Журнал обліку трудових книжок - правила зшивання 2017-2018 - Народний Радник

Вимоги до ведення журналу обліку трудових книжок (законодавча база)

журнал прибутково-витратний з обліку бланків трудової книжки та додатків до них;
журнал обліку руху книжок співробітників.

Прибутково-витратна книга, згідно з п. 41 Правил, заводиться для фіксації операцій з бланками, книга руху — для реєстрації операцій з трудовими книжками штатних співробітників під час їхнього прийому, звільнення та у процесі трудової діяльності в організації. Оскільки трудові книжки, бланки книжок та його додатки зберігаються для підприємства як документація суворої звітності, нормативний акт приділяє особливу увагу порядку ведення журналів обліку трудових книжок.

Як прошити журнал обліку

Для того, щоб прошити книгу обліку, знадобляться:

При оформленні відповідно до додатка № 24 наказу № 76 заздалегідь пронумеровані листи проколюються шилом наскрізь по одній лінії в трьох місцях з палітурки. Нитки простягаються в отвори, що утворилися, і зав'язуються на вузол. Кінці нитки підклеюються до останнього аркуша книги обліку за допомогою стікера, на якому має бути повідомлення про те, що пошито, пронумеровано та завірено печаткою стільки (вказується загальна кількість аркушів у підшивці) аркушів. Керівник компанії ставить свій підпис на зшивці. Принциповою відмінністю вимог до зшивання журналу обліку трудових книжок від правил зшивання більшості журналів обліку в кадровому діловодстві є необхідність скріплення місця прошивки журналу сургучною печаткою або пломбою.

Опломбування журналу обліку

Пломба – це металева пластинка або невеликий шматочок іншого пластичного складу. Опломбування журналівобліку дозволяє уникнути заміни листів книги або їхньої фальсифікації.

Законодавчих вимог до пломби, якій слід скріплювати журнал обліку, не визначено. Разом з тим, існує міждержавний стандарт ГОСТ 31282-2004, який встановлює ряд вимог, яким повинні відповідати пломби:

можливість індивідуальної ідентифікації;
разова дія;
захист від недозволеного доступу;
індикація розтину.

Для цілей пломбування журналів обліку можуть підійти будь-які пломбувальні пристрої, які відповідають вимогам ГОСТ 31282-2004. Найбільшу популярність здобули пломби-наклейки з індикацією розтину та портативні пломбіратори для свинцевих або пластикових пломб. У будь-якому випадку важливо пам'ятати, що для визнання журналу обліку опломбованим номер пломби має бути вписаний у відповідну графу журналу.

Як опечатати журнал обліку сургучем

Другий варіант фіксації зшивки журналу обліку, що встановлюється постановою Уряду № 225, — сургучний друк. Найпростіший спосіб опечатати книгу подібним чином – звернутися до найближчого поштового відділення. Як правило, співробітники пошти не відмовляють у такому проханні, після чого роботодавець отримує сургучну печатку з назвою міста та датою опечатування. Проте нині поштові відділення майже відмовилися від сургуча, замінюючи його іншими матеріалами, тоді як постановою № 225 жодних інших матеріалів для друку, крім сургуча, не передбачено.

Інший спосіб, що дозволяє використовувати для опечатування сургуч, - замовлення індивідуального металевого або латунного друку та придбання сургуча в магазині канцтоварів або матеріалів для діловодства. Процес виготовлення печатки під сургуч має супроводжуватись виданнямдвох наказів щодо організації. Першим наказом затверджується макет майбутнього друку та призначається відповідальний за її виготовлення співробітник. Коли друк готовий, видається другий наказ - про введення в дію сургучного друку, в якому потрібно встановити місце його зберігання, працівників, які мають право користуватися печаткою, порядок використання, а також перелік документів, що підлягають опечатуванню сургучом.

Щоб книгу обліку опечатати сургучем, необхідно:

Розплавити сургуч. Робиться це у жерстяній ємності на газовій/електричній плиті або спиртовці. Важливо сургуч розплавити до рідкого стану, але не перегріти, тому що при перегріві він починає вигоряти та википати.
Розплавлений сургуч вилити або перекласти ложкою на поверхню, що підлягає опечатанню.
Дати сургучу трохи охолонути до в'язкого стану (щоб відбиток друку був чітким).
Прикласти печатку до сургучу, різко натиснути і прибрати.

Особа, відповідальна за ведення журналу обліку трудових книжок

Оформляти журнал обліку трудових книжок, працювати з ним та мати доступ до нього має обмежене коло працівників. Як правило, наказом керівника в організації призначається відповідальна за ведення журналу обліку трудових книжок особа, а також співробітник, який заміщає її за відсутності. У великих організаціях відповідальним зазвичай призначають начальника відділу кадрів, організаціях з невеликим штатом його функції може виконувати секретар чи бухгалтер.

Перш ніж розпочати виконання своїх посадових обов'язків, відповідальний за ведення журналу обліку трудових книжок повинен:

прийняти за актом наявні для підприємства трудові книжки співробітників;
прийняти за актом бланки трудових книжок та додатки до них;
Завантажити форму акту
упевнитися у правильності ведення журналу обліку.

Нюанси оформлення журналу обліку трудових книжок

Іншим актуальним питанням щодо правил оформлення журналу обліку трудових книжок є міра відповідальності організації, що порушила зазначені правила. Відповідно до ст. 5.27 Кодексу України про адміністративні правопорушення, за невиконання норм трудового законодавства передбачено штраф:

для організацій - від 30 000 до 50 000 руб.;
для посадових осіб, індивідуальних підприємців та інших осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без організації юридичної особи, - від 1000 до 5000 руб.