З чого складається вартість СЕД, Питання передплатників, Журнал «Довідник секретаря та
Питання-відповідь на тему
Я працюю в динамічно розвивається керівником канцелярії. Діловодство у нас ведеться традиційно. Нещодавно від керівництва надійшло завдання – вибрати найоптимальнішу за вартістю СЕД. Чи правильно я розумію, що вартість СЕД передбачає вартість ліцензій?
Ви маєте рацію лише частково. Хочеться відразу відзначити, що вартість є не єдиним параметром, за яким здійснюється вибір рішення для автоматизації документообігу.
Також прочитайте просистеми діловодства докладніше.
На вибір СЕД можуть впливати такі фактори, як функціональність системи, наявність можливості її легко модифікувати, налаштувати, інтегрувати з іншими програмними продуктами організації, її масштабованість, безпека, зручний інтерфейс користувача, перспектива її подальшого оновлення та розвитку рішення і т.д.
Якщо керівництво компанії визначило вартість СЕД як ключовий фактор, то її можна розрахувати, підсумовуючи різні витрати на проект.
По суті, вартість рішення - це підсумковий варіант того, що організація хоче отримати при повній реалізації проекту. Розглянемо, із чого складається вартість проекту впровадження СЕД.
Майже завждипридбана СЕД реалізована на будь-якій програмній платформі, вартість ліцензій та технічна підтримка якої за замовчуванням включаються до вартості проекту. Інформацію про порядок ліцензування базового програмного забезпечення (програмної платформи), вартість ліцензій та технічної підтримки можна отримати у постачальника СЕД чи сайті компанії – розробника платформи.
Наприклад, СЕД "БОСС-референт" може бути реалізована на програмній платформі LotusNotes/Domino, порядок ліцензування якої та вартість ліцензій можна дізнатися або у постачальника СЕД, або у IBM.
Крім вартості базового програмного забезпечення у вартість проекту включається вартість ліцензій самої СЕД. Політика ліцензування користувачів системи може бути різною:
постачальником СЕД можуть пропонуватися конкурентні ліцензії (за кількістю користувачів, які можуть одночасно працювати в СЕД) або індивідуальні ліцензії (залежно від загальної кількості користувачів, вибраних модулів та функціоналу, що виконується в СЕД).
Якщо у вашій організації є унікальні процеси, які передбачається автоматизувати за допомогою СЕД, а в коробковому рішенні СЕД необхідний функціонал відсутній, може знадобитися доопрацювання інформаційної системи. У цьому випадку в бюджеті проекту потрібно передбачити витрати на аналіз та оптимізацію процесів обробки документів, написання технічного завдання, розробку, тестування та впровадження допрацьованого чи нового модуля, розробку інструкцій для адміністраторів та користувачів інформаційної системи.
Доробка інформаційної системи зазвичай обходиться недешево, оскільки у процесі задіяно багато фахівців як із боку організації-замовника, і із боку постачальника інформаційної системи. Тому перед прийняттям рішення про модифікацію СЕД слід добре вивчити як процеси, що підлягають автоматизації, а й функціональні і технічні особливості, і навіть можливості наявної СЕД. Правильно проведений передпроектний аналіз, розробка докладного технічного завдання, узгодженого з ключовими користувачами системи, дозволять уникнути помилок під час проектування та впровадження СЕД, а отже, і зайвих витрат.
В деяких випадкахдля вирішення задачі з розширення області автоматизації немає необхідності модифікувати модулі СЕД або розробляти нові (тобто можна вирішити питання шляхом відповідних налаштувань в інформаційній системі, створення необхідних шаблонів, типових маршрутів руху деяких видів документів). До таких випадків зазвичай належать ситуації, коли потрібно організувати узгодження будь-якого внутрішнього виду документа організації або налагодити облік та реєстрацію документів у новому підрозділі.
СЕД, що дуже часто впроваджується, є новою програмою, з якою вміють працювати не всі користувачі та співробітники IT-підрозділу. Тому значною міроюна вартість проекту впровадження СЕД впливає наявність готових спеціалістів (адміністраторів, предметних фахівців), які займатимуться підтримкою та супроводом інформаційної системи, вироблятимуть за необхідності налаштування в ній, а також навчання користувачів. Якщо таких фахівців ні, то вартість проекту варто включити або навчання наявних в організації фахівців, або прийом на роботу нових. Крім того, майже завжди є можливість найняти готового спеціаліста (адміністратора чи розробника) за договором аутсорсингу.
Успіх проекту безпосередньо залежить від того, наскільки швидко потенційні користувачі системи адаптуються до неї та навчаться у ній працювати. Саме тому незалежно від того, є готові адміністратори і діловоди в організації чи ні, реалізація проекту завжди передбачає навчання користувачів, що також включається у вартість проекту.
Оскільки багато СЕД передбачають роботу користувачів з різними модулями, виконання ними різних операцій (залежно від виконуваних функцій), їх навчання бажано проводити погрупам: керівників навчати окремо від діловодів та виконавців.
Важливим чинником у визначенні підсумкової вартості СЕД єрозрахунок вартості серверного та іншого обладнання,а також ряду робіт, що виконуються (закупівлі персональних комп'ютерів, прокладки мережі).
Залежно від того, як буде побудовано архітектуру баз даних, де будуть розміщені сервери, які забезпечують стійкість до відмови від функціонування інформаційної системи, може знадобитися різна кількість обладнання.
Якщо в СЕД планується обробляти значний обсяг документів, інформації, зберігати великі масиви даних, то може знадобитися проектування та впровадження поряд з СЕД електронного архіву, що також спричинить подорожчання проекту за рахунок придбання додаткового обладнання та програмного забезпечення. У деяких випадках використання електронного архіву роблять окремим етапом проекту.
У разі якщо в організації до моменту вибору та впровадження нової СЕД вже застосовувалася інформаційна система для обробки документів, а керівництвом компанії було прийнято рішення про зберігання всієї інформації щодо документів в єдиному місці (в СЕД), потреба міграції даних із «старої» системи в «нову» може спричинити значні витрати (часто вирішення питання перенесення інформації призводить до подорожчання проекту практично вдвічі), оскільки необхідно буде розробити методику міграції даних (писати технічне завдання), проводити доопрацювання двох інформаційних систем (існуючої та нової), організовувати безпосередньо перенесення інформації та перевірку виконаної роботи.
Міграція даних є складною частиною проекту, оскільки окрім перенесення реквізитів документів стоїть завдання перенести документи (файли) з однієїінформаційної системи в іншу, а також вирішити складне питання зі збереженням або налаштуванням необхідного доступу для користувачів.
Не менш складною та витратною статтею бюджету проекту може стати потреба в інтеграції нової СЕД з наявними інформаційними системами в організації.
Найчастіше здійснюється інтеграція СЕД з кадровими та бухгалтерськими інформаційними системами, такими як 1С, БОС-компанія, БОС-кадровик та ін.
Якщо вибір, розробка, впровадження СЕД здійснюється для територіально розподіленої організації, у вартість проекту потрібно закласти витрати на відрядження представників як вашої організації, так і, за необхідності, постачальника СЕД.
Отже, проаналізувавши все вищевикладене, стає зрозуміло, що вартість проекту впровадження СЕД складається не лише з вартості ліцензій базового програмного забезпечення та самої СЕД, але й із сукупної вартості витрат на обладнання (серверне, мережеве тощо), на навчання персоналу, на перенесення (міграцію) даних, проведення робіт із включення СЕД в інформаційне середовище організації (інтеграцію), на доопрацювання СЕД, а також інших робіт.