: - знімні, - локальні, - віддалені. 3. Врахування надходження локальних електронних ресурсів. 4. Врахування надходження віддалених електронних ресурсів. 5. Облік вибуття електронних документів із бібліотечного фонду. 6. Результати руху фонду електронних ресурсів. 7. Перевіряє фонд електронних ресурсів. 8. Діловодство в організації обліку. 9. Відповідальність за організацію обліку фонду ЕР.
У Додатку представлені форми обліку.
Ми вирішили, щодоцільно розділити облік всього фонду електронних ресурсів та фондів структурних підрозділів. Структурні підрозділи ведуть повніший облік, створюють описову частину своїх ресурсів, стежать їх рухом, характеризують структуру, видовий, мовний склад цієї частини фонду. Відділ, у якому кумулюватиметься вся інформація з бібліотеки, збирає лише статистичні дані за підсумками року: надійшло, вибуло, складається.
На весь фонд електронних документів ведеться "Книга обліку локальних електронних документів, БД та колекцій ДУК "Кемеровська ОНБ ім. В.Д.Федорова". Структурні підрозділи ведуть "Книги обліку локальних електронних документів, БД та колекцій структурного підрозділу".
Облік локальних електронних ресурсів забезпечують завідувачі чи співробітники структурних підрозділів, призначені наказом директора. Відповідальність за формування, облік та подання відомостей про фонд локальних електронних ресурсів (за рік) несе завідувач структурного підрозділу.
Одиницями обліку локальних електронних ресурсів є: назва електронного ресурсу та екземпляр (кількість документів, що входять до цього ресурсу).
Кожен документ, що входить в електронний ресурс, враховується індивідуально за типом документів, галузями знань, мовою. Новою назвою є кожне уявлення електронного ресурсу. Як одна назва враховуються електронні ресурси, що поповнюються. Як окремі назви враховуються оновлювані електронні ресурси із зазначенням версії кожного оновлення.
Кожна електронна копія, отримана без знищення оригіналу, враховується як окремий екземпляр.
Видалені електронні ресурси- ресурси, які отримують бібліотека із зовнішніх джерел,розміщених на віддалених технічних засобах у тимчасове користування на умовах угод з постачальниками інформації (генераторами доступу).
Видалені електронні ресурси підлягають обліку також у спеціально затверджених формах обліку. На загальний фонд віддалених електронних ресурсів ведеться "Книга обліку віддалених електронних ресурсів ДУК "Кемеровська ОНБ ім. В.Д.Федорова", яка ведеться в 3-х частинах.
Облік віддалених електронних ресурсів забезпечують завідувачі чи співробітники структурних підрозділів, призначені наказом директора. Відомості заносяться до "Книги обліку віддалених електронних ресурсів" структурних підрозділів.
Одиницею обліку документів віддаленого доступу є назва БД та її обсяг. При обліку вибуття документів із бібліотечного фонду враховуються їх видові особливості.
Вибуття електронних документів на знімних носіях із фонду оформляється Актом про виключення. В Акті фіксується кількість документів, що виключаються, і вказується причина виключення. За винятком документів постійного чи тривалого зберігання, які перебувають на бухгалтерському обліку, вказується також їхня вартість. Акт формується на кожну причину виключення окремо. До Акту про вилучення документів із фонду бібліотеки додається список документів, що підлягають вилученню. У списку документів, що вибувають, вказується інвентарний номер документа (для електронних документів на знімних носіях), короткий бібліографічний опис, ціна документа, зафіксована в інвентарній книзі, вартість видання, застосовувані коефіцієнти переоцінки та загальна вартість документів, що виключаються.
В інвентарній книзі, на фонд електронних документів на знімних носіях, у показнику про вибуття проставляється номер та дата Акту провинятку. Відомості про документи, виключені з фонду бібліотеки, вилучаються з усіх облікових форм, а також усіх каталогів і картотек Бібліотеки.
Причинами для вибуття електронних документів (з Проекту федеральної Інструкції) можуть бути: - невідповідність програмно-апаратного середовища бібліотеки -12; - перенос інформації на інший носій - 13; - фізичне зношування або пошкодження знімного носія -14; - закінчення терміну ліцензійної угоди - 15; - надходження кумуляції – 16; - заміна фрагментів видань при отриманні повнішої версії - 17; - заміна видань при надходженні документів у зручнішому форматі та з найкращою якістю тексту - 18; - застарілість змісту (звіти баз даних) – 19; - дефектність - 20; - заміна видання, запозиченого від приватних осіб, при отриманні екземпляра видавця – 21; - втрата даних внаслідок вірусної чи хакерської атаки - 22.
Виняток (прання) файлів локальних електронних документів відображається в облікових формах з обґрунтуванням причин.
Вибуття мережевих документів віддаленого доступу не оформляється спеціальним документом. Підтвердженням вибуття є закінчення терміну дії документа (договору або угоди), оформленого на доступ до певного пакету мережевих документів, та відсутність договору чи угоди, оформленої на новий термін.
Підсумки руху фондів підбиваються в обов'язковому порядку за рік. Підсумки руху електронних документів на знімних носіях підбиваються у Книзі сумарного обліку на весь фонд бібліотеки. Підсумки підводить Центр комплектування та каталогізації. Підсумки руху фонду електронних документів локального доступу підбиваються також структурними підрозділами, а потім дані передаються до Центру.комплектування та каталогізації.
Відповідно до Федерального закону України "Про бухгалтерський облік" проводиться обов'язкова та планова перевірка фонду. Перевірка фонду електронних документів та електронних ресурсів також вноситься до графіка перевірок фондів, затвердженого Комісією зі збереження фондів.
Перевірка всього фонду або його частини (відповідно до наказу про перевірку документів) завершується складанням Акту та списком відсутніх видань.
Перевірка електроннихдокументів локального доступуздійснюється за кількісними показниками (кількість документів у БД), що дозволяє виявити зміни в документі.
Організація роботи з документами з обліку фонду електронних документів здійснюється за правилами ведення діловодства.
Працівник бібліотеки, відповідальний за довірений йому фонд електронних документів, відшкодовує заподіяні бібліотеці збитки, виявлені в результаті перевірки у сумі, що не перевищує його середньомісячного заробітку (ст. 241 Трудового кодексу України).
За відсутності відкритого доступу до фонду, якщо конкретного винуватця не встановлено, відповідальність за нестачу та відшкодування шкоди несуть усі працівники бібліотеки, які мають доступ до фонду, на підставі договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність.
Відповідальність за формування, облік та подання відомостей про фонд локальних електронних документів та віддалених БД (за рік) несе завідувач структурного підрозділу.