Загальні принципи створення автоматизованих - Автоматизація ВУЗівських бібліотек
Впровадження комп'ютерної техніки, що дозволило переводити традиційні картотеки в електронну форму та створювати на їх основі проблемно-орієнтовані бази даних, роботи зі створення ЕК, послідовне та цілеспрямоване придбання баз даних на CD-ROM, а також перший досвід роботи в міжнародних інформаційних мережах через Інтернет вимагають пошуку нових форм організації інформаційно-бібліографічного обслуговування у бібліотеці.
Визначення нових підходів до організації інформаційно-бібліографічного обслуговування неможливе без урахування загальних тенденцій його розвитку, зумовлених докорінними змінами зовнішнього інформаційного середовища.
Створення нових поколінь обчислювальної техніки, програмні продукти, що постійно вдосконалюються, можливість перекладу традиційних джерел інформації на електронні носії, впровадження CD-ROM технології, нові методи електронної передачі інформації в поєднанні з гіпертекстом та можливістю графічного надання інформації визначили низку нових тенденцій організації довідково-бібліографічного обслуговування, до яких можна віднести:
- більш тісну інтеграцію бібліотечного та довідково-бібліографічного обслуговування як у країні, так і між країнами шляхом координації;
- розширення меж довідкового обслуговування за рахунок поступової інтеграції функцій пошуку інформації, надання повного тексту документа оформлення замовлень та передачі заявок до служб міжбібліотечного абонементу та доставки документів;
- розширення можливостей обслуговування та надання графічної інформації, доступної внаслідок перекладу на електронні носії фотографій, картографічних видань, рукописів, архівних матеріалів, спеціальних колекцій;
- Підвищення оперативності обслуговування за рахунокпереваг автоматизованого пошуку;
- розширення часових рамок обслуговування, раніше обмежених режимом роботи бібліотеки, до 24 годинного доступу до електронних масивів протягом тижня в режимі віддаленого доступу;
- посилення навчальної функції у загальній структурі довідково-бібліографічного обслуговування, що з необхідністю ознайомлення користувачів зі специфікою структури та пошукових можливостей різних баз даних, використання методів пошуку через телекомунікаційні мережі у режимі віддаленого доступу.
Аналіз статистичних даних збільшення кількості запитів, виконуваних з урахуванням використання баз даних на CD-ROM. Дедалі більше читачів виявляють інтерес до баз даних на компакт-дисках як джерел отримання інформації. Можна впевнено говорити про збільшення звернень читачів у майбутньому. У цьому перед інформаційно - бібліографічним відділом (ПБО ) постає низка завдань, від вирішення яких залежить ефективність обслуговування. До першорядних можна віднести: - введення в експлуатацію мережного доступу; подальше навчання персоналу та активізацію діяльності співробітників ПБО з освоєння нових баз даних та пакетів прикладних програм; створення серії довідкових посібників, що знайомлять користувачів із зарубіжними базами даних та надають конкретні рекомендації щодо самостійного пошуку інформації. [57]
Разом з тим, існує низка проблем, які необхідно вирішити при визначенні нових підходів до організації інформаційно-бібліографічного обслуговування.
Також незадоволених залишається читацький попит на інформаційну продукцію зарубіжних національних агенцій та вітчизняні бібліографічні БД.
Підготовка до впровадження автоматизованої системи включає:
- Планування етапіввпровадження АІБС;
- Придбання, встановлення та налагодження технічних засобів;
4. Роботу в дослідному та дослідно-промисловому режимах на кожному етапі та здачу підсистем або системи в промислову експлуатацію.
Опис загальних принципів впровадження нових технологій у бібліотеці, що базуються на існуючій світовій практиці.
Принцип I.Рішення про комп'ютеризацію бібліотек має бути прийняте з урахуванням даних бібліотечної статистики, наявності навченого персоналу, фінансових ресурсів тощо. Це рішення має бути подане у вигляді спеціального документа. Дане положення передбачає, що для ухвалення рішення про комп'ютеризацію необхідно для здійснення деяких попередніх підготовчих робіт, результатом яких має бути створення технічного завдання на розробку комп'ютерної системи в бібліотеках, затвердженого керівником та узгодженого з вищим органом управління, який приймає рішення про розвиток, функціонування, фінансування даної бібліотеки. Це дозволить не тільки інформувати вище керівництво, а й розраховувати на її підтримку при реалізації проекту.
Принцип II.На основі технічного завдання повинен бути розроблений проект комп'ютеризації бібліотеки, обов'язково узгодженим з вищою інстанцією.
Згідно з існуючою в нашій країні методикою, у подібних випадках у спеціалізованих проектних організаціях прийнято було розробляти технічний та робочий проекти. В окремих випадках при типовому рішенні та не надто великих обсягах робіт допускалася розробка техноробочого проекту з урахуванням існуючих ГОСТів та ОСТів. Як згадувалося раніше, через відсутність у цій галузі спеціалізованих проектних організацій, багато фахівців пропонують розробляти ескізний проект, хочаі пов'язаний з існуючими стандартами, але дає певну свободу дій за його реалізації. Проте сьогоднішні працівники середніх та малих бібліотек, які вирішили розпочати організацію названих робіт, зазвичай не в змозі розробити такий проект самостійно. [65]
Ескізний проект має складатися з кількох частин, створюваних за принципом етапного виконання. До преамбули проекту входять основні дані з технічного завдання.
Першим етапом ескізного проекту є системний аналіз існуючих традиційних технологій у цій бібліотеці, який зазвичай називають перед проектним дослідженням. Тут потрібно уточнення низки параметрів технічного завдання більш конкретному і професійному рівні. Усе це рекомендується здійснювати працівникам бібліотеки разом із фахівцями організації, які пропонують своє програмне забезпечення або займаються впровадженням комп'ютерних технологій у закладі.
На основі одержаних результатів передпроектного дослідження формуються вимоги до придбання необхідних технічних, програмних та оргзасобів, меблів та іншого обладнання; забезпечення відповідної безпеки, проведення будівельно-монтажних та ремонтних робіт; навчання персоналу; обсягу необхідного фінансування. Виходячи зі своїх можливостей, бібліотека буде реалізовувати ці вимоги поетапно.
Ефективність комп'ютеризації бібліотечних процесів залежить від якісного здійснення передпроектного дослідження, результатом якого має бути звіт, узгоджений з усіма учасниками його проведення та затверджений керівництвом бібліотеки. Звіт включає, окрім деталізованого текстового матеріалу, що базується на реалізації технічного завдання, припущення щодо придбанняпрограмно-технічних засобів та оргтехніки, розрахунок фінансових витрат станом на момент створення проекту, структурні, функціональні схеми, алгоритми традиційних та комп'ютеризованих бібліотечних процесів тощо. За підсумками отриманих даних формується інші етапи.
На другому етапі купується необхідна кількість комп'ютерів та однокористувальних програмних засобів автоматизації бібліотечних процесів, а також організовується навчання персоналу. Тут важливо хоча б розпочати здійснення будівельно – монтажних, ремонтних та, звичайно, пов'язаних із забезпеченням безпеки дій. Потрібно підготувати інструктивні документи.
На третьому етапі купуються додаткові програмні та технічні засоби, що дозволяють автоматизувати інші бібліотечні процеси, здійснюється дослідна експлуатація освоєних на попередньому етапі комп'ютеризованих процесів та ін. Наприклад, бібліотека може запропонувати додаткові послуги з копіювання документів, займатися поліграфічною діяльністю.
Четвертий етап доцільно присвятити комп'ютеризації всіх визначених у технічному завданні процесів і не освоєних ще на попередніх етапах; їх дослідної, а в деяких випадках і частково промислової експлуатації, подальшого навчання співробітників, підготовки інструктивних матеріалів, розширення видів послуг, що надаються користувачам. Практично у всіх типах бібліотек для обміну необхідною інформацією, у тому числі через МБА, необхідно організувати модельний зв'язок, а надалі підключення до електронної пошти та мережі Інтернет. Для ЦБС це актуально і з погляду зв'язку центральної бібліотеки з філіями. [59]
Заключний етап пов'язаний з промисловою експлуатацією впроваджених програмно-технічних комплексівкомп'ютеризації окремих бібліотечних процесів Багато мережних комп'ютерних систем дозволяють у тому чи іншою мірою здійснювати і функції управління бібліотекою, тому цей етап можна назвати етапом створення автоматизованої системи управління бібліотекою.
Принцип III.Призначити у складі співробітників бібліотеки керівника проекту, відповідального виконання всіх робіт, що з його реалізацією.
Керівник проекту координує всю діяльність щодо його реалізації. Отже, він має увійти до складу групи зі створення технічного завдання та ескізного проекту. На першому етапі бібліотека може використовувати стороннього кваліфікованого спеціаліста – консультанта. Надалі доцільно прийняти на роботу відповідного співробітника, або виявити серед працівників бібліотеки такого, який хотів би і потенційно міг би вирішувати подібні завдання.
Принцип IV.Вивчити та проаналізувати досвід роботи інших бібліотек у галузі автоматизації. Доцільно звернутися до досвіду кількох бібліотек, що найбільш успішно працюють у цьому напрямі. За допомогою треба звертатися тільки до кваліфікованих фахівців, так як іноді початковий успіх використання деяких програм, техніки та технології в щадному та однокористувальному режимі, наштовхується на значні труднощі при інтенсивній роботі, при великих обсягах інформації та мережевих технологіях. Щоб менше виникало проблем, слід звернути увагу на запропоновану розробниками систему управління базами даних, власне структуру баз даних, їх функціонування в режимах віддаленого та одночасного користування кількома читачами тощо. Важливою характеристикою прикладного програмного забезпечення є його модульність та «відкритість»Останнім терміном називається таке програмне забезпечення для бібліотек, яке без втручання програмістів – розробників дозволяє максимально просто підлаштовувати параметри системи під вимоги конкретної бібліотеки.