Зберігання листування організації правило - Запит - Відповідь, Відмінний Секретар
Листування організації не можна зберігати за принципом «вхідні окремо, що виходять окремо». Це, мабуть, найгірший із способів збирати листи, який тільки можна придумати, хоча виглядає все дуже пристойно: листи розташовані в томах по номерах. Як організувати зберігання листування організації, як зробити роботу з нею швидкою та зручною, розповім у статті.
Зберігання листування окремо
Секретар надійшла грамотно: не кинулася гортати томи, а відкрила базу даних (СЕД у компанії немає, реєстрація всіх документів ведеться в журналах Excel) і швидко, всього за якихось 15 хвилин, виписала номери вхідних та вихідних листів, які їй потрібно було знайти. Ще якийсь час зайняв пошук по папках, ще якийсь – розташування листів у потрібному порядку… Загалом терміново не вийшло.
Документи у справи ми збираємо не для того, щоб поставити їх на полицю, а для зручності роботи з ними. Зберігати не одно викинути: документ, що знаходиться в архіві, потрібно вміти швидко знайти будь-якої миті.
Зберігання листування організації за принципом «Запит-відповідь»
Зберігати листування за принципом «Запит-відповідь» рекомендують і Основні правила роботи архівів організацій та Правила роботи архівів від 2015 року (нормативний, до речі, документ). Це зручно, хоча і вимагає деякої попередньої роботи.
У справах листування, сформованих за правилом «запит-відповідь», ні нумерація листів, ні хронологія не дотримуються. Справа може виглядати так:
На перший погляд, бардак. На другий - ідеальний порядок: на вих. №5 надійшла відповідь, зареєстрована під вх. №100, але вх. №13 ми відповіли вих. №29. Нічого не треба шукати, вся історія листування перед нами.
В описаній вище(реальної, до речі) ситуації, якби листування з компанії формувалося за правилом «Запит-Відповідь», секретареві знадобилася б хвилина на те, щоб знайти в журналі один із листів цього листування із зазначенням номера справи, хвилина на те, щоб зняти з полиці річ, і ще одна, щоб витягнути з папки листи, покласти у файл і донести до директора.
Як організувати порядок «Запит-Відповідь»
Пам'ятати, де запит, а де відповідь, не потрібно. І тому є поняття «Дело». Весь масив листування компанії розбивається на справи: або за темами, або за контрагентами, або за темами, і за контрагентами. Наприклад:
Справа 01-23 Листування з питань співробітництва
Справа 01-24 Листування з ТОВ «Ромашка»
Справа 01-25 Напрямок первинних документів до договорів підряду
(Всередині справи контрагенти додатково розбиваються за абеткою)
Перелік справ із встановленими їм термінами зберігання – це номенклатура справ, без якої за такого підходу до зберігання обійтися важко.
Потім журнали реєстрації вхідних та вихідних документів доповнюються графою «Номер справи».
Тепер будь-яке реєстроване лист, що входить чи вихідне, отримує додатково реквізит «Номер справи по номенклатурі» і підшивається над загальної собі подібних, але в своє місце. Зберігання листування організації в такий спосіб здійснюється у рази ефективніше.