Виставки, ярмарки - Маркетинг подій як спосіб просування послуги
Особливого місця серед таких акцій займають виставки. Тому доцільно відзначити кілька важливих (у плані PR) особливостей підготовки та проведення такої комплексної акції як виставка. Такої уваги виставка заслуговує насамперед тим, що в її організації використовуються практично всі засоби та методи PR, виставка ніби збирає їх у фокус, інтегрує у надзвичайно інтенсивній формі.
В організації виставки важливим є залучення засобів масової інформації як на стадії підготовки, так і тим більше під час проведення. Корисно проводити, як мінімум, дві прес-конференції: перед відкриттям (інформація про цілі та завдання виставки) та після закінчення (підсумки, оцінки та подальші перспективи). Та й під час виставки корисно провести одну-дві прес-конференції, присвячені конкретній тематиці та проблемам. Тим самим інформація про виставку буде "присутня" у ЗМІ під час її проведення, привертаючи увагу населення, цільових та професійних груп.
Нерідко виставки проводяться із залученням спонсорських коштів. Корисно під час виставки провести по ній спеціальні екскурсії для населення, учнів, студентів, організувавши спеціальну роботу на їхнє запрошення.
У цьому випадку виставка отримає додаткове звучання у громадській думці. Особам та організаціям, на чию увагу організатори виставки особливо розраховують, необхідно надіслати запрошення. У професійно та комерційно зацікавлені організації та фірми, а також у ЗМІ розсилаються інформаційні листи, прес-релізи та інші матеріали.
Постійне привернення суспільної уваги особливо важливе, якщо проводиться виставка-продаж (після закінчення виставки або протягом її проведення). Тому навіть виставка, що проводиться в суто комерційних цілях, передбачає,проте широкий комплекс PR-заходів.
Вперше приймаючи рішення щодо участі у тій чи іншій щорічній виставці, необхідно вивчити матеріали минулорічної виставки: каталог виставки, відгуки засобів масової інформації.
Думка фірми про участь у цій виставці має бути певним, потрібно знати мети, які вона переслідує, беручи участь у виставці, і результати, які фірма має право очікувати від неї. [3, c. 760]
Перелік продукції, яку фірма збирається представити на виставці, повинен відповідати тематиці виставки, але стендисти завжди повинні мати матеріали, що відображають усі напрямки діяльності фірми.
Для роботи на виставках відбирають персонал, який має такі якості:
Ш умінням спілкуватися з людьми;
знанням продукції фірми, її історії, напрямів діяльності;
бажанням спілкуватися з людьми;
Ш привабливою зовнішністю.
У разі якості розташовуються у послідовності від найзначніших до менш значимих.
Останнім часом все більша кількість фірм надто велике значення надають "довгим ногам і великим очам", забуваючи, що просто гарна зовнішність без належного знання предмета лише відволікає від експонатів, виставлених на стенді. Для стендиста значно більшою мірою важливо те, що називається чарівністю: приємна зовнішність, готовність спілкуватися, не втомлюючись; повторювати 500 разів на день майже одне й те саме так, ніби це говориться вперше і тільки цій людині; вміння бачити та розуміти співрозмовника.
До початку виставки необхідно провести інструктаж майбутніх стендистів. Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді постійно був спеціаліст, відповідальний за проведення виставок. Тоді всі зауваження та побажанняпрацюючих на стенді можна буде врахувати під час підготовки до наступної виставки.
Особливої уваги вимагає робота зі стендовиками, які працюють безпосередньо з відвідувачами у стендів або об'єктів, що виставляються. Ця робота буде потрібна незалежно від того, чи це будуть фахівці фірми-замовника або фірми, що спеціалізується на проведенні виставок. Все одно замовнику - організатору виставки необхідно буде ввести цих людей повністю в курс справи, щоб їхня робота під час виставки не знизила її рівень, не завдала шкоди інтересам фірми.
Спеціальна проблема – видання каталогу виставки. Цей матеріал важливий не лише під час її проведення. Сам по собі він дуже цінний в організації PR як сувенір, роздатковий матеріал, ілюстрації та додатки до інших матеріалів. Тому дуже багато залежить від його якості (фотоматеріалів, тексту, поліграфії).
Нерідко проведення виставок пов'язане з транспортуванням її матеріалів, серед яких можуть бути і предмети, що становлять чималу цінність. Тому доцільно при проведенні виставок йти на витрати на різноманітні страхування. В українській практиці страховка виставок (як і взагалі будь-яких дорогих публічних акцій, видовищ), на жаль, практично не використовується, тоді як за кордоном страховка є обов'язковою умовою організації виставки.
Особлива турбота організаторів – розгортання виставки та її закриття (згортання експозиції, прибирання приміщень). Тому в договорі на оренду – це особливий предмет розподілу обов'язків орендаря та орендодавця.
Враховуючи інтенсивний та трудомісткий, багатопрофільний характер робіт із підготовки та проведення виставки, її організацію необхідно ретельно планувати. При цьому корисно використати методику мережного планування, що дозволяєчітко впорядкувати всі необхідні роботи в залежності від їх послідовності та тривалості.