З - чого почати перехід на - ЕДО
Паперовий документообіг зживає себе. Паперові документи губляться у постачальників, під час доставки контрагенту, у клієнта. Доводиться роздруковувати, підписувати та надсилати документи заново. Все це - час і гроші.
Від переходу на електронний юридично значущий документообіг (ЕДО) багатьох зупиняють лише сумніви в тому, що він обходитиметься дешевше за паперовий; що вдасться адекватно та оптимально перевести бізнес-процеси в електронний вигляд; що це не буде коштувати позамежних грошей та низку інших питань. Сподіваємося, що цей матеріал відповість і стане стартовою точкою для переходу на ЕДО.
Порівняємо паперові та електронні документи
Ключові питання на старті будь-якого проекту: скільки коштує і що зрештою. Компаніям важливо розуміти, наскільки дорого їм обійдеться впровадження ЕДО і який результат вони можуть розраховувати. Порівняємо деякі показники.
При документообігу 500 документів на рік ви заощадите 22 250
При використанні паперових документів ваші річні витрати становитимуть 25750, тоді як при документообігу через Діадок — 3500.
Вибираємо спосіб роботи з ЕДО
Впровадження системи ЕДО в роботу компанії може зайняти різні проміжки часу і вимагати різних фінансових вкладень. Це від способу роботи з ЕДО, який вона вибере. Теоретично: все, що потрібно для ЕДО – це інтернет та КЕП. Практично компанії потрібно вирішити, як саме в ній буде організована робота з електронними документами.
Найпростіший спосіб – це робота через веб-версію, яка доступна всім. Він не вимагатиме жодного втручання в інформаційні системи компанії, обмін документами з контрагентами відбувається за принципом електронної пошти. В цьомуУ разі компанія платить тільки за надіслані документи.
Для користувачів 1С в Діадоку розроблено типове рішення для найбільш популярних версій цієї облікової системи: будь-хто може просто завантажити модуль із сайту, встановити у себе і працювати з електронними документами зі звичної програми.
Інтеграція з іншими обліковими системами
Інтеграція з іншими обліковими системами займе більше часу і коштуватиме дорожче. Це залежить, по-перше, від облікової системи та її конфігурації, по-друге, від оператора ЕДО.
У Діадоку є ряд розроблених інтеграційних рішень для Oracle, SAP ERP (сертифіковане рішення), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Вітрило, Архів ЕЛАР, Архів Ensole. Також є рішення для інтеграції на рівні програми - Конектори, API.
Впроваджуємо ЕДО покроково
Підключаємо контрагентів
Документообіг – процес як мінімум двосторонній. Тому компанії, яка переходить на ЕДО, важливо проінформувати про це своїх контрагентів. Різні оператори дотримуються різної політики щодо своєї участі у підключенні контрагентів. У Діадоку діє група активації, яка спеціалізується саме на цьому процесі. Вона розробила ряд спеціальних інструментів та шаблонів для інформування контрагентів. Її фахівці разом з відповідальними особами компанії обирають ті, які найбільше підходять у даному конкретному випадку і складають план дій та заходів, яким слідують.
За нашими даними, кожна третя компанія за умови правильного інформування погоджується приймати електронні документи. Будь-який бажаючий може подивитися, хто з його контрагентів вже входив у Діадок, просто скористайтеся пошуком на головній сторінці веб-версії.