10. Візуальні образи: як правильно використовувати "картинки" у письмових повідомленнях.
У чому переваги використання візуальних образів у письмових комунікаціях?
Візуальні образи швидко сприймаються і тому допомагають спрощувати складні повідомлення. Крім того, використання візуальних образів у тексті привертає увагу читача та дозволяє не забути повідомлення, навіть коли його тексту вже немає перед очима. Нарешті, образи часто відіграють роль переконливих і мотивуючих чинників, які «підкріплюють» основну думку повідомлення.
Які візуальні засоби використовуються в письмових повідомленнях?
У письмових повідомленнях використовується широкий діапазон візуальних образів — «картинок», що тягнеться від мови умовних позначень, представлених у вигляді піктограм та малюнків до фотоматеріалів.
Найбільш поширеними візуальними засобами, що використовуються в письмових повідомленнях, є різні схеми (розкривають взаємозв'язки та дії, які важко пояснити словами), а також діаграми та графіки (що представляють ключові моменти або узагальнюючі результати повідомлення).
У яких документах зазвичай використовують схеми?
Як правило, схеми найчастіше використовуються у технічній документації. Без них неймовірно опис технологічних процесів на виробництві, пристроїв складних машин та механізмів. У практиці письмових комунікацій зі схемами Ви можете зіткнутися, наприклад, при розробці інструкцій зі збирання чи експлуатації продукції, призначеної для Ваших покупців. Крім того, використання організаційно-структурних схем може бути корисним при складанні звітів або розробці внутрішньої документації вашої компанії.
Як грамотно використовувати графічні засоби в письмових повідомленнях?
Графіки та діаграми можуть бути дуже ефективними засобами комунікації, вониж здатні легко вводити аудиторію в оману, якщо неправильно вибрано тип графічного засобу або графічна конструкція некоректна. Нижче представлені деякі з найбільш відомих типів графіків та діаграм.
Кругова діаграма. Використовується для показу відносної величини різних елементів, що становлять щось ціле. Кожен сектор діаграми має бути помічений, у тому числі значенням або часткою у відсотках.
Стовпчаста діаграма. Також використовується для порівняння різних елементів, які можуть бути вертикально і горизонтально. Головна перевага перед круговою діаграмою полягає в тому, що значення легко прочитуються за масштабною шкалою, що розташована на відповідній осі.
Лінійні графіки. Ці графіки використовують для представлення безперервних даних, включаючи різні часові лави та тенденції (наприклад, рівень інфляції за останні 5 років). Прийнятно викреслення кількох ліній на одному графіку, що дає можливість порівняння кількох змінних
Знаки та карти. Використання піктограм ґрунтується на ідеї досягнення більшої наочності та інформативності даних, перетворених на певні образи. Карти можуть бути корисним засобом представлення даних регіонів.
Які проблеми можуть виникнути при використанні графіків та схем у документах?
Будьте уважні та обережні, щоб не допустити неправильної інтерпретації графічної інформації одержувачами Ваших повідомлень. Важливо застосувати найбільш прийнятний тип і формат графіків та схем, щоб гарантувати ясність повідомлення та не спотворити враження про цифри, що лежать в основі графіків та схем.
Корисні поради
у письмових комунікаціях використовується широкий діапазон графічних образів та «картинок», але мичасто не усвідомлюємо, наскільки вони можуть бути корисні
більшість проблем виникає, коли «картинки» використовуються непродумано — образи виявляються або бляклими, або такими, що не відповідають повідомленню, або вводять в оману.