Закон кардинально змінив звичну схему розрахунків, зобов’язавши продавців вибивати касовий чек.
Найбільше багатьох бухгалтерів хвилює питання, чи повинна організація при здійсненні розрахунків з іншою організацією додатково до касового чека видавати квитанцію до прибуткового касового ордера (ПКО)? У різних регіонах роз'яснення інспекторів суперечать одне одному. Так, у Карелії та в Омській області (за роз'ясненнями відділу оперативного контролю та застосування ККМ УМНС Укаїни по Омській області) вважають, що прийняття готівкових коштів від юридичних фірм за реалізовані товари (роботи, послуги) достатньо оформлювати лише чеком ККМ, що передбачено п .п. б) п. 4.1 типових правил експлуатації контрольно-касових машин. У Краснодарі та Москві УМНС вважають, що на додаток до чеку квитанцію до прибічника виписувати потрібно. У самому ж МНС України дають однозначну відповідь.
Як бути з приходником?
Варіанти виписування парафіян
– Зараз немає жорсткої вимоги обов'язково виписувати прибутковий касовий ордер, – пояснює заступник начальника відділу методології та податкового контролю за застосуванням ККТ МНС України В'ячеслав ВАСИЛЬЄВ. – Це краще робити, якщо продавець бажає отримати додаткову інформацію про покупця, наприклад, хто за що платив. Тому все на розсуд самої організації. Якщо це необхідно – оформляйте, ніхто вас за це лаяти не стане. Але водночас справді виникають складнощі із заповненням касової книги. Щоб уникнути подвійного обліку, я рекомендую робити так. Суми, отримані від організацій ПКО, записувати в касову книгу окремо. А суму, отриману за ордером від касирів, вказувати в книзі за вирахуванням уже відображених у ній платежів. При цьому тим, хто отримує готівку як від організацій, так і від громадян, раджу вести розрахунки з різнихсекцій ККТ. Або можна просто купити окрему касову машину спеціально для розрахунків із юрособами.
Якщо ККМ для опту встановлено у головній касі, то обов'язки касира-операціоніста виконуватиме той самий бухгалтер-касир, який раніше приймав гроші по приходниках. Просто тепер він одночасно ще й пробиватиме касовий чек. При цьому в прибутковому ордері та у квитанції до нього у графі "Додаток" радять вказувати номер та дату касового чека.
В даний час у багатьох спеціалізованих журналах для бухгалтерів наводяться різні варіанти, як краще в тому чи іншому випадку виписувати прихідник (якщо організація вирішила все-таки виписувати ПКО). Наведемо кілька прикладів.
Якщо єдина ККМ встановлено у торговому залі, то обліку грошей, отриманих з інших фірм, у ККМ необхідно відкрити окрему секцію. Порядок дій залежатиме від того, до якої каси клієнт здаватиме гроші - до каси ККМ чи до головної. Але у будь-якому разі касовий чек має пробивати касир-операціоніст, а прихідник виписуватиме бухгалтер-касир.
Виручку за Z-звітом наприкінці дня ніхто нікому не здає, оскільки всі гроші знаходяться у бухгалтера-касира в одній касі. Суму виручки за Z-звітом потрібно просто звірити із загальною сумою, оприбуткованою за ордерами. Звірити суму, пробиту по ККМ, із сумою прибутків можна за зведеним реєстром. Його можна сформувати із бухгалтерської програми. Наприклад, програма "1 С" дозволяє зробити зручну роздруківку "Журнал проводок" з проведення Дебет 50 Кредит 62.
Варіант Покупець сплачує рахунок касиру-операціоністу. І тут бухгалтер-касир виписує прибутковий ордер виходячи з касового чека. Клієнт також передає йому рахунок, погашений касиром-операціоністом. Журнал касира-операціоніста у цьому випадкуведеться, як завжди. Наприкінці робочого дня касир-операціоніст здає загальну суму виручки, пробитої по оптовій та роздрібній секціях. Бухгалтер повинен звірити суму по оптовій секції із сумою, яку він протягом дня виписав прибуткові ордери фірмам. Ця сума має бути однаковою. Приходник на загальну суму по оптовій секції складати не треба, тому що всі гроші від фірм уже прийнято до каси протягом дня. Тому бухгалтер становитиме лише один ордер на суму, пробиту по роздрібній секції.
Варіант Покупець платить гроші у головній касі. Для оплати радять виставляти клієнту рахунок. Отримавши гроші, бухгалтер-касир видасть покупцеві прибічник. У парафіярі та у квитанції до нього касир-операціоніст вказує номер та дату касового чека. На рахунку ж він ставить позначку "оплачено" та вказує дату. На підставі приходника та сплаченого рахунку касир-операціоніст пробиває клієнту чек. Записи в журналі касира-операціоніста можна оформити так: виручку, отриману від роздрібної торгівлі (секція № - за графою 11 "Здано готівкою"; виручку від фірм (секція № - за графою 13 "Оплачено за документами".) Бухгалтер-касир повинен звірити загальну суму , прийняту за окремими ордерами від фірм, із сумою виручки, пробитої по оптової секції протягом дня.Ця сума, звісно, має бути однаковою.На суму виручки, пробитої по роздрібної секції, бухгалтер становитиме один приходник.
Проблеми з ПДВ та рахунками-фактурами
Якщо у вашій організації вирішили видавати тільки чеки, то в цьому випадку касир-операціоніст повинен у якомусь зведеному документі (наприклад, реєстрі) вести облік фірм, які протягом дня пробили гроші по касі. Реєстр можна вести виходячи з рахунків на оплату, виставлених покупцям у бухгалтерії. Наприкінці дня на всю суму готівки, пробитої по касі, бухгалтерскладає два прибуткові ордери: по оптовій та роздрібній секції. Суму, прийняту з оптової секції, бухгалтер виходячи з реєстру розносить по клієнтам.
З ПДВ проблеми можуть виникнути не лише у продавця, а й у покупця. По-перше, багато організацій сумніваються, чи обов'язково при здійсненні готівкових розрахунків з іншими організаціями виділяти в касовому чеку суму ПДВ, щоб покупець міг прийняти ПДВ до відрахування. Як пояснюють у відділі оперативного контролю та застосування ККМ УМПС України по Омській області, в чеку в обов'язковому порядку має бути, крім найменування організації, ІПН організації-платника податків, заводського номера ККМ, порядкового номера чека, дати та час купівлі (надання послуг), ознаки фіскального режиму та відповідна сума ПДВ (виділення в чеку суми податку з продажу за чинним законодавством не передбачено).
Часто у організацій виникають проблеми та при заповненні книги продажів. Якщо прихідник виписувати ще не обов'язково, то рахунок-фактуру оформляти все одно треба, оскільки покупець може пред'явити ПДВ до відрахування лише за наявності цього документа. Тому продавець повинен оформлювати рахунок-фактуру на кожну купівлю (якщо організація за розрахунок готівкою реалізує товари індивідуальним підприємцям, то рахунок-фактуру виставляти також необхідно). Водночас його треба виписувати і на загальну суму денного виторгу за Z-звітом. У результаті сума, що надійшла від організацій, фіксуватиметься у книзі продажу двічі. Отже, ПДВ буде завищено. Щоб такого не сталося, податківці та аудитори пропонують оформлювати рахунок-фактуру не на всю суму Z-звіту, а на суму, яка надійшла лише від населення.
По-друге, деякі ККМ пробивають чеки без ПДВ. Деякі податківці стверджують, що покупець, який отримав такий чек,не може пред'являти ПДВ до вирахування. Посилаються вони те що, що немає документа, що підтверджує фактичну сплату самого податку, як цього вимагає п.1 ст.172 НК РФ. Тобто касовий чек, у якому ПДВ не вказано окремим рядком, не може бути доказом того, що податок було сплачено. На думку В'ячеслава ВАСИЛЬЄВА, покупець все одно має право на відрахування. Як кажуть аудитори, невиконання вимоги ПК Україна не може стати на заваді для застосування відрахування з ПДВ. Податок можна відняти, якщо є рахунок-фактура та документ, що підтверджує факт оплати, тобто чек.
Аж до його видання мають застосовуватись форми документів суворої звітності (квитанції, путівки, квитки, талони тощо), затверджені Мінфіном України за погодженням з Державною міжвідомчою експертною комісією з контрольно-касових машин. На думку фахівців податкових органів, важливо також наголосити, що відповідно до п.2 ст. 2 ФЗ № 54 можливість не застосовувати ККТ при розрахунках готівки при видачі бланка суворої звітності представлена лише організаціям та ІП, що надають послуги безпосередньо населенню (індивідуальним підприємцям). У разі продажу товарів, виконання робіт чи надання послуг організаціям за готівку така можливість законодавством не передбачена.
Деякі організації та індивідуальні підприємці (ІП) часто цікавляться у податківців, у яких випадках при готівкових розрахунках можна видавати бланки суворої звітності. І чи вправі організації застосовувати бланки суворої звітності, затверджені до видання ФЗ № 5 Як пояснюють у відділі оперативного контролю та застосування ККМ УМНС України по Омській області, згідно з п. ст. 2 ФЗ № 54, організації та ІП відповідно до порядку, що визначається Урядом РФ, можуть здійснюватиготівкові грошові розрахунки та (або) розрахунки з використанням платіжних карток без застосування ККТ у разі надання послуг населенню, але за умови видачі ними відповідних бланків суворої звітності. Порядок затвердження форм бланків суворої звітності, прирівняних до касових чекам, і навіть порядок їх обліку, зберігання та знищення встановлюється Урядом РФ. Однак досі цей порядок не затверджений.
І ще. Багато хто не знає, як із введенням у дію ФЗ № 54 здійснювати торгівлю, якщо в торговій точці чи організації відключено електроенергію. Раніше в такій ситуації, як відомо, можна було проводити грошові розрахунки з населенням та без застосування ККМ, але за умови видачі покупцям (клієнтам) квитанції, затвердженої Мінфіном України за погодженням з Державною міжвідомчою комісією з ККМ. Наразі такої можливості законодавство не дає. Тому при відключенні електроенергії організації та індивідуальні підприємці повинні застосовувати автономні ККМ або припиняти торгівлю.