Вступ до теми ECM
Щодня кожна організація у процесі своєї діяльності створює десятки, сотні, а часом і тисячі документів. Серед них і стратегічні договори, накази, протоколи нарад. Спочатку організаціям досить неформального підходу до управління, проте, коли з часом він перестає бути ефективним і в управлінні підприємством вводиться певний формалізм, хоча б частина бізнес-процесів перекладається на документаційну основу.
При цьому якщо документообігом не керувати, підвищується ризик виникнення різних проблем: втрати потрібних документів, виникнення помилок у їх змісті, відсутності однієї з необхідних для узгодження документа віз та ін. .
Історично для керування потоком документів використовували каталоги паперових документів із картками, що зберігаються в ящиках, зшивали документи у справи та складали гігантські бібліотеки. Однак, світ змінився з виникненням обчислювальної техніки, і тепер паперовий документообіг вже вважається пережитком минулого, адже, очевидно, що машинна пам'ять куди надійніша за людську, комп'ютер здатний відшукати те, що вам потрібно, за лічені секунди, а крихітна флешка-токен захищає інформацію краще найміцнішого сейфа.
Як правило, для роботи з документами, тепер уже в електронному вигляді, спочатку організації виробляють розумні схеми зберігання файлів на серверах, а для їх передачі, обговорення та узгодження використовують електронну пошту. Однак ці заходи лише частково закривають потребу в ефективному управлінні потоком документів, і тому зі зростанням організації з'являється потреба використання спеціалізованихрішень. У цьому випадку на допомогу приходять ECM-системи, які не тільки використовують найсучасніші технології, але мають методологічну основу, що сприяє максимально ефективному управлінню.
Що таке ECM
ECM - це абревіатура, що позначає в англійській мові системи управління інформаційними ресурсами підприємства (EnterpriseContentManagement). Організація AIIM (www.aiim.org), дає таке визначення ECM:сукупність технологій, інструментів та методів, що використовуються для збору, управління, накопичення, зберігання та доставки інформації всім споживачам всередині організації. Основне завдання ECM полягає у підтримці життєвого циклу інформації.
Розглянемо кожну зі складових абревіатури ECM докладніше.
ECM-системи - це, в першу чергу, системи управління (Management), і під управлінням тут ми розуміємо широкий спектр різноманітних функцій, серед яких, зокрема:
І нарешті, слово «підприємство» (Enterprise) в абревіатурі означає будь-яке підприємство: від крихітного стартапу до міжнародних концернів та холдингів, адже будь-яке підприємство, незалежно від його розміру та роду діяльності, завжди породжує нову інформацію, і чим більша організація, тим важливіше для неї створити максимально ефективне середовище для управління потоком інформації, що стрімко розширюється.
Однак, щоб звести разом усі три складові абревіатури та почати ефективно управляти інформаційними ресурсами підприємства, мало купити та встановити відповідне програмне забезпечення. Необхідно дотримання певної методології поводження з інформацією, виконання вимог законодавства, розуміння того, як протікають процеси на підприємстві, а також усвідомлення того, кому, в якому виглядіі коли потрібна та чи інша інформація.
Зрозуміло, що управління інформацією немислимо без участі людини, адже саме людина є джерелом виникнення інформації та її основним користувачем, до того ж на деяких підприємствах інформаційні ресурси можуть зберігатися та оброблятися одночасно цілим набором програмних засобів.Саме томуECM — це не окрема система, а ціла сукупність стратегічно підібраних систем і технологій їх взаємодії як з людиною, так і між собою.
Споживачі ECM
Споживачем ECM може бути абсолютно будь-який співробітник підприємства, адже навіть ті співробітники, які не працюють з комп'ютером щодня, іноді, наприклад, ходять у відпустку, а отже, також є джерелами виникнення інформації, яка потребує зберігання. Однак, у будь-якій організації є співробітники, які працюють з інформацією постійно та щільно, і таким співробітникам ECM може послужити велику службу.
Виділимо такі групи користувачів ECM-системи:
Керівник
Головними завданнями керівника є прийняття рішень та контроль їх виконання. Для прийняття рішення керівнику дуже важливо мати перед собою якомога повнішу картину, що містить тільки достовірні дані. ECM-системи дозволяють в лічені секунди і в будь-який момент часу підготувати необхідні керівнику звіти та вибірки різноманітних даних, вони допоможуть підрахувати значення необхідних для ухвалення рішення параметрів, врахувати одночасно безліч факторів і прийняти найвірніше в кожній ситуації рішення.
Щоб допомогти керівнику простежити виконання важливих рішень, ECM-системи оснащені автоматичними засобами нагадування про необхідність контролю.Коли рішення буде виконано, керівник отримає відповідне повідомлення, після чого ECM-система допоможе безпомилково підрахувати значення ключових показників ефективності, що дозволяють оцінити якість виконання.
Діловод
Діловод - це свого роду фільтр для документів. Через його руки щодня проходять десятки вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Кожен із них при цьому необхідно зберегти, класифікувати, зрозуміти, хто чекає на цей документ і в які терміни важливо його отримати або виконати. ECM-технології дозволяють значно спростити життя діловода, адже системи, побудовані на їх основі, дозволяють перекласти на машину стомливу і трудомістку роботу, наприклад, сканування документів, таким чином, істотно прискоривши робочий процес. Крім того, ECM-системи дозволяють зіставити кожному документу найбільш відповідний йому тип життєвого циклу, тим самим давши діловоду можливість уникнути помилок щодо подальшої долі документа. Саме до діловода (або фахівця архіву) найчастіше звертаються співробітники, коли вони шукають будь-який документ. У цьому випадку ECM-технології дозволяють діловоду в лічені секунди знайти документ, що запитується, а також дадуть зрозуміти, чи дійсно співробітник має право його переглядати.
Бухгалтер, фінансист
Бухгалтери та фінансисти щодня працюють з великими обсягами даних, які вони використовують в оперативній роботі та підготовці звітності. ECM-системи допоможуть організувати максимально зручну структуру зберігання первинної фінансової документації, дозволять уникнути повторного введення даних та полегшать їхню обробку, узгодження.
Співробітник, який спеціалізується на спілкуванні з клієнтами
Дляфахівців, наприклад, відділів продажів, важливо знати, на якій стадії знаходиться спілкування з тим чи іншим клієнтом, чи завершився процес узгодження договору, а також у зручному та доступному вигляді зберігати повну інформацію про клієнта, особливості його бізнесу, всю історію взаємодії та її особливості . Всі ці функції, у тому числі, здатна виконати ECM-система або у зв'язці ECM і CRM-системи.
Інші співробітники
Є безліч співробітників, які «генерують» документи та контент, що потребує ефективного зберігання та використання. Крім того, у будь-якому випадку, співробітники споживають корпоративну інформацію – накази щодо спільної діяльності, посадові інструкції, опис технологій роботи або, скажімо, умов надання соцпакету тощо. ECM-система дозволить кожному співробітнику швидко знайти необхідні документи, вона допоможе організувати ефективну спільну роботу над документами, а за наявності блоку управління бізнес-процесами (workflow), дозволить кожному своєчасно та якісно виконувати свою частину робочого процесу.
Стаття входить до рекомендованого курсу для новачка «Просто про СЕД».