Зберігання кадрових документів в організації 2019

Статті на тему

Усі організації мають забезпечити належне зберігання кадрових документів. При цьому важливо дотримуватись встановлених термінів зберігання кадрової документації в організації. Як це правильно та функціонально організувати, розповімо у цій статті.

Порядок формування справ для зберігання документів в організації

Кадрова документація формується у справи, як правила, з настанням нового календарного року відповідно до затвердженої в організації номенклатури справ. Таке формування ведеться з метою забезпечення швидкого пошуку документів та підготовки їх до архівного зберігання.

На сьогодні ці два нормативні акти є чинними. Проте вони є нормативними актами, обов'язковими до виконання, а мають лише рекомендаційний характер.

Основні правила формування справ для організації зберігання документів

Існує кілька правил формування справ кадрової документації

Правило 1. Кадрові документи формуються до справ відповідно до номенклатури справ організації.

Правило 2. Ведення справи починається з моменту підшивки до нього навіть одного документа.

Правило 3. Оформляється обкладення справи.

На обкладинці вказуються такі реквізити:

Повне найменування організації;
повне найменування структурного підрозділу;
номер справи;
заголовок справи;
термін зберігання документів.

Правило 4. У справу підшиваються лише виконані та оформлені документи.

Правило 5. У справу підшивається лише один справжній екземпляр документа, крім низки випадків.

Правило 6. У справу підшиваються документи, видані одного календарного року.

Правило 7. У справі має бути не більше 250 аркушів, а його товщина немає перевищувати 4 сантиметри.

Правила угруповання документів у справи

Термін зберігання кадрових документів в організації

Зміни поширюються попри всі архівні документи, що відбивають трудові відносини працівника з роботодавцем (ст. 3 Закону про архівну справу).

Документацію з особового складу умовно можна поділити на чотири групи:

Група 1. Документи, пов'язані з комплектуванням штату організації.

Наприклад: трудовий договір (контракт), накази (розпорядження) про прийняття на роботу, про призначення на посаду, особисту картку працівника тощо;

Група 2. Документація, пов'язана з переміщенням працівників у період трудової діяльності.

Серед них: угоди, накази (розпорядження) про переведення на іншу роботу, про суміщення професій (посад), виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника тощо;

Група 3. Документи, пов'язані із ставленням працівників до трудової діяльності.

Зокрема, накази (розпорядження) про заохочення, встановлення надбавки до посадового окладу тощо;

Група 4. Документація, пов'язані із припиненням трудових відносин.

Як правило, це накази (розпорядження) про розірвання трудового договору.

Ще одне важливе нововведення: обчислення нового терміну зберігання починається з дня створення документів, а не з дати звільнення працівника, як було раніше.

Однак нові положення застосовуються не до всіх документів організації. Стосуються вони лише тієї документації з особового складу, яка створена починаючи з 2003 р. Для ранніх документів зберігається вимога про збереження щонайменше 75 років (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закону № 43-ФЗ).

документації з особового складу, що утворилися у зв'язку з проходженнямгромадянами федеральної державної служби термін зберігання становить 75 років після припинення служби: військової, в органах внутрішніх справ, Слідчому комітеті та ін. (п. 3 ст. 22.1 Закону № 43-ФЗ).

Формування справи з наказами з особового складу

p align="justify"> При формуванні справ з наказами за особовим складом враховуються терміни зберігання кадрових документів в організаціях:

50 (75) років (про них ми говорили у попередньому розділі);
5 років (накази про чергові та навчальні відпустки, накладення дисциплінарного стягнення, короткострокові внутрішньоукраїнські відрядження).

З цієї причини формується дві різні справи: накази з особового складу з терміном зберігання 50 (75) років та накази з особового складу з терміном зберігання 5 років.

Усередині справи накази підшиваються за номерами та датами. Якщо кількість підшитих листів у справі перевищує 250, то справа ділиться на томи (наприклад, том 1, 2 і т.д.).

Якщо в організації видається велика кількість наказів, то їх можна підшивати в різні справи (наприклад, накази про прийом на роботу, накази про переведення, накази про звільнення тощо).

Формування відносини з особистими картками працівників в організацію зберігання документів

Особисті картки оформляються при працевлаштуванні працівників та ведуться протягом усього періоду їхньої трудової діяльності

Як правило, такі документи зберігаються у вигляді картотеки, розділені за структурними підрозділами, а всередині розділів – за абеткою.

Після звільнення співробітника його особиста картка переміщується у справу «Особисті картки звільнених працівників».

Формування відносини з договірними документами в організацію зберігання

Якщо організації ведуться особові відносини співробітників, то трудові договори та угоди включаються до їх складу.В іншому випадку така документація формується в окрему справу «Трудові договори, угоди з працівниками».

Після звільнення працівника трудовий договір (угоди) вилучається із справи та в алфавітному порядку підшивається в іншу справу «Трудові договори звільнених працівників».

Правила архівування документів в організації

Так, виділяють дві стадії зберігання кадрових документів:

Стадія 1. Поточне зберігання (зберігання у діловодстві).

Стадія 2. Архівне зберігання (зберігання в архіві).

Якщо організації немає архівного приміщення, то зберігання документів у двох стадіях здійснюється у кадровій службі.

Правила зберігання документів в архівах організації

З метою забезпечення збереження та цілісності кадрових документів необхідно дотримуватись певного режиму зберігання:

приміщення повинно бути обладнане спеціальними шафами або сейфами, які будуть надійно замкнутися та опечатуватись;
справи доцільно розміщувати на полицях відповідно до номенклатури справ;
місце зберігання документів у приміщенні кадрової служби необхідно відокремити від частини кабінету, де здійснюється роботи з відвідувачами.

Правила знищення документів в організації

Після того, як термін зберігання документів минув, або вони втратили практичне значення, документація підлягає знищенню. З цією метою проводиться експертиза цінності документів і її підставі складається акт. До нього, зазвичай, переноситься інформація з обкладинок справ, відібраних до знищення. Підписується акт співробітником, який проводив експертизу, і ньому ставиться відмітка про погодження з експертною комісією організації. Затверджується акт керівником організації.

Архівне зберігання кадрових документіворганізації

Передача кадрових документів до архіву здійснюється на підставі експертизи їхньої цінності. Як правило, до архіву передається оригінальна документація з довготривалим (понад 10 років) та постійним терміном зберігання. У виняткових випадках в архіві можуть зберігатися засвідчені копії документів. Документи приймаються до архівного зберігання відповідно до графіка.

Якщо організація неспроможна забезпечити належне архівне зберігання кадрових документів, допускається їх передачі до спеціальних установ. Так, муніципальні чи державні архіви приймають кадрові документи для зберігання виходячи з договору про надання послуг. Такі послуги надаються на платній чи безоплатній основі. При передачі до архіву кадрові документи мають бути правильно оформлені та перебувати у належному фізичному стані.