Введення платіжних документів без головного болю, Банки - гроші - кредит
Напевно, багато хто з вас постійно стикається з проблемою обробки платіжних документів. Ця проблема дуже актуальна не лише для банків, а й для торгових компаній, які щодня вводять у свою інформаційну систему сотні та тисячі платіжних документів. На вирішення цього завдання витрачається час і сили ваших співробітників, адже кожен платіжний документ містить близько 20 полів або близько 450 знаків. Усього 150 із них — цифри. Поки оператор набирає цифри, процес рухається досить швидко, але, як тільки справа доходить до текстової частини документа, швидкість введення різко знижується. Звичайна людина друкує зі швидкістю близько 120 знаків за хвилину, у професійного оператора швидкість друку майже вдвічі вища — близько 200 знаків. У будь-якому випадку є певна межа, швидше за яку не зможе друкувати навіть справжній чемпіон з роботи з клавіатурою. А за нинішніх потоків платіжних доручень, що проходять через банки та великі торгові компанії, навіть страшно уявити, скільки часу йде у операторів на переведення документації з паперового вигляду в електронний. Щоб уникнути величезних втрат часу, звільнити працівників від монотонної роботи з передруку платіжних документів і полегшити життя клієнту і собі, багато банків використовують у своїй роботі спеціалізовані системи, такі як «клієнт-банк» та Інтернет-банк.
Про переваги цих технологій багато говорили та писали. Системи «клієнт-банк» та Інтернет-банк справді і надійні, і зручні, але, на жаль, низка об'єктивних обставин перешкоджає переходу всіх клієнтів на ці системи. Навіть у просунутій Європі далеко не всі платіжні документи надходять до банку в електронному вигляді. В Україні сьогодні значна частина документів, як і раніше, вводитьсявручну. Звичайно, існують програми, що дозволяють прискорити введення платіжних документів та й банківське програмне забезпечення налаштоване під максимально швидке набивання інформації. Але це ще дозволяє значно скоротити витрати часу.
У цій ситуації дедалі більше банків обирають ефективніший спосіб боротьби з потоками паперових документів, впроваджуючи систему автоматизації введення платіжних доручень за допомогою сканера та спеціалізованого програмного забезпечення, заснованого на технології оптичного розпізнавання. Фактично це середній варіант між традиційною системою обробки платіжної документації з використанням ручної праці та просунутими безпаперовими технологіями типу «клієнт-банк». На сьогоднішній день найбільш цікава, зручна у використанні та ефективна розробка такого типу належить компанії ABBYY. Це система автоматичного введення платіжних документів FineReader Bank. За його допомогою щодня запроваджуються сотні тисяч платіжних документів більш ніж у 100 банках по всій Україні.
Для клієнта використання такої системи проходить зовсім непомітно. Усі зміни відбуваються усередині банку і не видно неозброєному оку клієнта. Вирішення проблеми переведення інформації з паперового в електронний вигляд перебирає система автоматизованого введення документів. Банк встановлює у себе сканер і FineReader Bank, і вже не людина займається введенням у комп'ютер платіжних документів (витрачаючи на кожен від півтори до трьох хвилин). Тепер вони автоматично скануються та обробляються системою FineReader Bank, і на введення одного документа потрібно до 10—30 секунд. Замість монотонного набивання інформації з платіжних доручень у базу даних, оператор може присвятити себе набагато інтелектуальнішій роботі, на яку при звичайному режимі можепросто не вистачати часу - на підвищення рівня обслуговування клієнта.
Але швидкість введення не єдина перевага системи — програма може гарантувати, що всю інформацію, що міститься в тому чи іншому платіжному дорученні, буде занесено до комп'ютера без помилок. FineReader Bank здійснює подвійне введення: спочатку програма самостійно розпізнає вміст документа, а потім оператор, перш ніж зберегти документ, перевіряє та підтверджує правильність введення ключових полів. Без цього документ не можна зберегти. Однією з найважливіших переваг системи FineReader Bank є можливість здійснення крос-перевірок. Програма звіряє суму прописом та суму цифрами, відповідність реквізитів банків та підприємств, дату платежу, регулярні висловлювання та іншу інформацію (аж до перевірки орфографії у полі «призначення платежу»). FineReader Bank легко підключається практично до будь-яких зовнішніх баз даних. Завдяки такій системі автоматичних перевірок практично унеможливлено помилку. Чи варто говорити, які гроші може втратити банк через одну-єдину помилку при введенні платіжного документа. Коли введенням інформації займається людина, таких помилок, нехай вкрай рідкісних, дуже важко уникнути, адже людина не машина. FineReader Bank не втомлюється, точність введення залишається незмінною протягом дня. Він однаково добре розпізнає документи у будь-яку погоду та у будь-який час доби. Крім того, FineReader це програма, яка звільняє людей від рутинної, монотонної роботи.
Ще однією важливою перевагою системи FineReader Bank є її гнучкість. Банк насамперед цікавить вирішення конкретних проблем, пов'язаних із виконанням вимог ЦП, збільшенням обсягу паперової роботи, посиленням конкуренції на ринку. Банку потрібно знайменшими витратами найкраще обслужити клієнта, дотримуючись при цьому правил, встановлених державою. Тому важливо не просто поставити програму автоматичного введення платіжних документів, необхідно інтегрувати її до загальної інформаційної системи банку. Саме тому розробники FineReader Bank зробили її максимально відкритою та настроюваною, щоб забезпечити легкість експорту до будь-якої ВІС. Спеціальний інструментарій Development Tools дозволив легко вбудувати FineReader Bank в нашу банківську систему. Завдяки використанню системи FineReader Bank вдалося вдвічі скоротити кількість співробітників, які займаються введенням первинних документів», — сказав Петро Дриганець, начальник сектору автоматизації банку «Менатеп» (Вороніж). FineReader може з однаковим успіхом працювати як у невеликих, так і у великих банках та розрахунково-касових центрах. У будь-якому разі термін окупності системи не перевищить року. Коли FineReader Bank працює у невеликому банку чи підприємстві, система виглядає дуже просто: один сканер, один комп'ютер. Якщо ж йдеться про велику організацію, може використовуватися система розподіленої мережевої обробки, що дозволяє обробляти тисячі та десятки тисяч документів на день. На сьогоднішній день один високопродуктивний сканер покриває потреби цілого відділення.
Можна сказати, що на сьогоднішній день поєднання безпаперових технологій із FineReader Bank дозволяє повністю вирішити проблему введення платіжних документів. При цьому враховуються потреби всіх клієнтів банку — і великих і найдрібніших — скорочується собівартість одного документа і підвищується точність введення. Тобто від цього рішення виграють усі — і банкіри і, найголовніше, клієнти.