З’їсти жабу, або Ази тайм-менеджменту
Як правильно і у справі витрачати час? Навколо цього питання останніми роками сформувалася ціла індустрія — особисті тренінги, групові заняття, сотні книг. Спробуємо розібратися у основних прийомах тайм-менеджменту.
Гуру тайм-менеджменту (наприклад, Стівен Кові) наполягають, що найвідповідніший відрізок для оперативного планування — тиждень. І ось чому. Саме тиждень дозволяє не замикатися на одному дні та бачити перспективу. Значна частина справ просто може бути виконано протягом дня, а тижневе планування дозволяє розписати порядок виконання. Крім того, ми часто переносимо невиконане на абстрактне (і вільне) завтра, а якщо весь тиждень розписано, це дисциплінує.
2. Списки справ на кожен день
Для одних вони важлива підмога, а на інших діють просто гнітюче. Вибирати вам. Але якщо ви все-таки «розписуєте» день, то почніть із тих дій, які прив'язані до певного часу, наприклад, збори о 17 годині. Потім зарезервуйте час для важливих завдань — наприклад, у вівторок потрібно зателефонувати клієнтові N. — припустимо, об 11 годині; а до наради підготувати цифри (адже обов'язково спитають), передбачуваний час виконання – година. Планувати можна і потрібно, але не щохвилини — завжди є зовнішні обставини, від яких не відмахнутися: термінові доручення начальства, технічні неполадки, пробки, зрештою. У денному плані обов'язково мають бути тимчасові зазори. А якщо все піде добре, ви виконаєте «п'ятирічку за три роки».
3. Взятися за справу
Фахівці з тайм-менеджменту пропонують справи, що постійно відкладаються, «поїдати». Наприклад, метод жаби підходить для вирішення питань швидких, але неприємних — один дзвінок, розмова, підрахунок і т.д.«з'їдаєте» її на початку робочого дня. Решту часу ходите вільною людиною. Якщо жаб багато, то плануєте собі меню на тиждень чи місяць.
Метод швейцарського сиру: якщо справа заплутана, а порядок виконання може бути різним - «виїдайте» з нього дірки. Почніть з будь-якого місця: напишіть спочатку найпростішу частину звіту, заповніть ті поля анкети, які ви пам'ятаєте напам'ять, тощо. Головне, щодня (година/тиждень/місяць) виконати хоч якусь корисну дію. У результаті справа буде «з'їдено» і в кінці залишиться добити її одним махом.
Метод слона використовується для великих та серйозних справ. Їх потрібно різати на біфштекси - здійсненні частини, і поступово робити. Головна відмінність від "швейцарського сиру" - справи виконуються не в довільному порядку, а системно, у суворій послідовності.
4. Зробити менше, а отримати більше
Правило 20/80 чи закон Парето свідчить, що 20% зусиль дають 80% результату, інші ж 80% зусиль — лише 20% результату. Наприклад, 20% клієнтів приносять 80% прибутку. Правило яскраве і незабутнє, хоча на практиці відсоткове співвідношення зусилля/результат не обов'язково саме таке. Але ви і з власного досвіду знаєте, що нескладні дії ведуть часом до серйозного результату, а великі витрати часу і сил можуть зникнути в туні, що на якусь нісенітницю, шліфування деталей йде часу не менше, ніж на основну, змістовну частину роботи. Висновок: виберіть ключові дії та в умовах дефіциту часу – обмежтеся лише ними.
Віра Сорокіна За матеріалами «Робота.ру»